TD/423-17/05 - Paragon fiskalny jako dokument potwierdzający poniesienie wydatku

Pytanie podatnika

Czy paragon fiskalny jest wystarczającym dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku, jeżeli z innych dokumentów wynika, iż wydatek był poniesiony w celu uzyskania przychodu?

Spółka świadczy usługi doradcze w zakresie zarządzania i prowadzenia działalności gospodarczej. Odbiorcami usług są jednostki samorządu terytorialnego oraz firmy mające siedzibę w kraju, jak też firmy zagraniczne. Ta specyfika działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością częstych wyjazdów pracowników. Podróże służbowe pracownicy odbywają korzystając z samochodów osobowych będących w posiadaniu Spółki oraz z publicznych środków komunikacji. Delegowani pracownicy korzystają także z usług świadczonych przez taksówkarzy, którzy wystawiają paragony fiskalne.

W związku z powyższym Podatnik zwrócił się z zapytaniem, czy paragon fiskalny jest wystarczającym dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku, jeżeli z innych dokumentów wynika, iż wydatek był poniesiony w celu uzyskania przychodu?

Wnioskodawca stwierdził, iż paragon fiskalny za usługi przewozu osób stanowi dowód poniesienia wydatku i jest podstawą do zaliczenia w koszty uzyskania przychodu.

Ustosunkowując się do stanowiska Podatnika, tutejszy organ podatkowy stwierdza co następuje:

Stosownie do przepisu art. 9 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (poniesionej straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Odrębnymi przepisami, o których mowa wyżej są przepisy określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). Zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisu w księgach rachunkowych, określone zostały w art. 20 i 21 ustawy o rachunkowości.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 ww. ustawy, każdy dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli jest to możliwe, określenie także w jednostkach naturalnych,

- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Z powyższych przepisów wynika, iż każdy dowód księgowy (w tym także zastępczy wystawiony zgodnie z art. 20 ust. 4 cytowanej ustawy) - musi zawierać co najmniej dane wyszczególnione w art. 21 ustawy o rachunkowości.

Jeżeli dowód księgowy nie odpowiada określonym warunkom i nie został uzupełniony o brakujące dane, tak aby ostatecznie spełniał wymogi określone w przepisach art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości, to wówczas tak udokumentowany wydatek nie może zostać uznany za prawidłowo udokumentowany.

Nie mniej przepisy ustawy o rachunkowości nie mogą zmieniać zasad zaliczania poniesionych wydatków do kosztów wynikających z ustawy podatkowej.

Zgodnie bowiem z przepisami art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Zatem za koszt uzyskania przychodu uznać można wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki, które związane są z prowadzoną działalnością gospodarczą i których celem jest osiąganie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodu, a które nie zostały wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy podatkowej.

Odnosząc się do stanu faktycznego w przedmiotowej sprawie, należy stwierdzić, iż dowód wystawiony za wykonanie usługi transportowej (przewóz osób), po uzupełnieniu o brakujące dane zawarte w art. 21 ustawy o rachunkowości, stanowić może podstawę kwalifikowania wydatku do kosztów uzyskania przychodu w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 15 ust. 1), pod warunkiem zaistnienia związku przyczynowo - skutkowego z uzyskanym przychodem. Ponadto wydatek ten winien znaleźć potwierdzenie w pozostałym posiadanym materiale dowodowym, na przykład dokumentującym podróże służbowe, ich cel i związek z funkcjonowaniem Podmiotu.

Przedmiotowa interpretacja co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów prawa podatkowego dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskującą i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia.