US.I-1/A-415-9/05 - Dokumentowanie wydatków na zakup paliwa

Pytanie podatnika

Czy "karty tankowania" wystawione przez Włoskie Stacje Paliw mogą stanowić dowód księgowy będący podstawą dokumentowania w podatkowej księdze przychodów i rozchodów kosztów uzyskania przychodów?

W dniu 06.06.2005 r. do Naczelnika Urzędu Skarbowego w Bielsku Podlaskim wpłynął wniosek Pana (...) z prośbą o udzielenie interpretacji w zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego, tj. dokumentowania ponoszonych wydatków na zakup paliwa w następującej sytuacji:

Pan (...) jest przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie usług budowlanych w zakresie montażu, spawania konstrukcji metalowych, itp. Przychód z działalności gospodarczej uzyskuje z zagranicy. Od 1 kwietnia 2005 r. Pan (...) używa samochodu osobowego, który figuruje w ewidencji środków trwałych. Samochód używany jest do celów działalności gospodarczej, tj. dojazdy do pracy, przewóz narzędzi, dostawa mało gabarytowych materiałów, itp.

W związku z powyższym ponosi koszty związane z eksploatacją tego samochodu takie jak:

- zakup paliwa,

- zakup olejów,

- opłaty za przejazdy autostradą,

- drobne naprawy, itp.

Za wyżej ponoszone wydatki nie zawsze otrzymuje faktury. Są to pokwitowania, bilety, itp. W przypadku tankowania paliwa, Włoskie Stacje Paliw nie chcą wystawiać paragonów a stosują "karty tankowania". Taka karta jest ważna we wszystkich stacjach w całym kraju /Włochy/. W uzupełnieniu złożonego wniosku w dniu 21.06.2005 r. Pan (...) przedłożył kserokopię wypełnionej karty tankowania paliwa we Włoszech.

W związku z powyższym Pan (...) składa zapytanie polegające na tym, czy można takie dokumenty traktować jako dokumenty księgowe i na ich podstawie księgować wydatki w koszty.

Kierując się definicją kosztów uzyskania przychodu wynikającą z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych Pan (...) uważa, że w ten sposób udokumentowane wydatki mogą być zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodu.

§ 14 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.) odnosi się imiennie jedynie do zakupu paliwa i olejów dokumentowanych paragonami lub dowodami kasowymi.

Kierując się wykładnią aktu wyższego rzędu, tj. ustawą wnioskuje, że wyżej wymienione koszty będzie mógł zaliczać w ciężar przychodu, tworząc do każdego dokumentu zagranicznego wewnętrzny dowód, zgodnie z § 14 ust. 1 w/w rozporządzenia.

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Bielsku Podlaskim nie podziela stanowiska Pana (...) w wyżej przedstawionej sprawie.

Stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodu z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

W odniesieniu do kosztów uzyskania przychodu ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych podaje ich definicję ogólną (art. 22 ust. 1 w/w ustawy) oraz wyliczenie wydatków, które nie stanowią kosztów uzyskania - art. 23 ustawy. Aby można uznać jakiś wydatek za koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione dwie przesłanki:

- wydatek powinien być poniesiony w celu uzyskania przychodu,

- wydatek nie może znajdować się na liście zawartej w art. 23 ustawy, stanowiącej katalog wydatków i odpisów, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Łączne spełnienie tych dwóch przesłanek (pozytywnej i negatywnej) pozwala dany wydatek uznać za koszt uzyskania przychodów.

Zwrot "wszelkie koszty" wskazuje na wydatki o bardzo zróżnicowanej naturze. Mogą to być wydatki bezpośrednio jak również pośrednio związane z celem, jakim jest uzyskanie przychodu. Przyjąć więc należy, że kosztami uzyskania przychodu są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zagwarantowanie źródła przychodu. Należy jednakże zaznaczyć, że ciężar dowodu - co do wykazania, że poniesiony wydatek ma lub będzie miał wpływ na uzyskany przychód - spoczywa na podatniku. Jak wynika z powyższego, aby dany wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu winien wskazywać związek przyczynowo skutkowy z osiąganym przychodem i wynikać z konkretnej operacji gospodarczej udokumentowanej stosownym dokumentem.

Właściciel firmy ponoszący wydatki w związku z zakupem paliwa, olejów do samochodu osobowego, stanowiącego środek trwały, który jest używany do celów prowadzonej działalności gospodarczej, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszelkie faktycznie poniesione wydatki, o ile ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na osiągnięcie przychodu. Poniesione na ten cel wydatki muszą być w odpowiedni sposób udokumentowane.

Na mocy art. 24a w/w ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą, obowiązani do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, winni dokonywać w nich zapisów zgodnie z odrębnymi przepisami. W takim przypadku ma zastosowanie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Na podstawie unormowań w § 12 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.) podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi oprócz faktur VAT, dokumentów celnych, rachunków oraz faktur korygujących, odpowiadającym warunkom określonym w odrębnych przepisach, mogą być inne dowody wymienione w § 13 i 14 (dowody wewnętrzne), stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej, zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.

Zgodnie z § 14 ust. 1 w/w rozporządzenia na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzone tzw. dowody wewnętrzne, tj. dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków, określające przy zakupie: datę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Jednakże katalog sytuacji w których mogą być stosowane jest zamknięty, wymieniony w § 14 ust. 2 w/w rozporządzenia. Nie zawiera on możliwości sporządzania dowodu wewnętrznego dokumentującego poniesiony za granicą wydatek na zakup paliwa, olejów, drobnych napraw.

Stosownie do § 14 ust. 5 wyżej cytowanego rozporządzenia wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Paragony takie powinny być zaopatrzone w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon określać ilość, cenę jednostkową oraz wartość za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

Na podstawie w/w przepisów, tj. art. 24a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) oraz § 14 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 52, poz. 1475 ze zm.), stwierdzam, że dowód wewnętrzny sporządzony w oparciu o kartę tankowania nie może stanowić dowodu dokumentującego poniesiony wydatek zaliczany do kosztów uzyskania przychodu.