Wyjaśnienia do pytań dotyczących zasad sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach, cz. III.

I. Zawieranie umów przy zastosowaniu procedur określonych w ustawie Pzp przez podmiot nie będący zamawiającym a obowiązek sprawozdawczy.

Pytanie:

Czy podmiot nie będący zamawiającym na gruncie ustawy Pzp, który na zasadzie dobrowolności zawierał umowy cywilnoprawne stosując procedury określone w ustawie Pzp, obowiązany jest sporządzić i przekazać Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach?

Odpowiedź:

Zgodnie z przepisem art. 98 ust. 1 i 2 ustawy Pzp podmiotem zobowiązanym do sporządzenia oraz przekazania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach jest zamawiający. Pojęcie zamawiającego zostało przez ustawodawcę określone w przepisach art. 2 pkt 12 w zw. z art. 3 ustawy Pzp. Zgodnie z pierwszym z wymienionych przepisów przez zamawiającego należy na gruncie ustawy Pzp rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej obowiązaną do stosowania tejże ustawy. Natomiast drugi z wymienionych przepisów zawiera katalog podmiotów zobowiązanych do stosowania ustawy Pzp.

Powyższe regulacje korespondują z definicją zamówienia publicznego, pod którym to pojęciem w myśl przepisu art. 2 pkt 13 ustawy Pzp należy rozumieć odpłatną umowę zawieraną między zamawiającym i wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

W związku z powyższym, obowiązek sporządzenia i przekazania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach nie będzie dotyczył podmiotów, które nie są zamawiającymi w rozumieniu przepisów ustawy Pzp, także w sytuacji dobrowolnego stosowania przez nich procedur określonych w tejże ustawie w celu zawierania odpłatnych umów cywilnoprawnych.

II. Data zawarcia umowy na czas nieokreślony a obowiązek sprawozdawczy.

Pytanie:

Czy w rocznym sprawozdaniu za 2013 r. należy uwzględnić wydatki poniesione na tzw. media na podstawie umów na czas nieokreślony zawartych w latach wcześniejszych?

Odpowiedź:

W sprawozdaniu za 2013 r. zamawiający zobowiązani są uwzględnić wszystkie zamówienia udzielone od 1 stycznia do 31 grudnia 2013 r., w tym także zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp na podstawie art. 4 pkt 1-3, 6-8 i 10-13 oraz art. 136-138 ustawy Pzp.

W świetle definicji zamówienia publicznego, zawartej w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp, pod pojęciem "udzielenie zamówienia" należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. A zatem, dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. W związku z tym, w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach przekazywanym za 2013 r., w części dotyczącej udzielonych zamówień (tekst jedn.: tabele II - V) 1 należy zawrzeć informacje o zamówieniach, w odniesieniu do których umowa została podpisana w 2013 r. Powyższa zasada dotyczy zarówno umów w sprawie zamówień publicznych zawartych na czas określony, jak i na czas nieokreślony.

III. Obowiązek sprawozdawczy jednostek organizacyjnych zamawiającego.

Pytanie:

Czy zamawiający będący jednostką samorządu terytorialnego obowiązany jest sporządzić jedno roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach, w którym przekazuje informacje także w zakresie zamówień udzielonych przez jej jednostki organizacyjne (np. szkoły, przedszkola), czy też jednostki te obowiązane są sporządzić odrębne roczne sprawozdania w zakresie udzielonych przez nie zamówień publicznych?

Czy dla dokonania oceny w powyższym zakresie ma znaczenie okoliczność, iż na podstawie umowy w sprawie zamówienia publicznego dotyczącej ubezpieczenia mienia zawartej przez jednostkę samorządu terytorialnego, zostały wystawione polisy ubezpieczeniowe potwierdzające zawarcie konkretnych umów ubezpieczenia, które to polisy zostały podpisane przez osoby reprezentujące jednostki organizacyjne zamawiającego?

Odpowiedź:

W przypadku podmiotów o złożonej strukturze wewnętrznej, na którą składają się wyodrębnione jednostki organizacyjne, możemy mieć do czynienia zarówno z sytuacją, gdy dana jednostka, pomimo posiadania samodzielności finansowej, nie będzie zamawiającym w rozumieniu ustawy Pzp, jak i z sytuacją, w której jednostka ta będzie jednym z zamawiających wymienionych w art. 3 ustawy Pzp.

W pierwszym przypadku roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach będzie składane jedynie przez zamawiającego. Obowiązek sprawozdawczy, o którym mowa w art. 98 ustawy Pzp, nie będzie dotyczył jego jednostek organizacyjnych.

Natomiast w drugim przypadku, tj. w sytuacji, gdy jednostka organizacyjna danego zamawiającego sama posiada status zamawiającego w świetle przepisów ustawy Pzp, jednostka ta obowiązana jest do składania odrębnych rocznych sprawozdań o udzielonych przez nią zamówieniach. Z odmienną sytuacją będziemy mieć do czynienia wtedy, gdy taka jednostka będzie udzielać zamówienia nie we własnym imieniu, lecz jedynie jako pełnomocnik innego zamawiającego. Informację o takim zamówieniu będzie obowiązany przekazać w rocznym sprawozdaniu jedynie podmiot, w imieniu którego zamówienie zostało udzielone.

W sytuacji, w której w ramach wykonania umowy ubezpieczenia mienia, będącej umową w sprawie zamówienia publicznego, zostały wystawione polisy ubezpieczeniowe potwierdzające zawarcie konkretnych umów ubezpieczenia, które to polisy zostały podpisane przez osoby reprezentujące jednostki organizacyjne zamawiającego, informację o takim zamówieniu przekazuje jedynie zamawiający, który zawarł umowę ubezpieczenia stanowiącą podstawę do wystawienia konkretnych polis, o ile udzielił on zamówienia we własnym imieniu. Podpisanie polis ubezpieczeniowych stanowi bowiem w tym przypadku jedynie wykonanie zamówienia publicznego i nie ma znaczenia dla ustalenia zakresu obowiązku sprawozdawczego, o którym mowa w art. 98 ustawy Pzp. Natomiast w sytuacji, gdy ww. umowa ubezpieczenia stanowiąca zamówienie publiczne została podpisana w imieniu jednostek organizacyjnych podmiotu przeprowadzającego postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, obowiązanymi do zawarcia informacji o tych zamówieniach w rocznym sprawozdaniu będą te jednostki.

IV. Zamówienia, których źródłem finansowania są dotacje ze środków publicznych. Znaczenie źródła finansowania zamówienia publicznego dla obowiązku sprawozdawczego.

Pytanie:

Czy w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach należy uwzględnić zamówienia, których źródłem finansowania są dotacje ze środków publicznych?

Odpowiedź:

Określając zakres obowiązku sprawozdawczego, o którym mowa w przepisie art. 98 ustawy Pzp, należy mieć na uwadze z jednej strony pojęcie zamawiającego, określone w przepisach art. 2 pkt 12 w zw. z art. 3 ustawy Pzp, z drugiej strony definicję zamówienia publicznego zawartą w przepisie art. 3 pkt 13 ustawy Pzp.

Przez zamawiającego należy na gruncie ustawy Pzp rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej obowiązaną do stosowania tejże ustawy. Katalog tych podmiotów został wskazany w przepisie art. 3 ustawy Pzp.

Z kolei zgodnie z definicją zamówienia publicznego zawartą w przepisie art. 2 pkt 13 ustawy Pzp pod tym pojęciem należy rozumieć odpłatną umowę zawieraną między zamawiającym i wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

Należy przy tym mieć na uwadze, iż w świetle przepisu art. 98 ust. 4 ustawy Pzp roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach obejmuje nie tylko informacje o zamówieniach publicznych udzielonych na podstawie procedur określonych w ustawie Pzp, ale również na podstawie wyłączeń obowiązku stosowania ustawy Pzp określonych w art. 4 pkt 1-3, 6-8 i 10-13 oraz art. 136-138 tejże ustawy.

W związku z powyższym, obowiązkiem sprawozdawczym, o którym mowa w art. 98 ustawy Pzp, objęte są wszystkie zamówienia udzielone przez zamawiającego z zastosowaniem procedur określonych w ustawie Pzp oraz zamówienia udzielone na podstawie wyłączeń obowiązku stosowania ustawy Pzp określonych w art. 4 pkt 1-3, 6-8 i 10-13 oraz art. 136-138 tejże ustawy. Obowiązek ten ciąży na zamawiającym także wtedy, gdy środki finansowe przeznaczone na sfinansowanie danego zamówienia pochodzą z przyznanej mu dotacji. Należy bowiem podkreślić, iż dla ustalenia zakresu ww. obowiązku sprawozdawczego nie ma znaczenia źródło finansowania konkretnego zamówienia publicznego.

V. Opłaty sądowe i administracyjne, mandaty, opłaty abonamentowe RTV.

Pytanie:

Czy w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach należy przekazać informacje o wydatkach poniesionych tytułem opłat sądowych i administracyjnych, mandatów czy też opłat abonamentowych RTV?

Odpowiedź:

Określając zakres obowiązku sprawozdawczego, o którym mowa w przepisie art. 98 ustawy Pzp, należy kierować się definicją zamówienia publicznego zawartą w przepisie art. 2 pkt 13 ustawy Pzp. Pod tym pojęciem należy zatem rozumieć odpłatną umowę zawieraną między zamawiającym i wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

Definicji zamówienia publicznego określonej w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp nie odpowiadają opłaty i wpisy sądowe, opłaty administracyjne, mandaty, czy opłaty abonamentowe RTV, itp. Należności te nie są bowiem uiszczane na podstawie odpłatnej umowy cywilnoprawnej, zawartej pomiędzy zamawiającym i wykonawcą. W związku z powyższym, tego rodzaju wydatki nie będą podlegały ujawnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach.

VI. Sposób przekazania w rocznym sprawozdaniu informacji o zamówieniach udzielonych bez stosowania przepisów ustawy Pzp na podstawie jednej z przesłanek określonych w art. 4 pkt 1-3, 6, 7 i 10-13 oraz art. 136-138 ustawy Pzp, których wartość nie przekraczała równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp.

Pytanie:

Czy w sytuacji, gdy zamawiający udzielił zamówienia bez stosowania przepisów ustawy Pzp powołując się na jedną z przesłanek określonych w art. 4 pkt 1-3, 6, 7 i 10-13 oraz art. 136-138 ustawy Pzp, zaś wartość tak udzielonego zamówienia nie przekraczała równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, zamawiający winien uwzględnić to zamówienie w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach w tabeli II w wierszu 1 w części dotyczącej wyłączenia procedur określonych przepisami ustawy z uwagi na wartość udzielonego zamówienia czy w jednym z wierszy 2 - 32 w części dotyczącej wyłączenia procedur określonych przepisami ustawy z uwagi na inne przesłanki niż wartość udzielonego zamówienia?

Odpowiedź:

Podejmując decyzje w przedmiocie udzielenia danego zamówienia publicznego, w pierwszej kolejności, należy rozważyć wystąpienie przesłanki wyłączenia stosowania ustawy Pzp innej niż wartość zamówienia. Przesłanki te mają pierwszeństwo zastosowania, z uwagi na fakt, iż obowiązują one bez względu na wartość zamówienia, ustaloną przez zamawiającego. Dopiero w dalszej kolejności zamawiający może dokonać analizy pod kątem wyłączenia stosowania przepisów ustawy Pzp do udzielenie danego zamówienia na podstawie przepisu art. 4 pkt 8 tejże ustawy.

Natomiast, dla celów sprawozdawczych przyjęte zostały zasady opisane w opinii prawnej, zamieszczonej na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych, pt. "Zasady sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych". A zatem, jeżeli zamawiający udzielił zamówienia bez stosowania przepisów ustawy Pzp powołując się na jedną z przesłanek określonych w art. 4 pkt 1-3, 6, 7 i 10-13 oraz art. 136-138 ustawy Pzp, zaś wartość tak udzielonego zamówienia nie przekraczała równowartości kwoty z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, zamawiający nie uwzględnia przedmiotowego zamówienia w tabeli II w części dotyczącej wyłączenia procedur określonych przepisami ustawy z uwagi na inne przesłanki niż wartość zamówienia. W powyższej sytuacji, zamówienie to powinno zostać uwzględnione w tabeli II w części odnoszącej się do wyłączenia procedur określonych przepisami ustawy z uwagi na wartość zamówienia (wiersz 1).