ZD/406-48/PIT/05 - Zwrot wydatków na stałe łącze internetowe pracownika wykorzystywane m.in. dla celów służbowych.

Pytanie podatnika

Czy kwoty ryczałtu wypłacanego pracownikom Spółki z tytułu używania prywatnych łączy internetowych w celach służbowych podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych?

W dniu 19 września 2005 r. Spółka Akcyjna złożyła wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji, co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż Wnioskująca zatrudnia kilkuset przedstawicieli medycznych, działających na terenie całej Polski. Pracownicy łączą się z siecią komputerową Jednostki w celach służbowych tj. w celu przesyłania danych, raportowania, dokonywania rozliczeń bieżących wydatków oraz otrzymywanych zaliczek. Przedstawiciele dokonują połączeń, wykorzystując prywatną linię telefoniczną i używając stałych łączy internetowych np. Neostrada TP S.A. Wnioskująca pragnąc zwrócić pracownikom koszt połączeń służbowych, realizowanych przy pomocy telefonów prywatnych, poprzez wykorzystanie stałego łącza wyliczyła, na podstawie analizy wydruków bilingów poszczególnych pracowników średniomiesięczny koszt połączeń. Kierując się racjonalnością wydatków Spółka zdecydowała, iż będzie zwracać swoim pracownikom część kosztów, jakie ponoszą z tytułu eksploatacji łącza internetowego, w formie ryczałtu, który wypłaci pracownikom użytkującym stałe łącza w każdym miesiącu wraz z wynagrodzeniem. Użytkowanie stałych łączy internetowych wiąże się ze stałą opłatą miesięczną, niezależną od ilości przesłanych danych i czasu spędzonego w sieci, i niemożliwe jest ustalenie (jak w przypadku bilingu) rzeczywistych wydatków związanych z realizacją obowiązków służbowych, Wnioskująca wypłaca pracownikom ryczałt, wyliczony w oparciu o analizę rzeczywistych kosztów połączeń. Stanowi on zatem ekwiwalent kosztów poniesionych przez pracownika na cele służbowe. Zwrot tych kosztów nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, bowiem pracownik nie otrzymuje żadnego przysporzenia majątkowego, a jedynie zwrot wydatków poniesionych za pracodawcę.

W związku z powyższym, Spółka wniosła o udzielenie informacji, odnośnie opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych kwoty ryczałtu wypłacanego pracownikom Spółki z tytułu używania prywatnych łączy internetowych w celach służbowych?

Zdaniem Spółki, ryczałt wypłacany pracownikom wyliczany jest w oparciu o analizę rzeczywistych kosztów połączeń. Wnioskująca stoi na stanowisku, iż stanowi on ekwiwalent kosztów ponoszonych przez pracownika na cele służbowe, których zwrot nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Pracownik nie otrzymuje bowiem w związku z tym żadnego przysporzenia majątkowego, tylko zwrot wydatków w tej części, w której poniesione zostały w zamian za pracodawcę.

Ustosunkowując się do przedstawionej powyżej kwestii, Naczelnik Pierwszego Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w Poznaniu stwierdza, co następuje:

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.), za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Jednocześnie, podnieść należy, iż w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych funkcjonuje katalog zwolnień przedmiotowych, stanowiących odstępstwo od zasady powszechności i równości opodatkowania.

Zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 pkt 13 powołanej ustawy podatkowej, wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Aby świadczenie podlegało zwolnieniu z podatku dochodowego, łącznie powinno spełniać następujące przesłanki: wypłata świadczenia musi być związana z faktem używania przez pracownika określonych rzeczy (materiałów, sprzętu) przy wykonywaniu pracy, składniki te wykorzystywane przez pracownika przy wykonywaniu pracy muszą stanowić jego własność oraz kwota wypłaty musi być określona przez pracodawcę jako ekwiwalent pieniężny, odpowiadający z racjonalnego punku widzenia wartości rzeczy (materiałów, sprzętu) używanych dla celów pracodawcy.

Równocześnie, by wypłacona pracownikowi kwota stanowiła ekwiwalent korzystający ze zwolnienia z podatku dochodowego, musi odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom tzn. musi zachodzić związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi, a wartością używanych dla celów zakładu pracy rzeczy (materiałów, sprzętu) stanowiących własność pracownika oraz stopniem ich zużycia, dokonanego w trakcie używania. Wydatek nie uwzględniający tego kryterium nie może być uznany za ekwiwalent i nie może korzystać ze zwolnienia, wynikającego z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż pracownik korzysta ze stałego łącza internetowego. Umowa o korzystanie ze stałego łącza internetowego charakteryzuje się tym, iż użytkownik łącza ponosi stałą opłatę za korzystanie z łącza, bez względu na fakt, ile czasu trwa połączenie w danym okresie i jaka ilość danych została odebrana lub przesłana.

Oznacza to, że pracownik firmy za korzystanie z łącza stałego (np. SDI), lub innego szerokopasmowego (np. Neostrada), zapłaci tyle samo, bez względu na to, czy będzie wykorzystywał łącze dla potrzeb zakładu pracy, do celów prywatnych, czy też nie będzie korzystał ze stałego łącza w ogóle. Pracownik nie ponosi zatem wydatku na rzecz pracodawcy. Jednocześnie, po stronie pracodawcy nie powstaje obowiązek zwrotu powyższych wydatków.

Jednocześnie, należy zwrócić uwagę, iż pojęcie stałego łącza internetowego nie może być utożsamiane z ujętymi w art. 21 ust. 1 pkt 13 powołanej ustawy podatkowej, rzeczami, materiałami czy sprzętem, których wykorzystanie na potrzeby pracodawcy rodzi podstawę do wypłaty ekwiwalentu. Stałe łącze internetowe jest bowiem abonamentem, zapłatą za usługę dostępu do Internetu. Wobec powyższego pracownik korzysta z prawa, jakie nabył, opłacając abonament.

Mając na uwadze powyższe przepisy, uwzględniając przedstawiony w piśmie stan faktyczny, uznać należy, iż wypłacone pracownikowi kwoty nie są ekwiwalentem za używanie rzeczy (łączy internetowych) będących własnością pracownika. Zatem, zwrot poniesionych przez pracownika wydatków z tytułu korzystania przez pracownika z prywatnych linii telefonicznych oraz łączy internetowych w celach służbowych stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy, zgodnie z art. 12 ust. 1 powołanej ustawy podatkowej, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym, łącznie z innymi składnikami wynagrodzenia za pracę.

Przedmiotowa interpretacja, co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów prawa podatkowego dotyczy stanu faktycznego, przedstawionego przez Wnioskującą i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia.