ULP-II/423-2/WK/05 - Sposób dokumentowania zakupu surowca

Pytanie podatnika

Czy można udokumentować zakupy surowca wewnętrznym dowodem zakupu?

Postanowienie

Na podstawie art. 14a § 1 i § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), po rozpatrzeniu wniosku z dnia 22.11.2005 r. (bez znaku) Spółki z o.o. o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych odnośnie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup wątroby z dorsza od członków załóg kutrów udokumentowanych wewnętrznym dowodem zakupu, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Lęborku nie podziela stanowiska przedstawionego w tym wniosku w odniesieniu do przedstawionego stanu faktycznego.

Uzasadnienie

Dnia 22 listopada 2005 r. do tutejszego organu podatkowego wpłynął wniosek Spółki z o.o., uzupełniony w dniach 06.12.2005 r. oraz 19.12.2005 r., z prośbą o udzielenie pisemnej interpretacji w zakresie podatku dochodowego od osób prawych.

Spółka z o.o. zajmuje się głównie przerobem ryb morskich i podrobów z ryb morskich, w szczególności wątroby z dorsza, która po przetworzeniu w konserwy jest przedmiotem oferty sprzedaży. Spółka jest wpisana do rejestru przedsiębiorców skupujących produkty rybołówstwa morskiego. Skup wątroby dorszowej w okresie połowowym następuje bezpośrednio z kutra ze względu na zachowanie świeżości surowca. Skupu świeżej wątroby dokonują pracownicy Spółki w całym pasie nadmorskim. Pracownicy dokonują zakupu świeżej wątroby nie tylko od dużych dostawców, ale również od małych dostawców z łodzi rybackich. Zwyczajowo podroby rybne, które uzyskiwane są podczas czyszczenia ryb przez załogę kutra czy łodzi rybackiej należą do załogi. Jeżeli są to "nieduże" ilości stanowią one tzw. "part" załogi i są przez nią zbywane. Właściciel kutra nie jest zainteresowany sprzedażą podrobów z ryb, gdyż nie są one jego "własnością", natomiast Spółka jest zainteresowana zakupem tych surowców. Przykładowo: we wrześniu Spółka zakupiła od załóg ok. 1700 kg wątroby na 38060 kg ogółem, w październiku 7597 kg od załóg na 49500 kg ogółem, w listopadzie 7125 kg od załóg na 52300 kg ogółem. Jednorazowy zakup surowca od jednego dostawcy nie przekracza w zasadzie kilkudziesięciu kilogramów. Transakcje zakupu od członków załóg, dokumentowane są "wewnętrznym dowodem zakupu", a surowiec odwożony jest do magazynu przetwórni, gdzie magazynier przyjmuje surowiec na dowód PZ i następnie przekazuje go do produkcji. Za surowiec pracownicy Spółki płacą gotówką, z której rozliczają się w kasie.

Załączony do wniosku przykładowy dokument wewnętrzny stosowany przy zakupie świeżej wątroby z dorsza bezpośrednio przez pracowników Spółki od załóg łodzi i kutrów zawiera następujące elementy:

- określenie tylko jednej ze stron transakcji tj. kupującego,

- data i miejsce wystawienia,

- kolejny numer,

- ilość surowca i jego wartość,

- podpis wystawcy oraz osoby zatwierdzającej.

W przedstawionym stanie faktycznym Spółka zapytuje czy prawidłowe jest jej postępowanie przy zakupie wątroby z dorsza z punku widzenia zaliczenia ponoszonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Podatnik stoi na stanowisku, że sposób dokumentowania zakupionych nieprzetworzonych surowców do produkcji, w tym przypadku w postaci surowej wątroby z dorsza, jest dopuszczalny przez organy podatkowe. Zakupy nieprzetworzonych surowców i produktów rolnych od osób fizycznych oraz rolników indywidualnych prawidłowo przyjęte na stan magazynowy, a następnie wydane do produkcji, przetworzone i sprzedane są zdaniem Spółki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. Nr 54, poz. 654 z ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. W myśl art. 9 ust. 1 cytowanej ustawy, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Odrębnymi przepisami, do których odnosi się wskazana regulacja prawna jest ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). Stosownie do art. 20 ust. 2-4 ustawy o rachunkowości podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":

- zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,

zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,

- wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Podstawą zapisu mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

- zbiorcze - służące do dokonywania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

- korygujące poprzednie zapisy,

- zastępcze - wystawiane do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,

- rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Artykuł 21 ust. 1, 1a i 2 ustawy o rachunkowości stanowi natomiast, iż dowód księgowy powinien zawierać:

- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w pkt 5 i 6 jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.

W przedstawionym stanie faktycznym i prawnym, należy stwierdzić, iż dokumentowanie zakupu surowca - wątroby dorszowej "wewnętrznym dowodem zakupu" jest nieprawidłowe, gdyż zgodnie z art. 20 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości, dowody wewnętrzne dotyczą jedynie operacji wewnątrz jednostki. Ponadto przedłożona w niniejszej sprawie kopia stosowanego przez Państwa dowodu wewnętrznego wskazuje, iż dokument ten nie zawiera wszystkich informacji, których wymaga art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości tj. brak danych drugiej strony transakcji, brak wystarczającego opisu operacji (dokument nie określa charakteru przeprowadzonej operacji) oraz brak podpisu osoby, której wydano lub, od której przyjęto składniki aktywów.

W niniejszej sprawie dowodem księgowym dokumentującym zakup surowca może być umowa kupna - sprzedaży pod warunkiem, iż zawierać będzie wszystkie w/w elementy dowodu księgowego określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Tutejszy organ podatkowy nie podziela zatem stanowiska Spółki wyrażonego we wniosku, iż prawidłowe jest Państwa postępowanie w zakresie dokumentowania zakupu wątroby z dorsza od członków załóg łodzi i kutrów wewnętrznymi dowodami zakupu i na ich podstawie zaliczanie poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Niniejsze postanowienie odnosi się wyłącznie do stanu faktycznego przedstawionego we wniosku i stanu prawnego obowiązującego w 2006 r.