U.S.I/415/4/55/2005 - Podstawa dokonywania wpisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów

Pytanie podatnika

Czy skup używanych podręczników od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej może być dokumentowany dowodami wewnętrznymi?

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Stalowej Woli, działając na podstawie art. 14a § 1 i § 4 ustawy z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) i § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.), po zapoznaniu się z treścią wniosku z dnia 17.09.2005 r. (data wpływu 20.09.2005 r.), postanawia uznać, że stanowisko przedstawione przez wnioskodawcę dotyczące dokumentowania skupu przez spółkę używanych podręczników od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej dowodami wewnętrznymi jest nieprawidłowe.

Pismem z dnia 17.09.2005 r. uzupełnionym w dniu 10.10.2005 r. s.c. "P." zwróciła się do tutejszego organu podatkowego o udzielenie interpretacji w zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego. Wnosząc powyższe zapytanie spółka przedstawiła stan faktyczny, z którego wynika, że prowadząc usługi w zakresie edukacji nosi się z zamiarem poszerzenia zakresu prowadzonej działalności o skup i sprzedaż używanych podręczników. Zdaniem spółki skup używanych podręczników od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej może być dokumentowany dowodami wewnętrznymi, sporządzonymi przez spółkę, zgodnie z § 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.).

W myśl § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.), podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

- faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub

- inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

- oznaczenie numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Według § 13 ww. rozporządzenia za dowody księgowe uważa się również:

- dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,

- noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,

- dowody przesunięć,

- dowody opłat pocztowych i bankowych,

- inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Na podstawie § 14 ust. 1 ww. rozporządzenia na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Zgodnie z § 14 pkt 2 ww. rozporządzenia, dowody wewnętrzne mogą dotyczyć min. wyłącznie:

- zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzetworzonych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym...,

- zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich ziół dziko rosnących leśnych...,

- wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika,

- zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych.

Z pkt 4 cyt przepisu wynika, że aby można było sporządzić na określony tam zakup dowód wewnętrzny muszą zachodzić następujące okoliczności:

- towar musi być odpadem poużytkowym,

- towar ten musi stanowić surowiec wtórny,

- towar nie może być metalem nieżelaznym, samochodem lub częścią składową samochodu.

Powyższy przepis uzależnia formę dokumentowania nabycia towaru od jego przeznaczenia w momencie nabycia, co oznacza że nabywca - aby podjąć decyzję o sposobie udokumentowania zakupu - musi znać już jego przeznaczenie.

Według "Słownika języka polskiego" PWN Warszawa z 1979 r.:

- odpad to część surowca, resztki pozostające, odpadające przy produkowaniu czegoś, często zużywane jako surowiec do produkcji ubocznej np. odpady blachy, drewna; odpady produkcyjne (użytkowe i poużytkowe),

- surowiec wtórny to odpad produkcyjny nadający się do dalszego przerobu; powstały w wyniku zmian, przekształceń czegoś, jako skutek, następstwo czegoś; powstały w późniejszym okresie; pochodny; otrzymywany po raz drugi.

Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 27.04.2001 r. o odpadach (Dz. U. Nr 62, poz. 628) odpady oznaczają każdą substancję lub przedmiot należący do jednej z kategorii określonych w załączniku nr 1 do ustawy, których posiadacz pozbywa się, zamierza pozbyć się lub do ich pozbycia się jest zobowiązany.

Jak wynika z przedstawionego stanu faktycznego, spółka prowadzi działalność w zakresie edukacji i zamierza rozszerzyć ją o skup i sprzedaż używanych podręczników (działalność handlową). Z przytoczonych powyżej definicji odpadu i surowca wtórnego wynika, iż używane podręczniki nie spełniają kryterium odpadu poużytkowego (nie można ich zaliczyć do żadnej z szesnastu kategorii odpadów wymienionych w załączniku nr 1 ww. ustawy o odpadach) ani surowca wtórnego, wobec czego nie zachodzą określone powyżej w punkcie 4 § 14 ust. 1 ww. rozporządzenia okoliczności do zastosowania udokumentowania ich zakupu dowodami wewnętrznymi.

Zacytowany powyżej § 14 ww. rozporządzenia nie przewiduje dokumentowania dowodami wewnętrznymi zakupu od ludności rzeczy używanych, przeznaczonych do dalszej odsprzedaży przez osoby prowadzące działalność gospodarczą. Zatem jako przywołany przez spółkę na potwierdzenie swojego stanowiska nie znajduje zastosowania w przedmiotowej sprawie. Jak wskazuje § 13 pkt 5 ww. rozporządzenia wymienione za dowód księgowy uważa się również dokumenty zawierające cyt. powyżej dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2, zatem podstawę zaksięgowania poniesionego wydatku będzie stanowiła umowa kupna - sprzedaży, jeśli spełniać będzie określone wymogi a nie dowód wewnętrzny, co sugeruje spółka. Uznać zatem należy, że przedstawione przez spółkę stanowisko w przedmiotowym zakresie jest błędne, w przypadku kiedy zakupione książki będą przeznaczone do dalszej odsprzedaży w innym charakterze niż surowiec wtórny.

Natomiast w przypadku przeznaczenia zakupionego towaru do recyklingu (sprzedaż firmie zajmującej się zbieraniem odpadów) zakup ich może - zgodnie z § 14 pkt 4 ww. rozporządzenia - być udokumentowany dowodem wewnętrznym.