ZD/4061-89/07 - Wydatki na zakup pracownikom ubrań z logo firmy.

W dniu 27 kwietnia 2007 r. Spółka złożyła wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, który następnie został uzupełniony w dniu 25 maja 2007 r.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż Wnioskująca w związku z nową koncepcją wizualizacji firmy (nowy reprezentacyjny biurowiec z nowoczesnym wystrojem wnętrz, innowacyjne centrum obsługi klienta, zaplanowane dalsze przedsięwzięcia w dziedzinie logistyki i obsługi klienta), przekazała swoim pracownikom, pracującym w dziale sprzedaży, logistyki oraz przedstawicielom handlowym poruszającym się po całej Polsce, ubrania z logo firmy.

Na ubranie składa się kurtka (lub bluza lub marynarka), kamizelka, spodnie (lub spódnica), oraz koszulka. Ubrania są w stonowanej barwie, skromne, o modnym kroju. Logo Firmy jest na trwale umieszczane w widocznym miejscu (nadruk lub haft).

Ubrania przekazywane są wyłącznie pracownikom, którzy na co dzień mają kontakt z klientami (dział sprzedaży łącznie z działem szkolenia, dział logistyki, przedstawiciele handlowi). Spółka podnosi, iż przekazywanie pracownikom ubrań nie wynika z przepisów prawa. Ubrania przekazywane są pracownikom na podstawie listy zatwierdzonej przez dyrektora. Stroje nie są wykorzystywane dla celów prywatnych. Spółka zabrania używania rzeczy służbowych do celów prywatnych. Ubrania są własnością Wnioskodawcy, również po przekazaniu pracownikom. Spółka zarządza strojami w zależności od potrzeb i stanu zużycia.

W związku ze stanem faktycznym opisanym powyżej, zrodziła się wątpliwość, czy wydatki na zakup pracownikom ubrań z logo firmy w nowym stanie prawnym, od 1 stycznia 2007 r. (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych), stanowią koszt uzyskania przychodów?

W opinii Wnioskującej, wydatek na zakup ubrań z logo firmy dla pracowników stanowi koszt uzyskania przychodu. Wydatek ten związany jest z działaniami marketingowymi, które mają na celu rozpowszechnianie wizerunku firmy, czyli reklamę Firmy i Jej znaku, tak jak reklama logo na koszulkach sponsorowanej drużyny (te reguły są uważane przez urzędy skarbowe za działania reklamowe). Wydatek ten - w opinii Wnioskodawcy - nie kwalifikuje się jako wydatek na reprezentację, bo wydatek na reprezentację musi być odbierany jako pewna okazałość, wystawność w sposobie życia. Na dzień dzisiejszy ujednolicone, gustowne i niedrogie ubrania z logo trudno uznać - w przekonaniu Wnioskodawcy - za wydatki związane z reprezentacją. Są to standardowe działania, szeroko stosowane w innych krajach, które w sposób racjonalny zmierzają do rozpowszechniania znajomości Firmy i Jej produktów, a tym samym do zwiększenia przychodów podatkowych.

Jednocześnie, Wnioskująca wskazuje, iż fakt noszenia przez pracowników Spółki ubrań z Jej logo stanowi działanie reklamowe, dlatego, że:

Logo eksponowane na ubraniach wspomaga dodatkowo reklamowanie Firmy i Jej znaku umieszczanego np. na budynku, wyrobach, gadżetach, w prasie. Działania takie umacniają wizerunek firmy i utrwalają markę/logo Spółki w świadomości klienta, co sprawia, że logo jest powszechnie rozpoznawalne. Przekłada się to na zwiększenie ilości zamówień i tym samym na wzrost przychodów.

Ustosunkowując się do przedstawionej powyżej kwestii, stwierdza się co następuje:

W przedstawionym przez Wnioskodawcę stanie faktycznym Podatnik, jako pracodawca, nie jest zobowiązany przepisami prawa do ponoszenia wydatków na wskazaną przez Niego odzież. Kurtki (lub bluzki lub marynarki), kamizelki, spodnie (lub spódnice), koszulki, w stonowanej barwie, skromne, o modnym kroju, z logo Firmy na trwale umieszczonym w widocznym miejscu (nadruk lub haft), przekazywane pracownikom Spółki dla celów służbowych nie stanowią bowiem środków ochrony indywidualnej, ani też odzieży i obuwia roboczego, o których mowa w przepisach działu X, w rozdziale IX "Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze" ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Wyposażenie pracowników przez Wnioskodawcę (pracodawcę) w tzw. strój firmowy wynika z autonomicznej i dobrowolnej decyzji Spółki, tj. na podstawie listy zatwierdzonej przez dyrektora Jednostki, i nie stanowi wykonania obowiązujących przepisów szczególnych w zakresie wyposażania pracowników w określonego rodzaju strój (np. dotyczących służb mundurowych).

