Zasady sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych.

Podstawa prawna

Zgodnie z art. 98 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.), zwanej dalej "ustawą Pzp", zamawiający sporządza roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach. Stosownie do art. 98 ust. 2 ustawy Pzp, zamawiający jest zobowiązany przekazać roczne sprawozdanie Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w terminie do 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie. Zakres sprawozdania określony został w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 sierpnia 2006 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. Nr 155, poz. 1100 z późn. zm.).

Zakres podmiotowy dotyczący obowiązku sporządzania i przekazywania rocznego sprawozdania

Obowiązek sporządzenia i przekazania Prezesowi Urzędu rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach dotyczy wszystkich zamawiających, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy Pzp, bez względu na tryb udzielanego zamówienia publicznego. Do sporządzenia rocznego sprawozdania zobowiązany będzie zatem każdy zamawiający, który udzielał w danym roku zamówień o wartości powyżej 14.000 euro. Z powyższego wynika, że zamawiający, którzy - w roku objętym sprawozdaniem - nie udzielili żadnych zamówień lub udzielili tylko zamówień, których wartość nie przekroczyła progu 14.000 euro nie przesyłają rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach Prezesowi Urzędu.

Zgodnie z przepisem art. 133 ust. 2 ustawy Pzp, zamawiający udzielający zamówień sektorowych są obowiązani uwzględnić w sprawozdaniu, o którym mowa w art. 98 ust. 1 ustawy Pzp, także informacje dotyczące udzielonych zamówień sektorowych, których wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp. W świetle zacytowanego przepisu, podmioty prawa publicznego udzielające zamówień sektorowych oraz zamawiający sektorowi sporządzają i przekazują Prezesowi Urzędu roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach uwzględniające również zamówienia sektorowe od wartości 14.000 euro do kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp.

Przekazywanie sprawozdań przez zamawiających w szczególnych przypadkach przewidzianych ustawą

* Zamawiający i jego jednostki organizacyjne udzielające w oparciu o przepis art. 32 ust. 5 ustawy Pzp

Zamawiający o złożonej strukturze wewnętrznej (na którą składają się wyodrębnione organizacyjnie jednostki, dysponujące samodzielnością finansową i udzielające samodzielnie zamówień na swoje potrzeby, ale nie będące zamawiającymi w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy Pzp np. wydziały uczelni wyższej), składają roczne sprawozdanie, które obejmuje również informacje o zamówieniach udzielonych przez ich jednostki organizacyjne. Tym samym, fakt samodzielnego szacowania wartości i udzielania zamówień na podstawie art. 32 ust. 5 ustawy Pzp przez wyodrębnione jednostki organizacyjnego zamawiającego, nie może być uznany za uzasadnienie dla składania przez te jednostki odrębnych rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach. Wartość poszczególnych zamówień ujętych przez zamawiającego w rocznym sprawozdaniu, zarówno udzielanych przez samego zamawiającego, jak i jego jednostki organizacyjne na podstawie art. 32 ust. 5 ustawy Pzp, powinna przekraczać 14.000 euro.

Z odmienną sytuacją będziemy mieli do czynienia w przypadku ustalania obowiązku sporządzenia i przekazania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach przez jednostki organizacyjne jednostek samorządu terytorialnego albo Skarbu Państwa posiadające status samodzielnych zamawiających w świetle przepisu art. 3 ust. 1 ustawy Pzp, w szczególności szkoły, miejskie ośrodki pomocy społecznej czy inne jednostki budżetowe. Każda z tych jednostek jest zobowiązana bowiem, jako odrębny zamawiający, do składania własnego sprawozdania rocznego z udzielonych zamówień. Tego rodzaju zamawiający nie uwzględniają w sporządzanym rocznym sprawozdaniu zamówień, których udzielają nie we własnym imieniu, lecz jedynie jako pełnomocnicy innych zamawiających, stosownie do treści art. 15 ust. 2 ustawy Pzp.

* Powierzenie przeprowadzenia i udzielenie zamówienia

W przypadku, gdy zamawiający, na podstawie art. 15 ust. 2 ustawy Pzp powierza przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia, a także udzielenie zamówienia, własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej jako pełnomocnikowi (por. art. 15 ust. 3 ustawy Pzp), nie traci on na skutek tej czynności statusu zamawiającego, który udziela zamówienia. W ww. okolicznościach, zamawiający, nie zaś pełnomocnik, sporządza i przekazuje Prezesowi Urzędu roczne sprawozdanie, w którym uwzględnia również informację o zamówieniach udzielonych w imieniu tego zamawiającego przez podmiot trzeci, bądź jego własną jednostkę organizacyjną.

Z analogiczną sytuacją mamy do czynienia w sytuacji, gdy przeprowadzenie postępowania na zamówienie udzielane w częściach, w imieniu i na rzecz kilku zamawiających, zostało powierzone jednemu z nich, a w następstwie tego postępowania, każdy z zamawiających zawiera odrębną umowę w przedmiocie swojej części zamówienia. Obowiązek ujęcia w rocznym sprawozdaniu udzielanych w taki sposób zamówień spoczywa indywidualnie na każdym z zamawiających, w których imieniu postępowanie zostało przeprowadzone.

Z drugiej strony, pełnomocnik, który posiada status samodzielnego zamawiającego, nie uwzględnia w przygotowywanym przez siebie sprawozdaniu informacji o zamówieniach, których udzielił w imieniu i na rzecz innego zamawiającego, na podstawie udzielonego przez innego zamawiającego pełnomocnictwa.

* Powierzenie udzielania zamówień centralnemu zamawiającemu

Szczególną sytuację dotyczącą powierzenia przygotowania i przeprowadzania postępowania, a także udzielenia zamówienia, przewiduje przepis art. 15a ustawy Pzp wprowadzający instytucję centralnego zamawiającego. Zgodnie z tym przepisem centralny zamawiający może przygotować i przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia, udzielać zamówień lub zawierać umowy ramowe na potrzeby zamawiających z administracji rządowej, jeżeli zamówienie jest związane z działalnością więcej niż jednego zamawiającego.

Stosownie do § 1 ust. 1 zarządzenia Nr 16 Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 marca 2011 r. w sprawie wskazania centralnego zamawiającego do przygotowywania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, udzielania zamówień oraz zawierania umów ramowych na potrzeby jednostek administracji rządowej Centrum Usług Wspólnych, instytucja gospodarki budżetowej, utworzona zarządzeniem nr 16 Szefa Kancelarii Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 października 2010 r., została centralnym zamawiającym właściwym do realizacji zamówień centralnych obejmujących:

1) przygotowywanie i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych,

2) udzielanie zamówień publicznych,

3) zawieranie umów ramowych - na potrzeby jednostek administracji rządowej określonych w załączniku do zarządzenia.

Natomiast, zgodnie z § 1 ust. 2 przywołanego wyżej zarządzenia, Centrum Usług Wspólnych, wykonuje czynności w zakresie realizacji zamówień centralnych w imieniu i na rzecz zamawiających, bez konieczności podpisywania porozumień lub udzielania pełnomocnictw. § 3 zarządzenia zobowiązuje zamawiających do nabywania dostaw i usług określonych w § 4 zarządzenia od Centrum, od wykonawców wybranych przez Centrum oraz do udzielania zamówień w zakresie tych dostaw i usług na podstawie umów ramowych zawartych przez Centrum. Takie uregulowanie ma swoje źródło w ustawie. Stosownie bowiem do treści art. 4 pkt 11 ustawy Pzp, ustawy nie stosuje się do nabywania dostaw, usług lub robót budowlanych od centralnego zamawiającego lub od wykonawców wybranych przez centralnego zamawiającego.

Ww. przepisy wskazują, iż w przypadkach, gdy przeprowadzającym postępowanie i udzielającym zamówień wykonawcom na rzecz jednostek administracji rządowej lub innych zamawiających, którzy na podstawie art. 15a ust. 3 ustawy Pzp, powierzyli centralnemu zamawiającemu przeprowadzanie postępowań i udzielanie zamówień, jest zamawiający centralny, w szczególności Centrum Usług Wspólnych, to wyłącznie na nim spoczywa ciężar przekazania sprawozdania o udzielonych zamówieniach, a także o zawartych umowach ramowych, na podstawie których zamawiający udzielają zamówień centralnemu zamawiającemu bądź wykonawcom wybranym przez centralnego zamawiającego.

Tym samym, zamawiający, na rzecz których powyższe zamówienia są udzielane, nie ujmują w swoich sprawozdaniach rocznych przekazywanych Prezesowi Urzędu zamówień udzielanych centralnemu zamawiającemu lub wykonawcom wybranym przez centralnego zamawiającego. Podobnie, nie są w tych sprawozdaniach ujmowane zamówienia udzielane przez poszczególnych zamawiających na podstawie umów ramowych zawieranych na ich rzecz przez centralnego zamawiającego, ponieważ informacja o wartości umów ramowych stanowiących podstawę udzielania zamówień przekazuje Prezesowi Urzędu zamawiający centralny.

* Wspólne udzielanie zamówień przez kilku zamawiających

Jeżeli zamawiający decydują się na wspólne przeprowadzenie postępowania i udzielenie zamówienia, wyznaczają spośród siebie zamawiającego upoważnionego do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia w ich imieniu i na ich rzecz (por. art. 16 ust. 1 ustawy Pzp). Zamawiający, który z upoważnienia podmiotów wspólnie udzielających zamówienia przeprowadza postępowanie i udziela zamówienia w ich imieniu i na ich rzecz działa w tym zakresie jedynie jako pełnomocnik (por. art. 16 ust. 5 ustawy Pzp). W przedstawionych okolicznościach obowiązek informowania o takim zamówieniu w rocznym sprawozdaniu spoczywa wyłącznie na zamawiającym upoważnionym do przeprowadzenia postępowania i udzielenia wspólnego zamówienia. Dotyczy to również sytuacji, gdy postępowanie zostanie przeprowadzone przez wyznaczonego zamawiającego, ale umowa będzie podpisywana przez wszystkich zamawiających udzielających wspólnego zamówienia. Jeżeli jednak określony zamawiający jest upoważniony nie do zawarcia umowy, ale tylko do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wspólnie w swoim imieniu oraz w imieniu i na rzecz innych zamawiających w sytuacji, gdy przedmiotem postępowania są świadczenia podzielne (zamówienie udzielane w częściach), a na skutek przeprowadzonego postępowania umowy częściowe zawierane są indywidualnie przez poszczególnych zamawiających, na rzecz których działał zamawiający, obowiązek ujęcia w sprawozdaniu rocznym udzielanych w taki sposób zamówień spoczywa odrębnie na każdym z zamawiających, który zawarł umowę.

* Udzielanie zamówień przez zamawiających z grup kapitałowych

Zasadniczo w przypadku grup kapitałowych skupiających samodzielnych w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy zamawiających, każdy z nich sporządza i przekazuje Prezesowi Urzędu roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach. W sytuacji więc, gdy spółki córki udzielają zamówień jako samodzielni zamawiający, fakt pozostawania przez nich w grupie kapitałowej i podlegania spółce matce pozostaje bez znaczenia przy składaniu sprawozdań rocznych, gdyż każdy z tych podmiotów jest zobowiązany jako zamawiający do składania własnego sprawozdania. W konsekwencji, nie jest zgodna z prawem praktyka składania sprawozdania o udzielonych zamówieniach w ramach grupy kapitałowej wyłącznie przez jednego zamawiającego - spółkę matkę, w którym uwzględnione byłyby również zamówienia udzielone przez posiadające status zamawiających spółki - córki. W takiej bowiem sytuacji zarówno zamawiający spółka - matka, jak i samodzielnie udzielające zamówień i posiadające status zamawiających w rozumieniu ustawy Pzp spółki-córki (nawet, gdy są one finansowo zależne od spółki-matki) mają obowiązek informowania o udzielanych zamówieniach w odrębnych sprawozdaniach, których obowiązek przekazania Prezesowi Urzędu ustanawia przepis art. 98 ust. 1 ustawy Pzp.

W odniesieniu do grup kapitałowych, w strukturze których funkcjonuje zamawiający-spółka matka i posiadające również status zamawiających - spółki córki zastosowanie znajdą również zasady określone art. 16 ust. 1 ustawy Pzp w przypadku, gdy podmioty te wspólnie prowadzą postępowanie i udzielają zamówienia w oparciu o dyspozycję tego przepisu. Jeżeli zamawiającym wyznaczonym do przeprowadzenia postępowania i zawarcia umowy w imieniu i na rzecz innych zamawiających z grupy jest spółka matka, tylko ten podmiot składa w sprawozdaniu rocznym informację o udzielonym zamówieniu.

Jeżeli jednak spółka-matka jest upoważniona wyłącznie do wspólnego przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w swoim imieniu oraz w imieniu i na rzecz spółek-córek, a przedmiotem zamówienia są świadczenia podzielne (zamówienie udzielane z dopuszczeniem ofert częściowych) oraz w następstwie przeprowadzonego postępowania umowy (na podstawie wybrania ofert częściowych) są zawierane indywidualnie przez poszczególnych zamawiających (zarówno spółkę-matkę, jaki i spółki-córki, na rzecz których postępowanie przeprowadziła spółka-matka), obowiązek ujęcia w sprawozdaniu rocznym udzielanych w ten sposób zamówień spoczywa odrębnie na każdym z zamawiających, który zawarł umowę.

Treść i forma przekazywania sprawozdania rocznego

* Forma przekazania sprawozdania

Sprawozdanie powinno obejmować rok kalendarzowy, tzn. dane zawarte w sprawozdaniu powinny dotyczyć zamówień udzielonych od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia roku sprawozdawczego. W celu spełnienia obowiązku przekazania sprawozdania należy:

1. wypełnić elektroniczny formularz na stronie portalu UZP (w celu przekazania sprawozdania trzeba mieć takie same uprawnienia jak do przesyłania ogłoszeń do BZP - wszystkie dotychczas przyznane zamawiającym loginy/hasła do BZP zachowują swoją ważność);

2. wysłać formularz sprawozdania drogą elektroniczną (on-line) przez stronę portalu UZP;

3. wydrukować wygenerowane przez system UZP sprawozdanie z numerem referencyjnym i zachować w aktach.

Przepisy rozporządzenia nie przewidują obowiązku wysyłania do Urzędu Zamówień Publicznych wydruku sprawozdania pocztą, czy faksem, a jedynie przekazanie formularza sprawozdania drogą elektroniczną. Wprowadzenie drogi elektronicznej jako sposobu przekazywania sprawozdań wynika przede wszystkim z potrzeby przyspieszenia i usprawnienia przetwarzania zawartych w nich danych. System elektroniczny pozwala ponadto na ujednolicenie danych oraz wyeliminowanie błędów, które pojawiały się przy tradycyjnym sposobie przekazywania sprawozdań. Przyczynia się on również do zwiększenia możliwości weryfikacji danych oraz poprawy jakości przeprowadzanych na podstawie sprawozdań analiz.

Potwierdzeniem, że sprawozdanie wpłynęło do UZP w wersji elektronicznej jest pojawienie się na stronie systemu UZP oraz w dokumencie sprawozdania numeru referencyjnego i daty, wygenerowanych z systemu UZP.

* Dane przekazywane w sprawozdaniu rocznym

Wszyscy zamawiający (niezależnie od tego, czy są podatnikami podatku od towarów i usług, a tym samym czy mają możliwość odliczenia podatku naliczonego od podatku należnego) są zobowiązani do wpisywania do sprawozdań rocznych o udzielonych zamówieniach publicznych wyłącznie wartości zawartych umów bez podatku od towarów i usług (tj. wartości netto).

Zamawiający wykazują w sprawozdaniu całkowitą wartość umów zawartych w roku, którego dotyczy sprawozdanie, również w przypadku, gdy umowa nie została jeszcze w całości wykonana i zamawiający nie wydatkował całej kwoty, na jaką została zawarta umowa.

W odniesieniu do umów zawartych na okres dłuższy niż 1 rok zamawiający uwzględniają całą wartość umowy w sprawozdaniu za rok, w którym zawarto umowę. W sprawozdaniu należy więc uwzględnić wszystkie umowy zawarte w roku, którego dotyczy sprawozdanie, niezależnie od faktu wykonania umowy lub wydatkowania środków.

W przypadku umów zawartych na czas nieoznaczony za wartość umowy należy przyjąć wartość ustaloną z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania zamówienia w sprawozdaniu za rok, w którym zawarto umowę.

W przypadku zawarcia umowy ramowej należy podać jedynie całkowitą szacunkową wartość umowy ramowej; nie należy natomiast uwzględniać wartości zamówień udzielonych na podstawie umowy ramowej.

Dodatkowo, wskazać należy, że jeżeli w zawartej umowie określono jedynie ceny jednostkowe (bez podania wartości całkowitej umowy), za wartość zamówienia należy przyjąć iloczyn przewidywanej ilości lub zakresu usług (np. roboczogodziny) oraz ceny jednostkowej określonej w umowie.

Zamówienie, w którym zamawiający dopuścił składanie ofert częściowych i zawarł więcej niż jedną umowę, należy traktować jako jedno postępowanie i na potrzeby określenia wartości umowy należy zsumować ceny netto (bez podatku od towarów i usług) określone w zawartych umowach częściowych.

Jeżeli w związku z realizacją zamówienia podstawowego udzielono zamówień dodatkowych lub uzupełniających, przy wypełnianiu formularza sprawozdania należy je traktować (zgodnie ze stanem prawnym i faktycznym) jako odrębne zamówienia. Zamówienia dodatkowe i uzupełniające należy zatem uwzględnić w sprawozdaniu - analogicznie, jak pozostałe zamówienia - jeżeli ich wartość przekracza próg 14.000 euro. W rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, a zatem o umowach odpowiadających definicji z art. 2 pkt 13 ustawy Pzp, nie uwzględnia się tym samym zamówień, w tym zamówień uzupełniających i dodatkowych, których wartość szacunkowa nie przekraczała wyrażonej w złotych równowartości 14.000 euro (nawet jeżeli umowa została zawarta na kwotę netto przekraczającą 14.000 euro).

W sytuacji, gdy zamawiający wszczynając postępowanie, oszacował wartość zamówienia na np.: 15.000 euro, wartość umowy powinna zostać uwzględniona w sekcji dotyczącej zamówień od 14.000 euro do progów UE, nawet jeżeli ostatecznie umowa została zawarta na kwotę odpowiadającą 13.000 euro (a więc poniżej progu 14.000 euro). Analogicznie, jeżeli zamawiający oszacował wartość zamówienia na poniżej progów UE, wartość umowy powinna zostać wykazana w sekcji dotyczącej zamówień od 14.000 euro do progów UE, nawet w przypadku, gdy wartość zawartej umowy przekroczyła progi UE.

Zaznaczyć przy tym należy, że w przypadku zamówień sektorowych, zamawiający składając sprawozdanie z udzielonych zamówień jest zobowiązany w myśl art. 133 ust. 2 Pzp do uwzględnienia w sprawozdaniu także informacji dotyczących udzielonych zamówień sektorowych, których wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp. Chodzi tu obecnie o kwoty 400.000 euro dla dostaw lub usług oraz 5.000.000 euro dla robót budowlanych, od których to istnieje obowiązek stosowania przepisów o zamówieniach sektorowych. Przy sporządzeniu rocznego sprawozdania za rok 2011 należy zastosować wartości progów w tym czasie obowiązujących, tj. 387.000 euro dla dostaw lub usług oraz 4.845.000 euro dla robót budowlanych. Z uwagi na nałożony przez ustawodawcę obowiązek, zamawiający jest zobligowany do zamieszczenia odpowiednich informacji w sprawozdaniu na formularzu ZP-SR2 wg wzoru określonego w załączniku do ww. rozporządzenia.

Wartość waluty obcej, w sytuacji określania wynagrodzenia umownego w walucie obcej, określa się według kursu ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski w dniu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Podstawą obliczenia wartości waluty dla prawidłowości sprawozdania z udzielonych zamówień w takim przypadku będzie kurs złotego ogłoszony przez Narodowy Bank Polski w dniu zawarcia umowy pomiędzy zamawiającym a wykonawcą.

Przesłanie rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach powinno nastąpić po jego akceptacji (podpisaniu wersji papierowej rocznego sprawozdania lub po wydrukowaniu wypełnionego formularza rocznego sprawozdania ze strony internetowej UZP i podpisaniu wydruku) przez kierownika zamawiającego albo osobę przez niego upoważnioną.