Zakres dokumentów jakich zamawiający może żądać od wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

W postępowaniach o wartości zamówienia nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartość kwoty 60.000 Euro, zamawiający może a w postępowaniach powyżej tej kwoty jest zobowiązany domagać się od wykonawców odpowiednich dokumentów określonych w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 r. w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy. (Dz. U. z 2004 r. Nr 71 Poz. 644 i 645), potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy. Jednocześnie, zgodnie z treścią art. 25 w postępowaniu o udzielenie zamówienia zamawiający może żądać od wykonawców wyłącznie oświadczeń i dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, wskazanych w ogłoszeniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert. Mając na uwadze przepis art. 25 ustawy, należy stwierdzić, że zamawiający nie musi żądać wszystkich dokumentów wyszczególnionych w rozporządzeniu w ramach prowadzenia postępowania, ale tych, które są niezbędne do jego przeprowadzenia. Rozporządzenie wymienia maksymalny zakres dokumentów jakich można żądać w ramach postępowania, niemniej to do zamawiającego należy określenie, które z nich jako niezbędne powinny być złożone przez wykonawców w postępowaniu w celu potwierdzenia spełniania przez nich warunków podmiotowych.

Jako niezbędne należałoby uznać dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowania o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 i 4 w zw. z art. 24 ust. 1 ustawy. Są to dokumenty wymienione w § 1 ust. 1 powołanego powyżej rozporządzenia, które stanowią potwierdzenie, że wykonawcy posiadają nałożone przez prawo uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności oraz, że nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 1 - 9 ustawy. Powyższe dokumenty w sposób samoistny a więc bez konieczności opisania przez zamawiającego sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 i 4, potwierdzają spełnianie ich przez wykonawcę. Złożenie dokumentów o których mowa w § 1 ust. 1 rozporządzenia jest niezmiernie istotne w każdym postępowaniu, gdyż od okoliczności, które one potwierdzają zależy faktyczna możliwość wykonania zamówienia przez wykonawcę (posiadanie odpowiednich, wymaganych przez prawo uprawnień) oraz podjęcie przez zamawiającego czynności wykluczenia wykonawcy z postępowania. Tym samym, w postępowaniu o wartości przekraczającej 60.000 euro zamawiający powinien domagać się przedłożenia dokumentów określonych w § 1 ust. 1 rozporządzenia, a w postępowaniach o wartości poniżej 60.000 euro posiada taką możliwość o czym stanowi art. 26 ust. 2 ustawy.

Możliwość żądania pozostałych dokumentów wyszczególnionych w rozporządzeniu w celu potwierdzenia spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy, związana jest z opisem przez zamawiającego warunków udziału w postępowaniu oraz opisem sposobu dokonania oceny spełniania tych warunków (w ogłoszeniu, siwz). Jak wynika z treści art. 36 ust. 1 pkt 8 ustawy zamawiający jest zobowiązany w specyfikacji istotnych warunków zamówienia do opisu warunków udziału w postępowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków.

Opis warunków udziału w postępowaniu następuje na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy. Jednocześnie zamawiający dokonuje opisu sposobu dokonywania oceny spełniania wskazanych warunków. Opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków polega na określeniu przez zamawiającego przejrzystych kryteriów, jakimi będzie się kierował przy podejmowaniu decyzji dotyczących spełniania warunków określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy. Stawiane kryteriów podmiotowych służyć ma zamawiającemu przede wszystkim w wyłonieniu podmiotów zdolnych do realizacji zamówienia, a tym samym ograniczeniu do minimum możliwości powstania sytuacji, w której wykonawca nie będzie w stanie wykonać zamówienia z należytą starannością. Jednoznaczne określenie przez zamawiającego kryteriów podmiotowych służy również prawidłowości dokonywanych przez zamawiającego czynności związanych z ich oceną. Brak opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków prowadzić mógłby do podejmowania przez zamawiającego decyzji arbitralnych, pomijając, iż już samo pominięcie takiego opisu w SWIZ stanowiłoby naruszenie ustawy (por. 36 ust. 1 pkt 8 ustawy).