Stosownie do przepisu art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (...).

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy, stanowić mogą koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo - skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Przy czym kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z funkcjonowaniem firmy, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości.

W tym miejscu tutejszy organ podatkowy pragnie zwrócić uwagę na przepis art. 16 ust. 1 pkt 52 ustawy podatkowej, w którym stanowi się, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku podatnika, nie zaliczanych do środków trwałych - w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów działalności prowadzonej przez podatnika, lecz służą osobistym celom pracowników i innych osób albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą podatnika.

Mając na uwadze stan faktyczny przedstawiony w niniejszej sprawie, tutejszy organ podatkowy stwierdza, że wydatki poniesione przez Podatnika na zakup odzieży przekazywanej pracownikom Spółki, nie będą podlegały wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na zasadzie cytowanego wcześniej przepisu art. 16 ust. 1 pkt 52 ustawy podatkowej. Komentowany przepis ma zapobiegać odliczeniu od przychodu osoby prawnej wydatków na zakup składników majątkowych podatnika, które nie zostały zaliczone do środków trwałych, w dwóch przypadkach:

Wskazany przepis nie znajdzie jednak zastosowania w niniejszej sprawie, albowiem w przedstawionym stanie faktycznym Wnioskujący wyraźnie wskazał, iż odzież przekazywana pracownikom nie służy ich celom osobistym, Spółka zabrania bowiem używania rzeczy służbowych dla celów prywatnych. Ubrania są własnością Wnioskodawcy również po przekazaniu pracownikom. Spółka zarządza ubraniami w zależności od potrzeb i stanu zużycia. Ponadto, odzież przekazywana jest określonej kategorii pracowników, tj. pracownikom zatrudnionym w dziale sprzedaży, logistyki oraz przedstawicielom handlowym. Powyższe implikuje wniosek, że odzież ta jest wykorzystywana dla celów prowadzenia działalności gospodarczej Podatnika.

Jednocześnie, stosownie do przepisu art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy podatkowej, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

W świetle wskazanego przepisu rozważyć należy, czy poniesione przez Wnioskodawcę wydatki na zakup tzw. ubrań z logo firmy, kwalifikować należy jako wydatki z tytułu reprezentacji.

Ponieważ ustawodawca nie przewidział legalnej definicji terminu "reprezentacja", posłużyć się należy wykładnią gramatyczno - językową w tym zakresie. Stosownie do "Słownika języka polskiego", Wydawnictwo Naukowe PWN S.A. 2003 r., "reprezentacja" to "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną" oraz "grupę osób, instytucję występującą w czyimś imieniu, reprezentującą czyjeś interesy". Przenosząc tą definicję na grunt ustawy podatkowej należy przyjąć, że reprezentacja to występowanie w imieniu podatnika (firmy), wiążące się z okazałością, wytwornością, w celu wywołania jak najlepszego wrażenia. W określeniu reprezentacja mieści się więc takie działanie podatnika, które ma na celu stworzenie (utrwalenie) właściwego wizerunku firmy. Właściwy wizerunek to taki, który może sprawić, że kształtowany dzięki reprezentacji "obraz przedsiębiorcy" przełoży się na nabywanie jego towarów (usług). Świadome kształtowanie właściwego wizerunku ma więc na celu stworzenie takiego wyobrażenia o przedsiębiorcy, które spowoduje pozytywne postrzeganie tegoż przedsiębiorcy przez osoby zewnętrzne. Termin "reprezentacja" może odnosić się również do dobrego reprezentowania firmy, które może polegać na odpowiednim ubiorze pracowników, wystroju firmy, jej logo, tablicach informacyjnych, sposobie podejmowania interesantów i kontrahentów. Należy mieć na uwadze, iż "reprezentacja" to również występowanie w czyimś imieniu. A zatem ubiór danej osoby, zaopatrzony w logo firmy, którą ta osoba reprezentuje, dodatkowo wskazuje na okoliczność, iż to właśnie tą, a nie inną firmę dana osoba reprezentuje.

W opinii tutejszego organu podatkowego, wydatki poniesione przez Wnioskującą na zakup odzieży służbowej dla Jej pracowników oznaczone cechami charakterystycznymi np. logo - stanowią wydatki na reprezentację Spółki. Pracownik ubrany w efektowny, schludny strój, dodatkowo zaopatrzony w logo przedsiębiorstwa, reprezentuje to właśnie przedsiębiorstwo. Jednocześnie, jednolite ubranie pracowników zatrudnionych w dziale sprzedaży, logistyki, czy dla przedstawicieli handlowych, w charakterystyczną dla Spółki odzież, sprzyja budowaniu pozytywnego wizerunku firmy i wyróżnienia jej wśród innych konkurencyjnych przedsiębiorstw. Istnienie zaś w świadomości klientów pozytywnego obrazu przedsiębiorstwa wpływa na podejmowanie przez nich decyzji gospodarczych i kupowania towarów (usług) oferowanych przez to przedsiębiorstwo.

Przedstawiony przez Wnioskodawcę stan faktyczny wskazuje, iż odzież z logo firmy, przekazywana przez Spółkę Jej pracownikom, zatrudnionym w dziale sprzedaży, logistyki, oraz przedstawicielom handlowym, nie ma cech odzieży ochronnej, czy narzuconej stosownymi przepisami sanitarnymi. Wyposażona jest jednak w cechy charakterystyczne, jak logo danej firmy. Przez tak zindywidualizowany element odzież taka traci przymiot odzieży o charakterze osobistym. Nadto, odzież ta spełnia cechy wskazanej wyżej odzieży reprezentacyjnej. Wobec powyższego przedmiotowe wydatki, poniesione na zakup odzieży służbowej nie mogą zostać zaliczone poczet kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z dyspozycją art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Jednocześnie, odnosząc się do twierdzenia Wnioskującej, iż poniesiony wydatek na zakup przedmiotowej odzieży jest związany z działaniami marketingowymi, które mają na celu rozpowszechnianie wizerunku firmy czyli reklamę firmy i Jej znaku, tutejszy organ podatkowy pragnie wskazać, że odzieży, przekazywanej przez Podatnika Jego pracownikom nie można traktować jako reklamy. Zgodnie z definicją językową zawartą w "Słowniku języka polskiego", Wydawnictwo Naukowe PWN S.A. 2003 r., "reklama" to "rozpowszechnianie informacji o towarach, ich zaletach, wartościach i możliwościach nabycia, chwalenie kogoś, zalecanie czegoś przez prasę, radio, telewizję; środki (np. plakaty, napisy, ogłoszenia) służące temu celowi". Przez reklamę należy zatem rozumieć oddziaływanie producenta (sprzedawcy), usługodawcy, polegające na perswazji za pomocą rysunku, plakatu, katalogu wyrobów, audycji radiowej i telewizyjnej itp. oraz na kształtowaniu opinii, gustów i preferencji klienta, służące poinformowaniu go o firmie, towarze, usłudze, wzbudzeniu zainteresowania klienta oraz nakłonieniu go do zakupu reklamowanych towarów lub korzystania z reklamowanych usług. Podnosi się, że dokonana wykładnia gramatyczna akcentuje informację o towarze, usłudze (firmie) wraz z elementem wartościującym, jako podstawowy składnik reklamy. Ta bowiem oznacza działanie, mające kształtować popyt poprzez poszerzenie wiedzy przyszłych nabywców o towarach, usługach (firmie) w celu zachęcenia ich do nabycia określonych towarów (usług) od tego, a nie innego podmiotu gospodarczego. Zaznacza się, że reklama musi zawierać elementy wartościujące towar (usługę) lub zachęcające do jego kupna.

Mając na uwadze powyższe, stwierdzić należy, że odzież opatrzona logo przedsiębiorstwa, przekazywana pracownikom działu sprzedaży, logistyki oraz przedstawicielom handlowym Wnioskującego, nie stanowi reklamy w powyżej przedstawionym rozumieniu. Bez wątpienia okoliczność noszenia tej odzieży przez konkretnych pracowników służy budowaniu pozytywnego wizerunku firmy, nie mniej jednak odzież ta nie zawiera informacji i elementów wartościujących o towarach (usługach), oferowanych do sprzedaży przez Podatnika. Treść nadruku na odzieży w postaci logo nie zawiera wszelkich niezbędnych informacji do zawarcia ewentualnej umowy pomiędzy Podatnikiem, a nabywcą, np. ceny. Wobec powyższego, nie można podzielić poglądu Wnioskodawcy, iż fakt noszenia przez pracowników Spółki ubrań z Jej logo, stanowi działalnie reklamowe.

Organ podatkowy wskazuje ponadto, iż w przedmiotowej interpretacji ustosunkowuje się wyłącznie do argumentacji i stanu faktycznego zawartych w piśmie Wnioskującej. Regulacje art. 14a-d ustawy Ordynacja podatkowa nie przewidują bowiem prowadzenia postępowania dowodowego w sprawach o interpretację przepisów prawa podatkowego.

Przedmiotowa interpretacja co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów prawa podatkowego dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskującą i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia.