Wyjaśnienia do pytań dotyczących zasad sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach, cz. II.

I. Umowa użyczenia lokalu. Umowa o dostarczanie mediów.

Pytanie:

W jaki sposób w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach należy wykazać zawartą przez zamawiającego umowę użyczenia jemu nieruchomości lokalowej oraz odrębne umowy o dostarczanie mediów do tej nieruchomości o wartości nie przekraczającej kwoty, o której mowa w art. 4 ust. 8 ustawy Pzp?

Odpowiedź:

Zawarcie umowy użyczenia lokalu, w przypadku gdy biorącym w użyczenie jest zamawiający, podlega wyłączeniu w zakresie stosowania ustawy Pzp w związku z art. 4 pkt 3 lit. i tejże ustawy. Jeżeli umowa użyczenia lokalu jest nieodpłatna, zamawiający nie wykazuje jej w treści rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. Przy czym, należy zauważyć, iż ocena odpłatnego charakteru umowy powinna być dokonywana z uwzględnieniem zasad prawa cywilnego, odnoszących się do umów (arg. z art. 139 ust. 1 ustawy Pzp). Zgodnie z poglądami doktryny prawa cywilnego przyjmuje się, iż przez umowę odpłatną należy rozumieć takie zobowiązanie, na mocy którego każda ze stron otrzymuje korzyść majątkową. Z powyższego wynika, iż odpłatność obejmuje każdy rodzaj korzyści, która przedstawia wartość pieniężną, z tym jednak zastrzeżeniem, iż korzyść wynikająca z umowy nie musi być uiszczana w postaci pieniężnej. Tym samym, uznać należy, iż z samego faktu określenia w umowie wynagrodzenia wykonawcy w wysokości 0 zł nie wynika, iż umowa ta ma charakter nieodpłatny.

Mając na uwadze, iż dla celów sprawozdawczych zamawiający uwzględniają, w części odnoszącej się do podania liczby i wartości zamówienia, informacje w zakresie m.in. zamówień udzielonych bez stosowania przepisów ustawy Pzp, w związku z zastosowaniem wyłączenia z art. 4 pkt 3 lit. i ustawy Pzp, przyjąć należy, iż zamówienie o wartości nie przekraczającej kwoty, o której mowa w art. 4 ust. 8 ustawy należałoby wykazać w treści wiersza 1 tabeli II wzoru rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. Nie dotyczy to jednak umowy użyczenia, gdyż zasadniczo nie mając odpłatnego charakteru, nie stanowi w świetle definicji legalnej z art. 2 pkt 13 ustawy Pzp zamówienia publicznego.

Wydatki ponoszone na pokrycie opłat za dostawy tzw. mediów (tekst jedn.: za energię, gaz, wodę itp.) dostarczanych do lokalu na podstawie odrębnych, indywidualnych umów, jeżeli nie przekraczają one wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 tys. euro, są dokonywane z wyłączeniem procedur stosowania ustawy Pzp na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Pzp. W tym przypadku, zamawiający podaje informacje w zakresie takich zamówień w wierszu 1 tabeli II formularza rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach.

II. Wydatkowanie środków z funduszu socjalnego.

Pytanie:

Czy wydatkowanie środków z funduszu socjalnego (np. udzielanie pożyczek remontowych, wycieczki i imprezy integracyjne dla pracowników, dodatkowe wypłaty świąteczne) podlegają uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach?

Odpowiedź:

Obowiązkowi sprawozdawczemu podlegają wyłącznie te wydatki, które są dokonywane przez zamawiającego na podstawie umów stanowiących zamówienie publiczne (art. 2 pkt 13 ustawy Pzp), tj. umów odpłatnych zawieranych między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane (art. 2 pkt 13 ustawy Pzp).

Stwierdzenie obowiązku sprawozdawczego nie jest uzależnione od źródła finansowania wydatków (środki europejskie czy krajowe, bądź środki z funduszu socjalnego czy inwestycyjnego), lecz od tego, czy w danym przypadku mamy do czynienia z zamówieniem publicznym.

Wydatkowanie środków funduszu socjalnego w celu nabycia usługi zorganizowania wycieczki dla pracowników zamawiającego bądź organizacji imprezy integracyjnej co do zasady łączy się z udzieleniem zamówienia publicznego, a zatem zamówienie to podlega ujawnieniu w treści rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. Charakteru zamówienia publicznego nie posiada natomiast przekazywanie środków przez zamawiającego w ramach wypłat świątecznych dla pracowników, pożyczek remontowych, przeznaczonych dla pracowników zamawiającego, gdyż zamawiający nie nabywa z tego tytułu żadnych świadczeń, w tym zwłaszcza o charakterze majątkowym.

III. Zamówienia finansowane z dotacji ze środków publicznych. Przyznawanie dotacji ze środków publicznych na podstawie ustaw.

Pytanie:

Czy zamówienie udzielone przez beneficjenta - spółkę gminną w ramach projektu dofinansowanego ze środków UE, w sytuacji gdy zostało ono częściowo sfinansowane przez Gminę na podstawie porozumienia, podlega wykazaniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach przez Gminę czy spółkę gminną?

Odpowiedź:

Obowiązanym do przekazania informacji w zakresie zamówień podlegających obowiązkowi sprawozdawczemu, pozostaje wyłącznie zamawiający, który takiego zamówienia udzielił. Jeżeli zamówienie udzielone było przez spółkę gminną, nawet w przypadku dofinansowania udzielonego przez Gminę, w tym zakresie spółka ta, jeżeli odpowiada definicji zamawiającego, ma obowiązek przekazać samodzielnie informację o takim zamówieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach.

Natomiast, wysokość środków dotacji ze środków publicznych, jeżeli dotacje te są przekazywane na podstawie ustaw (por. art. 4 pkt 7 ustawy Pzp), podlega zamieszczeniu w wierszu 17 tabeli II formularza rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach.

Pytanie:

W jaki sposób należy uwzględnić w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach przyznanie dotacji w ramach programów operacyjnych, w przypadku gdy dotacje te są przekazywane na różne cele? Czy obowiązkowi sprawozdawczemu podlega przekazanie dotacji na bieżącą, statutową działalność danego podmiotu?

Odpowiedź:

Przyznawanie dotacji ze środków publicznych, jeżeli dotacje te są przyznawane na podstawie ustaw, podlega uwzględnieniu w tabeli II pkt 17 rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. Należy zauważyć, iż w tym przypadku nie ma znaczenia cel, na jaki kwota stanowiąca dotację została przyznana (tekst jedn.: np. na zakup sprzętu komputerowego czy na bieżącą, statutową działalność danego podmiotu), jak i jej ostateczne przeznaczenie. W świetle przepisu art. 4 pkt 7 ustawy Pzp istotne znaczenie ma to, aby przyznanie dotacji miało miejsce na podstawie przepisu ustawy. W tabeli II pkt 17 należy zatem wskazać łączną kwotę oraz liczbę przyznanych w danych roku kalendarzowym dotacji ze środków publicznych na podstawie przepisów ustawowych.

Powyższe nie dotyczy zamówień publicznych udzielanych przez beneficjenta posiadającego status zamawiającego w świetle przepisów ustawy Pzp, w przypadku gdy źródłem finansowania tych zamówień jest przyznana temu beneficjentowi dotacja. Do udzielenia takich zamówień będą mieć zastosowanie procedury określone w ustawie Pzp, o ile nie zostanie spełniona żadna z przesłanek wyłączenia stosowania tejże ustawy. Jednocześnie należy wskazać, iż przy kwalifikacji danej czynności jako zamówienia publicznego, a w konsekwencji przy określeniu zakresu obowiązku sprawozdawczego danego zamawiającego, należy kierować się definicją zamówienia publicznego zawartą w przepisie art. 2 pkt 13 ustawy Pzp. W związku z tym, uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach podlegać będą wszystkie zamówienia publiczne udzielone w danym roku kalendarzowym na podstawie przepisów ustawy Pzp, oraz te zamówienia publiczne, które zostały udzielone w danym roku kalendarzowym bez stosowania procedur określonych w ustawie Pzp na podstawie wyłączeń wymienionych w art. 98 ust. 4 tejże ustawy.

IV. Zamówienia na dostawy lub usługi w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, których wartość nie przekraczała kwoty, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp.

Pytanie:

Czy zamówienia na dostawy lub usługi w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, których wartość nie przekraczała kwoty, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, podlegają uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach?

Odpowiedź:

Ciążący na zamawiających obowiązek sprawozdawczy odnoszący się do zamówień udzielonych z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp odnosi się wyłącznie do zamówień udzielonych na podstawie wyłączeń stosowania przepisów ustawy Pzp wymienionych w art. 98 ust. 4 tejże ustawy. Chodzi zatem jedynie o przypadki udzielania zamówień z wyłączeniem stosowania procedur określonych ustawą Pzp na podstawie art. 4 pkt 1-3, 6, 7 i 10 - 13 oraz art. 136-138 tejże ustawy. W ww. katalogu nie znalazło się wyłączenie stosowania ustawy Pzp, o którym mowa w art. 131b tejże ustawy. W związku z powyższym, zamówienia na dostawy lub usługi udzielone w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, których wartość zamówienia nie przekraczała kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, nie podlegają uwzględnieniu w składanym przez zamawiającego rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach.

