SPS-023-6527/12 - Stanowisko MPiPS w sprawie świadectw pracy

Szanowna Pani Marszałek! W związku z interpelacją posła Stanisława Szweda, przekazaną przez Panią Marszałek przy piśmie z dnia 13 lipca 2012 r., znak: SPS-023-6527/12, w sprawie świadectw pracy pragnę poinformować, że nie są obecnie prowadzone prace nad nowelizacją przepisów dotyczących wydawania świadectwa pracy w zakresie, który zmieniałby zasady potwierdzania przez pracodawców okresów zatrudnienia, m.in. okresów zatrudnienia w warunkach szczególnych.

Należy bowiem wyjaśnić, że zmiana dotycząca treści świadectwa pracy (wzoru tego dokumentu) nie zmieni jego charakteru z dokumentu prywatnego na dokument urzędowy. Zgodnie bowiem z art. 244 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego moc dokumentu urzędowego mają wyłącznie dokumenty sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy władzy publicznej i inne organy państwowe w zakresie ich działania. Tylko dokumenty wydane przez wymienione organy stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo zaświadczone.

Z tego względu świadectwo pracy ani żaden inny dokument sporządzany przez pracodawcę (nawet jeżeli pracodawca jest organem władzy publicznej, ale nie działa w zakresie swoich ustawowych zadań, tylko występuje jako pracodawca wobec pracowników tego organu) nie ma mocy dokumentu urzędowego. Dokumentem prywatnym jest bowiem każde pismo będące dokumentem, o ile nie jest ono dokumentem urzędowym, co stwierdza wyrok Sądu Najwyższego z dnia 3 października 2000 r. (sygnatura akt: I CKN 804/98, LEX nr 50890).

Należy także podkreślić, że linia orzecznictwa, zgodnie z którą świadectwa pracy nie są dokumentami urzędowymi w rozumieniu art. 244 Kodeksu postępowania cywilnego, jest od dawna ugruntowana. W ten sposób wypowiedział się już Sąd Apelacyjny w Warszawie w dniu 25 listopada 1997 r. (sygnatura akt: III AUa 897/97, apel. W-wa 1998/1/4), a także Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 16 lipca 2009 r. (sygnatura akt II PK 1/09, LEX nr 533086), podkreślając, że świadectwo pracy nie tworzy praw podmiotowych, ani ich nie pozbawia, nie ma też cech wyłączności w zakresie dowodowym w postępowaniu o realizację tych praw oraz że świadectwa pracy traktuje się w postępowaniu sądowym jako dokumenty prywatne, które stanowią dowód tego, że osoba, która je podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie. Dokument taki podlega kontroli zarówno co do prawdziwości wskazanych w nim faktów, jak i do prawidłowości wskazanej podstawy prawnej.

W odniesieniu do drugiego i trzeciego pytania pana posła, pragnę przedstawić, że ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 z późn. zm.) zawiera rozdział 4b: Postępowanie z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji lub upadłości pracodawcy. W przepisach tego rozdziału przewidziane jest, że w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy - dla dokumentacji osobowej, oraz od dnia wytworzenia - dla dokumentacji płacowej. W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania dokumentację przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego. Przed wydaniem postanowienia w sprawie wyżej przedstawionego wniosku sąd zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby pracodawcy o jego stanie majątkowym.

Obowiązek wskazania podmiotu przejmującego dokumentację oraz zapewnienia środków na jej przechowywanie nie dotyczy pracodawców będących organami państwowymi, państwowymi jednostkami organizacyjnymi, organami jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych, gdyż dokumentacja taka jest przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne. Przedstawione regulacje wynikają z art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Ponadto zgodnie z art. 51z powołanej ustawy naczelny dyrektor Archiwów Państwowych może wydać decyzję nakazującą złożenie dokumentacji, która należała do pracodawcy wykreślonego z Krajowego Rejestru Sądowego lub z ewidencji działalności gospodarczej, na odpłatne przechowywanie we wskazanym archiwum państwowym, jeżeli istnieje zagrożenie jej zniszczenia, w szczególności na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich, a brak jest podstaw prawnych do jej przekazania innemu podmiotowi do dalszego przechowywania. Przed wydaniem decyzji naczelny dyrektor Archiwów Państwowych dokonuje oceny dokumentacji w miejscu, w którym się ona znajduje. W takim przypadku koszty przejęcia, zewidencjonowania, przechowania i konserwacji dokumentacji przez archiwa państwowe ponoszą solidarnie osoby zarządzające lub pełniące funkcje organu zarządzającego pracodawcy w dniu jego wykreślenia z Krajowego Rejestru Sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej.

Należy także zauważyć, że na podstawie informacji uzyskanych od marszałków województw i przedsiębiorców naczelny dyrektor archiwów państwowych prowadzi jawną ewidencję przechowawców akt osobowych i płacowych (o czym stanowi art. 51g ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach).

Jednocześnie pragnę podkreślić, że organem właściwym do interpretacji przepisów tej ustawy jest naczelny dyrektor archiwów państwowych.