SPS-023-9169/09 - Zwrot kosztów podróży służbowej na podstawie uchwały siedmiu sędziów Sądu Najwyższego.

Pisma urzędowe
Status:  Nieoceniane

Pismo z dnia 19 czerwca 2009 r. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej SPS-023-9169/09 Zwrot kosztów podróży służbowej na podstawie uchwały siedmiu sędziów Sądu Najwyższego.

W odpowiedzi na wystąpienie Pana Marszałka z dnia 27 kwietnia 2009 r., znak: SPS-023-9169/09, dotyczące interpelacji posła Stanisława Steca w sprawie skutków uchwały 7 sędziów Sądu Najwyższego dotyczącej podróży służbowej pracowników uprzejmie wyjaśniam, co następuje, w oparciu o stanowisko prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i ministra finansów.

Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wymieniony przepis zawiera definicję podróży służbowej w zakresie nieuregulowanym przepisami szczególnymi.

Odbycie podróży służbowej (krajowej lub zagranicznej) uprawnia pracownika do diet, zwrotu kosztów: przejazdu, noclegu i innych uzasadnionych wydatków, w wysokości i na warunkach określonych przepisami rozporządzeń ministra pracy i polityki społecznej (w przypadku pracowników sfery budżetowej) lub postanowieniami układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania, umowy o pracę (w przypadku pracowników spoza sfery budżetowej).

Świadczenie pracy w miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub w stałym miejscu pracy pracownika nie jest podróżą służbową w rozumieniu powyższego przepisu, a tym samym nie rodzi obowiązku wypłacania przez pracodawcę na przykład diet.

Zajmując stanowisko wobec stosowania ww. przepisu, Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej wielokrotnie prezentowało pogląd, że ze względu na brak w przepisach Kodeksu pracy definicji "stałego miejsca pracy" można by przyjąć, że do jego określenia do celów stosowania art. 775 Kodeksu pracy powinno dojść w układach zbiorowych pracy, regulaminach wynagradzania bądź w umowach o pracę zawieranych z pracownikami.

Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 19 listopada 2008 r. sygn. akt II PZP 11/08 stwierdził, że "kierowca transportu międzynarodowego odbywający podróże w ramach wykonywania umówionej pracy i na określonym w umowie obszarze jako miejscu świadczenia pracy nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 § 1 k.p."

W ocenie Sądu Najwyższego pojęcie "zadanie służbowe" oznacza zadanie incydentalne w stosunku do pracy umówionej i wykonywanej zwykle w ramach stosunku pracy. Przepis art. 775 k.p. nie pozwala na ocenę, że pracownik stale jest w podróży służbowej. Nie jest podróżą służbową wykonywanie pracy (zadań) w różnych miejscowościach, gdy przedmiotem zobowiązania pracownika jest stałe wykonywanie pracy/zadań w tych miejscowościach.

W ocenie ministerstwa, wymieniona uchwała SN nie musi rodzić negatywnych konsekwencji na tle przepisów Kodeksu pracy, bowiem pracodawca będący przedsiębiorcą ma znaczną swobodę w ustalaniu warunków wynagradzania pracowników, jak i przyznawaniu świadczeń związanych z pracą stosownie m.in. do rodzaju wykonywanej pracy oraz w powiązaniu z sytuacją finansową i rodzajem działalności prowadzonej przez pracodawcę. Obowiązujące u danego pracodawcy przepisy wynagrodzeniowe (w tym układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania) mogą zatem regulować wysokość i warunki wypłacania pracownikom należności zarówno z tytułu podróży służbowych (na obszarze kraju i poza jego granicami), jak i z tytułu innych wyjazdów służbowych stanowiących wykonywanie umówionej pracy.

Wysokość i rodzaj (charakter) świadczeń, jakie przysługują lub są wypłacane pracownikom, ma znaczenie na gruncie odrębnych przepisów, w tym m.in. dotyczących składek na ubezpieczenia społeczne oraz przepisów podatkowych.

Zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyłączeniem:

-

zasiłków z ubezpieczeń społecznych oraz wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

-

przychodów określonych w § 2 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.

Niezależnie od uchwały Sądu Najwyższego ZUS dotychczas, przeprowadzając postępowanie wyjaśniające bądź kontrolne, badał, czy płatnik składek prawidłowo ustala podstawę wymiaru składek pracowników, wyłączając diety i inne należności z tytułu podróży służbowej, przy czym konieczne było sprawdzenie, czy pracownik przebywa w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 § 1 Kodeksu pracy.

Kwestie dotyczące zwolnienia od podatku dochodowego diet i ryczałtów wypłacanych pracownikom i osobom niebędącym pracownikami reguluje art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.). Stosownie do treści tego przepisu wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a)

podróży służbowej pracownika,

b)

podróży osoby niebędącej pracownikiem

-

do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Powołane powyżej zwolnienie przedmiotowe odnosi się do świadczeń otrzymanych w podróży służbowej. Jeżeli zatem wykonywanie przez pracownika pracy, która polega na stałym przemieszczaniu się na określonym obszarze, jest podróżą służbową w rozumieniu art. 775 § 1 Kodeksu pracy i pracownik może z tego tytułu otrzymywać diety, to świadczenia te będą korzystały ze zwolnienia w granicach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Charakter należności wypłaconych pracownikom ma wpływ na ewentualny obowiązek poboru zaliczki na podatek dochodowy przez pracodawcę będącego płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych. Jeżeli bowiem należności stanowią dietę z tytułu podróży służbowej pracownika, to stosownie do wyżej wymienionego przepisu ustawy zwolnione są od podatku dochodowego do wysokości określonej w tym przepisie. Pracodawca nie ma wówczas obowiązku poboru zaliczki na podatek dochodowy.

W sytuacji natomiast, w której należnościom wypłaconym pracownikom nie można przypisać charakteru diet z tytułu podróży służbowej, a tym samym nie podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy, pracodawca obowiązany jest do poboru zaliczki na podatek dochodowy.

Opublikowano: www.sejm.gov.pl