Udostępnienie przez zamawiającego informacji związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na gruncie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych

Należy wskazać, że zasadę jawności wprowadza art. 8 ust. 1 ustawy Pzp, stanowiąc, iż postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne. Zamawiający - stosownie do art. 8 ust. 2 Pzp - może ograniczyć dostęp do informacji związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia tylko w przypadkach określonych w ustawie. Szczególne znaczenie w kontekście zasady jawności ma art. 96 ust. 3 oraz ust. 5 ustawy Pzp wskazujący, iż protokół wraz z załącznikami jest jawny, przy czym sposób oraz formę udostępniania zainteresowanym protokołu wraz z załącznikami, konstytuują przepisy wykonawcze do ustawy, tj. aktualnie obowiązujące rozporządzenie w sprawie protokołu. Zgodnie z treścią art. 96 ust. 2 ustawy Pzp oferty, opinie biegłych, oświadczenia, informacja z zebrania, o którym mowa w art. 38 ust. 3, zawiadomienia, wnioski, inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców oraz umowa w sprawie zamówienia publicznego stanowią załączniki do protokołu. W świetle treści § 1 ust. 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 223, poz. 1458), protokół wraz z załącznikami może zostać udostępniony wszystkim zainteresowanym, bez konieczności uprawdopodobniania interesu prawnego lub faktycznego. Przy czym, przepis art. 96 ust. 3 ustawy Pzp uzależnia dostępność poszczególnych dokumentów, od etapu postępowania. Zatem załączniki do protokołu udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania, z tym że oferty udostępnia się od chwili ich otwarcia, oferty wstępne od dnia zaproszenia do składania ofert, a wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu od dnia poinformowania o wynikach oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu.

Jednocześnie, podmiot składający wniosek o udostępnienie protokołu wraz załącznikami musi mieć na uwadze postanowienie art. 8 ust. 3 ustawy Pzp, który stanowi, że nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane oraz wykazał, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Przy czym powołany przepis wskazuje, iż wykonawca nie może zastrzec danych, o których mowa w art. 86 ust. 4 ustawy Pzp, dotyczących nazwy (firmy) i adresu, a także informacji odnoszących się do ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofercie.

Zasady udostępniania przez zamawiającego protokołu lub załącznika do protokołu określa § 5 ww. rozporządzenia. Udostępnienie protokołu lub załączników do protokołu następuje na wniosek zainteresowanego podmiotu poprzez wgląd w miejscu wyznaczonym przez zamawiającego, przesłanie kopii pocztą, faksem lub drogą elektroniczną, zgodnie z wyborem wnioskodawcy wskazanym we wniosku. Bez zgody zamawiającego, wnioskodawca w trakcie wglądu do protokołu lub załączników, w miejscu wyznaczonym przez zamawiającego, nie może samodzielnie kopiować lub utrwalać za pomocą urządzeń lub środków technicznych służących do utrwalania obrazu treści złożonych ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Jeżeli przesłanie kopii protokołu lub załączników zgodnie z wyborem wnioskodawcy jest z przyczyn technicznych znacząco utrudnione, w szczególności z uwagi na ilość żądanych do przesłania dokumentów, zamawiający informuje o tym wnioskodawcę i wskazuje sposób, w jaki mogą być one udostępnione. Zamawiający udostępnia wnioskodawcy protokół lub załączniki niezwłocznie. W wyjątkowych przypadkach, w szczególności związanych z zapewnieniem sprawnego toku prac dotyczących badania i oceny ofert, zamawiający udostępnia oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu do wglądu lub przesyła ich kopie w terminie przez siebie wyznaczonym, nie później jednak niż w dniu przesłania informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty albo o unieważnieniu postępowania.

Natomiast, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, zamawiający przechowuje protokół wraz z załącznikami przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność.