US36/1BP/423/Inf.29/GA/2004 - Możliwość uznania za dowód księgowy i zaliczenie w koszty uzyskania przychodów opłat parkingowych, zakupów prasy oraz podejmowania gości w restauracji w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych

Pisma urzędowe
Status:  Aktualne

Pismo z dnia 30 września 2004 r. Drugi Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście US36/1BP/423/Inf.29/GA/2004 Możliwość uznania za dowód księgowy i zaliczenie w koszty uzyskania przychodów opłat parkingowych, zakupów prasy oraz podejmowania gości w restauracji w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych

Pytanie podatnika

Czy w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych opłaty parkingowe, zakup prasy oraz podejmowanie gości w restauracji Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu dokumentując jedna z dwóch poniżej opisanych metod:

1. paragony opatrywane są stemplem firmowym nabywcy zawierającym jego nazwę oraz adres. Paragony kwalifikowane są do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych i opatrywane podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

2. na podstawie paragonów przygotowywane są dokumenty wewnętrzne zawierające informacje o sprzedawcy, nabywcy, przedmiocie, celu i wartości wydatku oraz podpis osoby, która dokonała operacji. Oryginalny paragon stanowi załącznik do dowodu wewnętrznego. Następnie dowody wewnętrzne przedstawiane są do akceptacji kierownika jednostki, a po jej uzyskaniu kwalifikowane są do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu ich księgowania i opatrywane podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Spółka obydwie wyżej opisane metody dokumentowania zakupu traktuje równorzędnie.

Na gruncie ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 52, poz. 654 ze zm.) zdarzeń gospodarczych nie domniemywa się, konieczne jest ich wykazanie. Wprowadzona w art. 9 ust. 1 ww. ustawy zasada szczegółowego dokumentowania zdarzeń gospodarczych, obliguje podatników do prowadzenia ewidencji rachunkowej, opartej na odpowiednich dokumentach źródłowych, w sposób zapewniający ustalenie wysokości dochodu, podstawy opodatkowania i należnego podatku. Podstawę obliczenia podatku mogą stanowić zatem tylko takie zdarzenia gospodarcze, które są potwierdzone prawidłowo sporządzonymi dokumentami, mogącymi stanowić podstawę wpisu do ksiąg rachunkowych, co oznacza, że podmiot kwalifikujący dane zdarzenie gospodarcze do kosztów uzyskania przychodów, winien wykazać wyjątkową staranność w jego dokumentowaniu. W postępowaniu podatkowym zasadniczą rolę odgrywają dowody z dokumentów. Ustalenie obowiązku podatkowego przekształcenie go w zobowiązanie wymaga w tym postępowaniu ścisłego unormowania czynności służących do odtworzenia zaistniałych zdarzeń i działań. Wyraża się to znacznym sformalizowaniem materiałów służących odtworzeniu przeszłości, niezbędnym do prawidłowego ustalenia zobowiązania podatkowego. Dlatego podatnicy mają obowiązek sporządzania i wydawania rachunków, które stwarzają możliwości do ustalenia rzeczywistego przebiegu zdarzeń i działań występujących u określonych podmiotów, istotnych z punktu widzenia prawa podatkowego.

Zgodnie z art. 87 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.) podatnicy prowadzący działalność gospodarczą obowiązani są na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi, który u podatników prowadzących działalność gospodarczą stanowi niewątpliwy dokument poniesienia wydatku, podlegający stosownemu wpisowi w ewidencji księgowej.

Spółka w zawartym w piśmie stanowisku powołuje się na art. 21 ust. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 ze zm.) który mówi, że w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności. Naczelnik... stwierdza, że nie istnieją przesłanki dla których Spółka nie występuje z żądaniem do usługodawcy o wystawienie rachunku. Bezzasadne jest zatem opracowywanie sposobami opisany powyżej przez Spółkę paragonów z kas fiskalnych kiedy istnieje prawna możliwość, a nawet wręcz obowiązek żądania wystawienia rachunku przez sprzedawców (usługodawców).

Informując o powyższym Naczelnik.... stwierdza, że zawarte w piśmie stanowisko Spółki polegające na przetwarzaniu paragonów z kas fiskalnych - nie jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, co znajduje także swoje uzasadnienie w art. 87 § 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.) stanowiącym, że Minister właściwy do spraw finansów publicznych, określi w drodze rozporządzenia, zakres informacji, które muszą być zawarte w rachunkach, uwzględniając w szczególności dane identyfikujące sprzedawcę i kupującego, wykonawcę i odbiorcę usług oraz oznaczenie wartości i rodzaju transakcji. Wymogi jakie powinien spełniać rachunek, stosownie do powyższej delegacji, określono w § 16 rozporządzenia Ministra Finansów z 24 grudnia 2002 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, dokonywania zaokrągleń oraz zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 240, poz. 2063) Zgodnie z tym przepisem, rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi powinien być wystawiony wraz z kopią i zawierać co najmniej:

- imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi,

- datę wystawienia i numer kolejny rachunku,

- odpowiednio wyraz "Oryginał" albo "Kopia",

- określenie rodzaju i ilości towarów lub usług oraz ich ceny jednostkowe,

- ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie,

- czytelny podpis wystawcy rachunku oraz odcisk pieczęci wystawcy rachunku, jeżeli się nią posługuje,

Jeżeli oryginał rachunku ulegnie zniszczeniu albo zaginie, jego wystawca na wniosek kupującego lub odbiorcy usługi ponownie wystawia rachunek zgodnie z danymi zawartymi w kopii tego rachunku. Wymogi te nie mają zastosowania do faktur wystawianych przez podatników podatku od towarów i usług, w stosunku do których przewidziano zdecydowanie bardziej rygorystyczne zasady ich wystawiania.

Opublikowano: http://sip.mf.gov.pl