USpbIA/1/415-38/209a/44/05/BB - Zmiana nazwy spółki jawnej, a możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, wydatków wynikających z faktur wystawionych na spółkę pod poprzednią nazwą.

Pytanie podatnika

Czy spółka jawna z nową nazwą może bez wystawiania not korygujących zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów faktury dotyczące zakupu towarów i usług wystawione na starą nazwę spółki?

STAN FAKTYCZNY

Prawomocnym wyrokiem sądu z dnia 22 marca 2005 r. wyłączony został z działalności jeden wspólnik p........, w związku z czym spółka zmieniła nazwę. Poprzednia nazwa brzmiała..... Obecna zaś nazwa spółki brzmi:..... Wpisu do KRS dokonano 29 kwietnia 2005 r., natomiast postanowienie z KRS otrzymano 10 maja 2005 r. Do dnia 10 maja 2005 r. faktury dotyczące zakupu towarów i usług wystawiane były na starą nazwę spółki. Spółka jawna w 2005 r. prowadzi księgi rachunkowe.

W tym stanie faktycznym zostało postawione następujące pytanie: czy spółka z nową nazwą może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów bez wystawiania not korygujących faktury dotyczące zakupu towarów i usług wystawione od dnia 23 marca 2005 r. do dnia otrzymania postanowienia z KRS (tj. 10 maja 2005 r.) na starą nazwę spółki.

STANOWISKO PODATNIKA

"Faktury dotyczące zakupu towarów i usług od dnia 23 marzec 2005 r. do dnia 10 maj 2005 r. Spółka z nową nazwą po wyłączeniu jednego wspólnika może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu."

OCENA PRAWNA STANOWISKA PYTAJĄCEGO Z PRZYTOCZENIEM PRZEPISÓW PRAWA

Jak wynika z ustawy z dnia 15 września 2000 r.. Kodeks spółek handlowych (Dz. U. Nr 94, poz. 1037 z późn. zm.) spółką jawną jest spółka osobowa, która prowadzi przedsiębiorstwo pod własną firmą, a nie jest inną spółką handlową. Umowa spółki powinna być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności i powinna zawierać:

1) firmę i siedzibę spółki,

2) określenie wkładów wnoszonych przez każdego wspólnika i ich wartość,

3) przedmiot działalności spółki,

4) czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

Art. 25¹ § 1 Kodeksu spółek handlowych w sposób wyraźny określa zasadę, zgodnie z którą spółka jawna powstaje z chwilą wpisu do rejestru. Jak więc wynika z tego przepisu wpis spółki jawnej do Krajowego Rejestru Sądowego ma charakter konstytutywny, tworzący spółkę.

Zgodnie z art. 26 § 1 Kodeksu spółek handlowych zgłoszenie spółki jawnej do sądu rejestrowego powinno zawierać:

1) firmę, siedzibę i adres spółki,

2) nazwiska i imiona albo firmy (nazwy) wspólników oraz adresy wspólników albo ich adresy do doręczeń,

3) nazwiska i imiona osób, które są uprawnione do reprezentowania spółki, i sposób reprezentacji.

Wszelkie zmiany danych wymienionych w § 1 powinny zostać zgłoszone sądowi rejestrowemu (art. 26 § 2 K.s.h.).

Jeżeli zgłoszona zmiana ma charakter zmiany umowy spółki (a tak jest w przypadku zmiany firmy spółki jawnej) wówczas wpis zmieniający firmę spółki ma charakter wpisu konstytutywnego.

Na mocy art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (tekst jedn.: Dz. U. z 2001 r. Nr 17, poz. 209 z późn. zm.) wpis do Rejestru polega na wprowadzeniu do systemu informatycznego danych zawartych w postanowieniu sądu rejestrowego niezwłocznie po jego wydaniu. Wpis jest dokonany z chwilą zamieszczenia danych w Rejestrze.

Zgodnie z art. 7 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym do postępowania przed sądami rejestrowymi stosuje się przepisy Kodeksu postępowania cywilnego o postępowaniu nieprocesowym, chyba że ustawa stanowi inaczej.

Art. 694⁵. § 1 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 1964 r. Nr 43, poz. 296 z późn. zm.) stanowi, że wpis do Krajowego Rejestru Sądowego następuje na podstawie postanowienia.

Postanowienia co do istoty sprawy są skuteczne i wykonalne z chwilą ich wydania, z wyjątkiem postanowień dotyczących wykreślenia podmiotu z Krajowego Rejestru Sądowego (§ 2 cytowanego art. 694⁵).

Dokonanie wpisu zmiany firmy spółki jawnej jest skuteczne i wykonalne z chwilą jego wydania.

Reasumując: w przedstawionym stanie faktycznym należy przyjąć, że faktyczna zmiana firmy spółki jawnej nastąpiła w dniu 29 kwietnia 2005 r.

Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Możliwość zaliczenia wydatku do podatkowej kategorii kosztów uzyskania przychodów istnieje wówczas, gdy spełnione są łącznie następujące warunki, tj. wydatek:

- pozostaje w związku przyczynowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i jest poniesiony w celu osiągnięcia przychodu,

- nie znajduje się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy,

- został właściwie udokumentowany.

Zatem, wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami. Są nimi koszty bezpośrednio jak i pośrednio związane z uzyskiwanym przychodem oraz koszty dotyczące całokształtu działalności podatnika, czyli związane z funkcjonowaniem firmy. Podatnik ma zatem możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich kosztów, pod warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

Istotnym zagadnieniem dla celów podatkowych jest prawidłowe dokumentowanie kosztów uzyskania przychodów.

Art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zobowiązuje osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zwanej dalej "księgą", z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo ksiąg rachunkowych, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Tym odrębnym przepisem w odniesieniu do ksiąg rachunkowych jest ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.). Przepis art. 20 tejże ustawy określa, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.

Dowód księgowy powinien spełniać wymogi określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, tj. zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną takżę w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych - art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, (...).

Natomiast art. 22 ust. 2 ustawy o rachunkowości stanowi, że błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej.

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 97, poz. 971 z późn. zm.) w rozdziale 4 określił wymogi stawiane fakturom.

W § 12 ust. 1 pkt 1-12 ww. rozporządzenia zostały wymienione dane, które faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna co najmniej zawierać. I tak w pkt 1 i 2 powołanego paragrafu wymieniono:

1) imiona i nazwiska lub nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;

2) numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11.

Stosownie zaś do zapisu § 21 ust. 1 cytowanego rozporządzenia nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi, z wyjątkiem pomyłek określonych w § 12 ust. 1 pkt 5-12, może wystawić fakturę nazwaną notą korygującą.

W związku z powyższym w przypadku pomyłki dotyczącej jakichkolwiek informacji wiążącej się z nabywcą, np. błędu w nazwie nabywcy istnieje możliwość skorygowania jej - poprzez wystawienie noty korygującej.

Jeżeli poniesiony wydatek spełnia wymogi ustanowione w cytowanym wyżej art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do tego aby zaliczyć go do kosztów uzyskania przychodów, wówczas nie można stwierdzić, że ze względu na błędy formalne dokumentu (tak jak w przedmiotowej sprawie) takiego kosztu nie będzie on stanowił.

W przedmiotowej sprawie koszty poniosła ta sama Spółka, która tylko i wyłącznie zmieniła nazwę. Dokumenty powinny być wystawione dla celów księgowych w sposób poprawny, nie oznacza to jednak, że inna nazwa tej spółki widniejąca na fakturach dyskredytuje ponoszone wydatki jako koszty uzyskania przychodu.

Należy wziąć pod uwagę również fakt, że o braku poprawności możemy mówić tylko w okresie od 29 kwietnia 2005 r. do 10 maja 2005 r.

W związku z powyższym stanowisko przedstawione w przedmiotowej sprawie jest prawidłowe.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym i wiąże organy podatkowe do czasu zmiany przepisów.