SPS-023-395/08 - Przesyłanie dokumentów do ZUS drogą elektroniczną.

W związku z przekazaną przez Pana Marszałka przy piśmie z dnia 4 stycznia br., znak: SPS-023-395/08, interpelacją posła Waldemara Andzela w sprawie przesyłania dokumentów do ZUS drogą elektroniczną, pozwolę sobie przedstawić, co następuje w oparciu o opinię Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Zgodnie z art. 47 i 47a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z późn. zm.) obowiązek przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w formie dokumentu elektronicznego zależy od liczby osób, za które rozlicza składki płatnik składek.

Osoby prowadzące pozarolniczą działalność, opłacające składki wyłącznie za siebie lub osoby z nimi współpracujące, są zwolnione z obowiązku comiesięcznego składania dokumentów rozliczeniowych. Natomiast płatnicy składek rozliczający składki za nie więcej niż 5 osób dokumenty ubezpieczeniowe mogą przekazywać w formie papierowej także wówczas, gdy dokumenty te przekazywane są (na podstawie upoważnienia) przez podmioty świadczące usługi w tym zakresie, np. biura rachunkowe. Podmioty upoważnione mogą obsługiwać wielu płatników składek i przekazują wówczas dokumenty za dużo większą liczbę osób.

Powyższe oznacza, że zainteresowani mogą przekazywać zarówno dokumenty ubezpieczeniowe w formie elektronicznej jak i papierowej. Forma elektroniczna to nie tylko teletransmisja danych w formie dokumentu elektronicznego, ale również - po uprzednim uzyskaniu zgody dyrektora właściwego oddziału ZUS - na nośnikach elektronicznych (np. płytach CD). Formę papierową stanowią wypełnione formularze, określone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów, dostępne w każdej jednostce organizacyjnej ZUS, lub wydruki z aktualnej wersji programu "Płatnik".

Z analizy prawidłowości wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych wynika, że dokumenty przekazywane do ZUS w formie papierowej, mimo wstępnej wizualnej weryfikacji, zawierają szereg nieprawidłowości i niejednokrotnie wymagają przeprowadzenia kosztownego dla zakładu i uciążliwego dla płatnika składek postępowania wyjaśniającego. Ponadto przedstawiciele biur rachunkowych (lub innych podobnych podmiotów), przynosząc do ZUS dużą liczbę papierowych dokumentów, blokują stanowiska przyjmowania dokumentów w placówkach ZUS, wydłużając jednocześnie czas oczekiwania na obsługę pozostałym klientom ZUS.

W związku z powyższym prezes Zakładu Ubezpieczeń Społecznych uznał za właściwe przychylenie się do stanowiska przedstawionego w interpelacji w sprawie przesyłania dokumentów do ZUS drogą elektroniczną, szczególnie w odniesieniu do osób fizycznych lub prawnych upoważnionych przez płatników składek do przekazywania w ich imieniu dokumentów ubezpieczeniowych.

Według opinii ZUS rozwiązanie to nie pogorszy sytuacji ww. podmiotów. Oprogramowanie służące do przekazywania dokumentów opracowane przez ZUS jest bezpłatne i dostępne zarówno na stronach internetowych ZUS jak i na płytach CD w placówkach ZUS. Oprogramowanie jest przystosowane do pracy w kontekście wielu płatników składek i umożliwia jednoczesną wysyłkę dokumentów w formie elektronicznej za wielu płatników.

Dodatkowo użytkownicy programu są wspierani w prawidłowym wypełnieniu dokumentów poprzez dostęp do wyciągu z Centralnego Rejestru Ubezpieczonych oraz do komunikatów przekazywanych w potwierdzeniach odbioru dokumentów przez ZUS.

Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami, płatnicy składek mogą korzystać z dowolnego oprogramowania interfejsowego do przekazywania danych, którego zgodność z określonymi wymaganiami została potwierdzona przez zakład.

W przypadku płatników składek rozliczających składki za nie więcej niż 5 osób, którzy przekazują dokumenty bez pośrednictwa upoważnionych podmiotów (np. biur rachunkowych), Zakład Ubezpieczeń Społecznych rozważa uruchomienie usługi umożliwiającej przekazywanie dokumentów ubezpieczeniowych z wykorzystaniem formularzy interaktywnych udostępnianych za pośrednictwem stron internetowych.

Niezależnie od powyższego stanowiska ZUS należy jednak rozważyć, czy nakładanie obecnie obowiązku przekazywania do ZUS dokumentów w formie elektronicznej przez wszystkich bez wyjątku płatników byłoby trafne. Mogłoby to bowiem stanowić zbytnie obciążenie dla wielu płatników, szczególnie na słabo rozwiniętych terenach.

Wprowadzenie takiego rozwiązania będzie możliwe wraz z rozwojem społeczeństwa informatycznego.

Minister

Jolanta Fedak