V. Odszkodowanie z tytułu przeniesienia na rzecz Skarbu Państwa albo jednostki samorządu terytorialnego własności nieruchomości na podstawie przepisów ustawy z dnia 8 lipca 2010 r. o szczególnych zasadach przygotowania do realizacji inwestycji w zakresie budowli przeciwpowodziowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 143, poz. 963 z późn. zm.)

Pytanie:

Czy w tabeli II wiersz 12 (zamówienia, których przedmiotem jest nabycie własności nieruchomości oraz innych praw do nieruchomości, w szczególności dzierżawy i najmu) rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach należy wykazać odszkodowanie z tytułu przeniesienia na rzecz Skarbu Państwa albo jednostki samorządu terytorialnego własności nieruchomości na podstawie przepisów ustawy z dnia 8 lipca 2010 r. o szczególnych zasadach przygotowania do realizacji inwestycji w zakresie budowli przeciwpowodziowych?

Odpowiedź:

Zgodnie z definicją określoną w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp przez zamówienia publiczne należy rozumieć umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

Zgodnie z treścią art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 8 lipca 2010 r. o szczególnych zasadach przygotowania do realizacji inwestycji w zakresie budowli przeciwpowodziowych z tytułu przeniesienia na rzecz Skarbu Państwa albo jednostki samorządu terytorialnego własności nieruchomości, o których mowa w art. 9 pkt 5 lit. a ww. ustawy, właścicielowi albo użytkownikowi wieczystemu tej nieruchomości przysługuje odszkodowanie, w wysokości uzgodnionej między inwestorem, a dotychczasowym właścicielem, użytkownikiem wieczystym lub osobą, której przysługuje ograniczone prawo rzeczowe do nieruchomości, od odpowiednio Skarbu Państwa albo jednostki samorządu terytorialnego. Uzgodnienia dokonuje się w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

Zasady przeprowadzania uzgodnień co do wysokości odszkodowania za nieruchomość nie odpowiadają określonym w ustawie Pzp zasadom nabycia świadczeń przez zamawiającego za cenę oferowaną przez wykonawcę. Wysokość odszkodowań ustalana w drodze uzgodnień jest w szczególności uzależniona od szeregu uregulowań ustawowych i nie podlega dowolnemu (rynkowemu) kształtowaniu.

W związku z powyższym należy wskazać, że sam fakt uzgodnienia między inwestorem a dotychczasowym właścicielem wysokości odszkodowania za nieruchomość nie oznacza zawarcia umowy, o której mowa w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp. Tym samym nie ma obowiązku wykazywania w rocznym sprawozdaniu informacji o zawartych uzgodnieniach dotyczących wysokości odszkodowania za nieruchomość.

VI. Umowa zawarta na okres dłuższy niż 12 miesięcy.

Pytanie:

Czy umowę w sprawie zamówienia publicznego zawartą na okres dłuższy niż 12 miesięcy należy uwzględnić jedynie w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach za rok, w którym umowa została zawarta, czy także w rocznych sprawozdaniach przekazywanych za lata następne?

Odpowiedź:

W świetle definicji zamówienia publicznego, zawartej w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp, pod pojęciem "udzielenie zamówienia" należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. A zatem, dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Inne czynności dokonane w postępowaniu o udzielenie zamówienia niż zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego, jak np. czynność wyboru oferty najkorzystniejszej, nie mają znaczenia dla ustalenia obowiązku sprawozdawczego za dany rok.

W związku z powyższym w przypadku zawarcia umowy na okres powyżej 12 miesięcy zamawiający jest zobowiązany do wykazania jej w sprawozdaniu za rok, w którym udzielono zamówienia, podając jej wartość za cały okres obowiązywania umowy.

* Uwaga! W przypadku tabeli VI obowiązują szczegółowe zasady jej wypełniania, opisane w opinii prawnej "Zasady sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach".

VII. Kody CPV a przekazanie informacji o zamówieniach o wartości poniżej kwoty 14 tys. euro.

Pytanie:

Czy na potrzeby sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach zamówienia udzielone z wyłączeniem stosowania procedur określonych przepisami ustawy Pzp o wartości poniżej kwoty 14 tys. euro należy "grupować" według kodów CPV?

Odpowiedź:

W przypadku zamówień udzielonych z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 ust. 8 ustawy Pzp, tj. 14 tys. euro, w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach podaje się jedynie łączną wartość udzielonych przez danego zamawiającego zamówień, bez podatku od towarów i usług. W związku z tym należy stwierdzić, iż w celu przekazania w rocznym sprawozdaniu informacji o zamówieniach o wartości poniżej kwoty 14 tys. euro, zamawiający nie posługują się kodami CPV.