Na możliwość ustalania przez zamawiającego oceny spełniania warunków określonych art. 22 ust. 1 ustawy wskazuje również orzecznictwo sądów, które dotyczy wprawdzie już nieobowiązującej ustawy, ale poprzez zachowanie ciągłości regulacji w nowej ustawie, pozostaje nadal aktualne. W jednym z wyroków Sądu Okręgowego w Warszawie czytamy, iż "Sąd Okręgowy w pełni podzielił stanowisko Zespołu Arbitrów i uznał, że zamawiający mógł w treści ogłoszenia o zorganizowanym przetargu nieograniczonym zamieścić informację o warunkach wymaganych od przyszłych wykonawców, co wynika z art. 30 pkt 4 Ustawy o zamówieniach publicznych." (wyrok SO z dnia 16 grudnia 2002 r., Sygn. akt: V Ca 1375/02). Należy jednakże zaznaczyć, iż opis spełniania warunków czy też kryteria spełniania warunków powinny być sformułowane w sposób obiektywy, podyktowany np. zakresem czy też zaawansowaniem technologicznym zamówienia, którego realizacja wymaga od wykonawcy posiadania odpowiedniego doświadczenia, wiedzy, czy tez potencjału ekonomicznego, technicznego lub finansowego. Określone przez zamawiającego kryteria powinny zatem być odpowiednie do specyfiki zamówienia i nie mogą prowadzić do naruszenia zasad określonych w ustawie o zamówieniach publicznych, m.in. zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania (art. 7, 22 ust. 2 ustawy). Inaczej mówiąc, postawione przez zamawiającego kryterium podmiotowe winno rzeczywiście świadczyć o tym, iż wszystkie podmioty je spełniające dają rękojmię należytego wykonania zamówienia, natomiast w stosunku do podmiotów go niespełniających zachodzi prawdopodobieństwo, iż nie będą w stanie zrealizować danego zamówienia.

W praktyce ustalenie obiektywnych kryteriów podmiotowych okazuje się bardzo trudne. Nie da się ustawowo określić jednoznacznych kryteriów, które mogą mieć zastosowanie do wszystkich postępowań o udzielenie zamówienia, bowiem jest to czynnik bardzo zindywidualizowany i w bardzo dużym stopniu uzależniony od przedmiotu zamówienia i jego zakresu. Określone przez zamawiającego kryteria w jednym przetargu znajdą uzasadnienie, natomiast w innym mogą być potraktowane jako naruszenie przepisów ustawy. Trudno jest też całkowicie wykluczyć w tym przypadku rolę czynnika subiektywnego przy dokonywaniu ocen określonych kryteriów, zarówno u zamawiających jak i wykonawców, a które może być związane np. z posiadanym przez te osoby doświadczeniem lub praktyką nabytą w trakcie udzielania zamówień.

Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu daje podstawy do domagania się odpowiednich dokumentów za pomocą których zamawiający będzie w stanie zweryfikować oświadczenia wykonawców w zakresie art. 22 ust. 1 ustawy. W większości sytuacji dopiero opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu umożliwia zamawiającemu określenie dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania. Tym samym, co do zasady jako niezbędne w postępowaniu należy uznać dokumenty wyszczególnione w § 1 ust. 2 i 3 rozporządzenia potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu (a więc określonych w art. 22 ust. 1 pkt 2 i 3) w stosunku do których zamawiający dokonał opisu sposobu oceny ich spełniania i tych dokumentów zamawiający ma obowiązek żądać w postępowaniu o wartości przekraczającej 60.000 euro. Brak tego rodzaju dokumentów uniemożliwiłby zamawiającemu ocenę na podstawie określonych wcześniej kryteriów czy wykonawcy spełniają warunki uczestnictwa w postępowaniu.

Jednocześnie, należy dodać, że w każdym postępowaniu wykonawcy przysługuje możliwość skorzystania ze środków ochrony prawnej na dokonany przez zamawiającego opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków podmiotowych, jeżeli w jego ocenie narusza on przepisy ustawy, a w szczególności zasadę uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców.