Pisma urzędowe
Status: Aktualne

Pismo
z dnia 24 sierpnia 2004 r.
Urząd Skarbowy Warszawa-Wawer
US.39/DF/410/178/2004
Polecenie przelewu jako dowód poniesienia wydatków

Pytanie podatnika

Czy kosztem uzyskania przychodów dla najemcy jest czynsz oraz wydatki dotyczące mediów jeśli dowodem poniesienia wydatków są dowody zapłaty.

Działając na podstawie art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.) w odpowiedzi na pismo z dnia 07.07.2004 r. /uzupełnione 30.07.2004 r./ Naczelnik Urzędu Skarbowego Warszawa-Wawer informuje:

- według przedstawionego stanu faktycznego Spółka zawarła umowę najmu nieruchomości /działka wraz z budynkiem biurowym/. Zgodnie z postanowieniami umowy najemca zobowiązany jest do uiszczania na rzecz wynajmujące miesięcznego czynszu a ponadto najemca będzie pokrywał koszty mediów według faktur wystawianych przez przedsiębiorstwa: S. S.A., Zakłady W., T. S.A. Wynajmujący nie prowadzi działalności gospodarczej, nie jest podatnikiem VAT, nie jest zobowiązany do wystawiania faktur VAT i nie będzie wystawiał rachunków. Podatnik pyta czy kosztem uzyskania przychodów dla najemcy jest czynsz oraz wydatki dotyczące mediów jeśli dowodem poniesienia wydatków są dowody zapłaty.

W ustawie z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176, ze zm.) w art. 10 w ust. 1, zostały wyszczególnione rodzaje źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu tym podatkiem. Wśród nich w pkt 6 został wymieniony najem, podnajem, dzierżawa, poddzierżawa oraz inne umowy o podobnym charakterze, w tym również dzierżawa, poddzierżawa działów specjalnych produkcji rolnej oraz gospodarstwa rolnego lub jego składników na cele nierolnicze albo na prowadzenie działów specjalnych produkcji rolnej, z wyjątkiem składników majątku związanych z działalnością gospodarczą.

Przychodem w myśl art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w zakresie ustalania przychodów z najmu odmienne uregulowanie zawierają tylko dla przypadku cesji wierzytelności z tytułu opłat wynikających z umowy najmu (art. 16a ustawy). Oznacza to, że określenia wysokości przychodu z najmu zaliczanego do źródła przychodów określonego w art. 10 ust. 1 pkt 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a więc najmu niestanowiącego pozarolniczej działalności gospodarczej, należy dokonywać w oparciu o postanowienia ww. art. 11 ustawy.

Podstawą generowania przychodów z tytułu najmu jest zawarcie pomiędzy stronami stosownej umowy. Strony umowy określają w niej wysokość czynszu. Czynsz ten stanowi przysporzenie majątkowe wynajmującego, a tym samym generuje przychód w rozumieniu podatkowym. Jednakże, aby powstał przychód po stronie wynajmującego muszą zaistnieć przesłanki określone w wyżej powołanym art. 11 ustawy, czyli czynsz musi zostać otrzymany lub postawiony do dyspozycji wynajmującego.

Składnikiem przychodu osiąganego z najmu przez wynajmującego nie będą natomiast ponoszone przez najemcę wydatki (opłaty) związane z przedmiotem najmu (opłaty za wodę, energię elektryczną gaz, rozmowy telefoniczne) jeżeli z umowy wynika, że najemca jest zobowiązany do ich ponoszenia. Opłaty te nie mieszczą się w pojęciu "świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń", o których mowa w art. 11 ust. 1 ustawy, jak również nie powodują przysporzenia majątkowego po stronie wynajmującego.

Aby najemca mógł zaliczyć czynsz, opłaty za wodę, energię i telefon do kosztów uzyskania przychodów musi istnieć związek przyczynowo skutkowy pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiąganymi przychodami.

Pojęcie "koszty uzyskania przychodów" określa art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), który wprowadza generalną zasadę uznawania wydatków za koszty uzyskania przychodów. Uznaje się za nie wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 23 ust. 1 tej ustawy. Należy zawsze ocenić związek wydatku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą oraz możliwością osiągnięcia przychodów. Gramatyczna wykładnia art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych prowadzi do wniosku, iż podatnik ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich wydatków, pod warunkiem, że mają bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że wydatki poniesione na wynajem budynków biurowych i placu na którym będzie dokonywana prezentacja samochodów używanych niewątpliwa ma związek z uzyskiwanymi przychodami ze sprzedaży tych samochodów.

Sprawę udokumentowania wydatków należy rozpatrywać w kontekście przepisów ustawy o rachunkowości, bowiem Spółka zobowiązana jest do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami określonymi w przepisach ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694). Przepisy art. 20-22 tej ustawy ustalają, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":

- zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,

- zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,

- wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

- zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

- korygujące poprzednie zapisy,

- zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,

- rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem zdarzeń gospodarczych

Według wyżej podanych kryteriów podziału dowodów księgowych, polecenie przelewu należy zaklasyfikować jako zewnętrzny dokument własny stanowiący podstawę ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych

Reasumując należy stwierdzić, że dowód zapłaty /polecenie przelewu/ na rzecz dostawców mediów oraz wynajmującego /zapłata za czynsz/ w powiązaniu z umową najmu nieruchomości z których wynika, iż ponoszącym wydatek jest podatnik stanowi podstawę do zaliczenia - stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - wydatków jako kosztów uzyskania przychodów.

Opublikowano: http://sip.mf.gov.pl