Wyjaśnienia do pytań dotyczących zasad sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach, cz. V.

I. Likwidacja gminnej jednostki budżetowej a obowiązek sprawozdawczy.

Pytanie:

Na jakim podmiocie ciąży obowiązek złożenia rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach w przypadku likwidacji gminnej jednostki budżetowej?

Odpowiedź:

Zgodnie z przepisem art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.), z zastrzeżeniem odrębnych ustaw, gminne, powiatowe lub wojewódzkie jednostki budżetowe tworzą, łączą i likwidują organy stanowiące jednostek samorządu terytorialnego. Zgodnie z art. 12 ust. 4 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, z zastrzeżeniem ust. 7, należności i zobowiązania likwidowanej gminnej, powiatowej lub wojewódzkiej jednostki budżetowej przejmuje urząd odpowiedniej jednostki samorządu terytorialnego. W przypadku gminnej jednostki budżetowej będzie to zatem urząd gminy.

Z powyższego wynika, iż w przypadku likwidacji gminnej jednostki budżetowej urząd ten przejmuje wszystkie zobowiązania likwidowanej jednostki, a zatem także te wynikające z udzielonych przez tą jednostkę zamówień publicznych. Z dniem likwidacji na urzędzie gminy będą ciążyć obowiązki zamawiającego wynikające z zawartych przez zlikwidowaną jednostkę budżetową umów w sprawie zamówienia.

W związku z tym, na urzędzie gminy będzie także spoczywał obowiązek sporządzenia i przekazania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych rocznego sprawozdania o zamówieniach udzielonych przez zlikwidowaną jednostkę budżetową. Informacje o tych zamówieniach urząd gminy powinien przekazać łącznie z informacjami w zakresie udzielonych przez niego zamówień, tj. zbiorczo w jednym rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach.

II. Data zawarcia umowy w formie ustnej.

Pytanie:

W jaki sposób na potrzeby sporządzenia rocznego sprawozdania określić datę zawarcia umowy w formie ustnej? Czy znaczenie ma w tym przypadku chwila wystawienia faktury VAT lub chwila dokonania zapłaty wynagrodzenia za wykonaną umowę?

Odpowiedź:

Obowiązek sprawozdawczy w zakresie zamówień udzielonych z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy Pzp na podstawie przepisu art. 4 ust. 8 ustawy Pzp obejmuje wszystkie zamówienia udzielone w danym roku kalendarzowym, bez względu na formę zawarcia danej umowy. Dla kwalifikacji danego zamówienia jako podlegającego uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu za dany rok kalendarzowy podstawowe znaczenie ma okoliczność, czy w tym roku doszło do jego udzielenia, tj. do zawarcia umowy.

Określając chwilę zawarcia umowy w formie ustnej należy mieć w szczególności na uwadze przepisy art. 70 § 1 i art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z przepisem art. 70 § 1 Kodeksu cywilnego w razie wątpliwości umowę poczytuje się za zawartą w chwili otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu, a jeżeli dojście do składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu nie jest wymagane - w chwili przystąpienia przez drugą stronę do wykonania umowy. Zgodnie z przepisem art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią.

Warto także wspomnieć, iż zgodnie z przepisem art. 71 Kodeksu cywilnego ogłoszenia, reklamy, cenniki i inne informacje, skierowane do ogółu lub do poszczególnych osób, poczytuje się w razie wątpliwości nie za ofertę, lecz za zaproszenie do zawarcia umowy. Natomiast w myśl przepisu art. 543 Kodeksu cywilnego wystawienie rzeczy w miejscu sprzedaży na widok publiczny z oznaczeniem ceny uważa się za ofertę sprzedaży.

W związku z powyższym, w celu kwalifikacji danej umowy jako podlegającej uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu, w przypadku wątpliwości dotyczących daty jej zawarcia, należy kierować się chwilą otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu albo chwilą przystąpienia przez drugą stronę do wykonania umowy. Ani chwila wystawienia faktury VAT, ani chwila dokonania zapłaty za świadczenie, nie przesądza o czasie zawarcia danej umowy. Jednakże w praktyce chwila wystawienia faktury VAT czy paragonu, bądź rachunku, może pokrywać się z chwilą zawarcia danej umowy i tym samym mieć znaczenie dla określenia zakresu obowiązku sprawozdawczego za dany rok kalendarzowy. Bez znaczenia dla zakresu informacji przekazywanych w rocznym sprawozdaniu pozostaje chwila zapłaty wynagrodzenia za wykonanie danej umowy.

III. Umowy zlecenia zawarte z nauczycielami przez szkołę podstawową.

Pytanie:

Czy umowy zlecenia zawarte z nauczycielami przez szkołę podstawową w 2013 r. podlegają ujawnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach?

Odpowiedź:

Stosownie do art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, ustawę stosuje się do udzielania zamówień publicznych przez jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów o finansach publicznych. Stosownie do art. 79 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.), przedszkola, szkoły i placówki publiczne zakładane i prowadzone przez ministrów i jednostki samorządu terytorialnego są jednostkami budżetowymi.

Jednocześnie, zgodnie z art. 9 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) jednostki budżetowe wchodzą w skład sektora finansów publicznych. Tym samym, publiczna szkoła podstawowa jest zamawiającym w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy Pzp i co do zasady stosuje ustawę do udzielania odpłatnych zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane. Przez zamówienia publiczne, rozumiemy zgodnie z art. 2 pkt 13 ustawy Pzp, umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. Powyższe oznacza, że umowy zlecenia zawarte z nauczycielami przez szkołę podstawową w 2013 r. podlegają ujawnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach.

IV. Sposób uwzględnienia w rocznym sprawozdaniu zamówienia o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro, udzielonego z zastosowaniem procedur określonych ustawą Pzp.

Pytanie:

W jaki sposób należy uwzględnić w rocznym sprawozdaniu zamówienie o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro, udzielone z zastosowaniem procedur określonych ustawą Pzp?

Odpowiedź:

Zamówienie udzielone na podstawie procedury określonej w ustawie Pzp, przy jednoczesnym braku obowiązku stosowania przez zamawiającego przepisów tejże ustawy, z uwagi na fakt, iż szacowana wartość zamówienia nie przekraczała wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro, należy wykazać w tabeli II wierszu 1 wzoru rocznego sprawozdania. Tym samym nie ma znaczenia dla obowiązku sprawozdawczego okoliczność, iż zamawiający przeprowadził postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami ustawy Pzp, w sytuacji, gdy wartość zamówienia nie przekraczała progu stosowania tejże ustawy.