W sprawie archiwizowania przez organy nadzoru budowlanego dokumentacji otrzymywanej od organów administracji architektoniczno-budowlanej

W związku z pojawiającymi się wątpliwościami dotyczącymi okresu przechowywania dokumentów przekazywanych organom nadzoru budowlanego na podstawie art. 82b ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (Dz. U. z 2013 r. poz. 1409 z późn. zm.), zwłaszcza projektów budowlanych, oraz konieczności archiwizowania tej dokumentacji, poniżej przedstawiamy wyjaśnienia Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.

W przypadku archiwizowania dokumentacji przez powiatowych inspektorów nadzoru budowlanego aktualna pozostaje Przykładowa klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji powiatowych inspektorów nadzoru budowlanego w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt, zamieszczona na stronie internetowej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Jak wyjaśniła Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych "do kategorii B10 kwalifikowana jest dokumentacja zatwierdzonych projektów budowlanych przekazywanych do powiatowych inspektorów nadzoru budowlanego przez organy architektoniczno-budowlane, przy czym w sytuacji, gdy powstały teczki zbiorcze dla obiektów ustalona została kategoria BE10".

Natomiast kwestia kwalifikacji omawianej dokumentacji w wojewódzkich inspektoratach nadzoru budowlanego nie znajduje odzwierciedlenia w jednolitym rzeczowym wykazie akt organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy, stanowiącym załącznik nr 5 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.). W związku z powyższym zdaniem Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych "wartość omawianej dokumentacji w wojewódzkich inspektoratach nadzoru budowlanego zależy od tego, czy omawiana dokumentacja jest tylko przyjmowana do wiadomości przez wojewódzkich inspektorów nadzoru budowlanego, czy może dołączana do spraw prowadzonych przez ten organ nadzoru budowlanego. W pierwszym przypadku zasadnym byłoby kwalifikowanie omawianej dokumentacji do kategorii B, podobnie jak w przypadku powiatowych inspektoratów nadzoru budowlanego, natomiast w drugim przypadku kwalifikacja omawianej dokumentacji powinna uzyskać kategorię archiwalną tożsamą z kategorią archiwalną prowadzonej sprawy, do której dokumentacja została włączona. Rozstrzygnięcie uzależnione jest więc od oceny powyższej dokumentacji w samych wojewódzkich inspektoratach nadzoru budowlanego".