SPS-023-8845/09 - Odtworzanie zarobków z lat, za które nie można przedłożyć dokumentów o wysokości wynagrodzenia.

Odpowiadając na interpelację pani poseł Leny Dąbkowskiej-Cichockiej dotyczącą zasad dokumentowania zarobków stanowiących podstawę wymiaru emerytury lub renty, nadesłaną przy piśmie Pana Marszałka z dnia 30 marca 2009 r., znak: SPS-023-8845/09, uprzejmie informuję, co następuje.

Zasady przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracowników nie były w przeszłości regulowane przepisami emerytalno-rentowymi. Do końca 1990 r. zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej regulowały: ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 1983 r. Nr 38, poz. 173, z późn. zm.) oraz wydane na jej podstawie rozporządzenie ministra nauki, szkolnictwa wyższego i techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 1984 r. Nr 41, poz. 215).

Zakłady pracy zobowiązane ww. przepisami przechowywały dokumentację płacową pracowników przez okres 12 lat. Oznacza to, że nie miały one obowiązku przechowywania dokumentacji płacowej pracowników sprzed 1980 r. przez okres dłuższy niż 12 lat, a akt osobowych przez lat 50 od zwolnienia pracownika. Przepisy te nie obligowały zakładów pracy do likwidowania dokumentacji płacowej, a jedynie dopuszczały taką możliwość po upływie 12 lat od zakończenia pracy przez pracownika. Część zakładów pracy posiada dokumentację płacową pracowników nawet z okresu 50 lat.

Rozporządzenie ministra finansów z 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (Dz. U. Nr 10, poz. 35) przedłużyło okres przechowywania dokumentacji płacowej. Od l stycznia 1991 r. okres przechowywania dokumentacji płacowej, na podstawie której można ustalić podstawę wymiaru emerytury lub renty, jest uzależniony od okresów przewidzianych w przepisach emerytalno-rentowych określających zasady ustalania podstawy wymiaru świadczeń, które nie ustanawiają daty granicznej.

Archiwa państwowe na podstawie wyżej powołanego rozporządzenia nie wydają zezwolenia na zlikwidowanie dokumentacji płacowej zakładów pracy przed upływem 50-letniego okresu przechowywania. Dokumentem potwierdzającym wysokość wynagrodzeń w celu ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty jest zaświadczenie wystawione przez pracodawcę na druku według wzoru określonego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (druk Rp 7) lub legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca stosowne wpisy o wysokości osiąganego w tych okresach wynagrodzenia, która w przypadku załączenia jej do wniosku w oryginale stanowi samoistny środek dowodowy w postępowaniu o świadczenia emerytalno-rentowe.

Począwszy od 1959 r. legitymacja ubezpieczeniowa była podstawowym dowodem objęcia pracownika ubezpieczeniem społecznym. Wówczas, na podstawie przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 listopada 1959 r. w sprawie legitymacji ubezpieczeniowych (Dz. U. Nr 56, poz. 338), po raz pierwszy określono szczegółowo obowiązki zakładów pracy w zakresie wpisywania w tych legitymacjach informacji dotyczących danych o zatrudnieniu i wysokości osiąganych zarobków.

Każdy zatem pracownik we własnym zakresie powinien był dbać o to, aby pracodawca wywiązywał się z obowiązków corocznego wpisywania w legitymacji ubezpieczeniowej wysokości wynagrodzenia za poszczególne lata kalendarzowe, bowiem w razie trudności w uzyskaniu zaświadczenia z byłego zakładu pracy legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca poświadczone przez pracodawcę wpisy o zarobkach była i jest nadal często jedynym wiarygodnym dla organu rentowego dokumentem pozwalającym ustalić podstawę wymiaru świadczenia.

Należy podkreślić, że przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe (Dz. U. Nr 10, poz. 49, z późn. zm.) nadal określają rodzaje środków dowodowych, którymi osoby ubiegające się o emeryturę lub rentę mogą dokumentować okresy zatrudnienia i osiągane wynagrodzenie.

Ustalając podstawę wymiaru świadczeń, uwzględnia się wyłącznie prawidłowo i niepodważalnie udokumentowane wysokości dochodów osiąganych z pracy, nie ma natomiast miejsca na domniemanie co do wysokości wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia. Zaświadczenie o wysokości zarobków powinno być zatem wystawione przez pracodawcę (lub prawnego następcę pracodawcy) na podstawie dokumentacji płacowej. Jeżeli dokumentacja taka nie istnieje, dopuszczalne jest ustalenie wysokości wynagrodzenia na podstawie dokumentacji zastępczej, tj. akt osobowych pracownika (umowa o pracę, angaże, pisma o powołaniu, mianowaniu oraz inne pisma określające wynagrodzenie danej osoby), jednak pod warunkiem, że wysokość poszczególnych składników wynagrodzenia została w tych dokumentach określona kwotowo, a wykazane składniki podlegały składce na ubezpieczenie społeczne.

W przypadku gdy zakład pracy został zlikwidowany, istnieje możliwość ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty na podstawie poświadczonych przez archiwistę dokumentów płacowych zlikwidowanego zakładu, przechowywanych w archiwum.

Ponadto, zgodnie z art. 2 ustawy z dnia 4 kwietnia 2008 r. o zmianie ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. Nr 192, poz. 1180), jeżeli nie można ustalić podstawy wymiaru składek w okresie pozostawania w stosunku pracy wskazanym do ustalenia podstawy wymiaru emerytury i renty, za podstawę wymiaru składek przyjmuje się kwotę obowiązującego w tym okresie minimalnego wynagrodzenia pracowników, proporcjonalne do okresu podlegania ubezpieczeniu i wymiaru czasu pracy.

Pragnę zauważyć, że decyzja przyznająca emeryturę lub rentę, jest dokumentem finansowym rodzącym przez wiele lat poważne skutki finansowe dla budżetu państwa. Dlatego też wniosek poprzedzający tę decyzję musi być należycie udokumentowany i nie jest obecnie możliwe dalsze liberalizowanie zasad dokumentowania zarobków z lat ubiegłych stanowiących podstawę wymiaru emerytur i rent.

W świetle powyższego nie widzę możliwości przyjęcia postulatu pani poseł, aby przy prezesie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych powołać komisję rzeczoznawców, która ustalałaby domniemane zarobki ubezpieczonych w sytuacji braku możliwości ich udokumentowania.