SPS-023-19160/13 - Ewidencja sprzedaży za pomocą kas fiskalnych.

Z dniem 1 kwietnia 2013 r. weszło w życie rozporządzenie ministra finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. poz. 363). Zgodnie z § 8 ust. 1 pkt 6 tego rozporządzenia paragon fiskalny zawiera m.in. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację.

Sposób "jednoznacznego" identyfikowania towarów i usług jest ściśle związany z asortymentem towarów i usług, jakie podatnik oferuje. W tym kontekście należy wskazać, że w orzecznictwie na tle obowiązujących uprzednio rozporządzeń nie akceptowano prowadzenia ewidencji (i stosowania odpowiedniego nazewnictwa w tym zakresie), bazującego np. na grupach towarowych, w sposób niepozwalający na jednoznaczną identyfikację sprzedawanych towarów lub świadczonych usług (por. wyrok NSA z dnia 9 marca 2010 r., sygn. akt I FSK 63/09).

Sposób dokonywania jednoznacznej identyfikacji towaru lub usługi jest jednak w dużej mierze uzależniony od specyfiki prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej, przy czym należy pamiętać, iż w świetle § 5 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia ministra finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania (Dz. U. z 2008 r. Nr 212, poz. 1338 z późn. zm.) liczba znaków dla nazwy towarów w kasie musi być nie mniejsza niż 12 znaków i przepisy nie wykluczają stosowania skrótów (praktyka potwierdza, że podatnicy korzystają z tej możliwości).

Jednocześnie jednak, dokonując interpretacji § 8 ust. 1 pkt 6 ww. rozporządzenia z dnia 14 marca 2013 r., należy mieć na uwadze stosowne przepisy zawarte w rozdziale 5. Zgodnie z § 35 ww. rozporządzenia podatnicy użytkujący kasy, które zostały nabyte w okresie ważności:

- mogą je nadal stosować do prowadzenia ewidencji po upływie tego okresu, pod warunkiem że kasy te zapewniają prawidłowość rozliczeń podatnika.

Zgodnie natomiast z § 36 rozporządzenia z dnia 14 marca 2013 r. podatnicy użytkujący kasy, o których mowa w § 35 oraz art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 18 marca 2011 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy - Prawo o miarach (Dz. U. Nr 64, poz. 332), nieposiadające możliwości technicznych spełnienia wymagań określonych w rozdziale 2 (rozdział ten obejmuje m.in. § 8 tego rozporządzenia, czyli przepis stanowiący o "jednoznacznej identyfikacji") stosują te przepisy odpowiednio.

Dokonując zatem interpretacji § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia z dnia 14 marca 2013 r. stanowiącego o konieczności jednoznacznej identyfikacji towarów i usług, należy mieć na uwadze § 36 tego rozporządzenia, gdyż na mocy tego przepisu przepis o jednoznacznej identyfikacji towarów i usług podatnicy użytkujący kasy nieposiadające możliwości technicznych spełnienia wymagań w nim określonych stosują odpowiednio (tzn. stosują przepis § 8 ust. 1 pkt 6 z uwzględnieniem możliwości technicznych kasy).

W tym względzie należy zauważyć, że w praktyce podatnicy dysponują różnymi urządzeniami fiskalnymi, np. drukarkami fiskalnymi, jak też kasami rejestrującymi o nieskomplikowanej konstrukcji i o znacznie ograniczonych możliwościach technicznych. Tym samym bardzo często podatnicy prowadzący działalność gospodarczą na szerszą skalę (obejmujący w swojej ofercie dużą liczbę różnorodnych towarów i usług) wykorzystują do jej prowadzenia ww. drukarki fiskalne, z drugiej strony natomiast podatnicy prowadzący działalność gospodarczą na małą skalę (mający w swojej ofercie niedużą liczbę towarów i usług) wykorzystują stosunkowo proste kasy rejestrujące. W takich przypadkach nie powinno być problemów z jednoznaczną identyfikacją, a co za tym idzie - nie pojawi się konieczność "odpowiedniego" stosowania przepisu § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia z dnia 14 marca 2013 r.

W przypadku jednak podatników stosujących prostsze modele kas rejestrujących w niektórych rodzajach działalności (gdzie np. występuje duża gama oferowanych towarów, częste rotacje towarów itp.) konieczność "odpowiedniego" stosowania ww. przepisu § 8 ust. 1 pkt 6 (tekst jedn.: dostosowanego do możliwości) może się pojawić.

Przypadek taki może mieć miejsce np. w sytuacji, gdy asortyment towarów u danego podatnika jest większy niż liczba dostępnych pozycji w bazie towarowej kasy rejestrującej, którą podatnik wykorzystuje w prowadzonej działalności gospodarczej. W takiej sytuacji podatnik stosuje przepis dotyczący jednoznacznego identyfikowania towarów odpowiednio, co oznacza, że dostosowuje stosowane przez siebie nazewnictwo do liczby dostępnych pozycji w bazie towarowej kasy rejestrującej. Nie wystąpi jednak u niego w związku z nowymi przepisami konieczność wymiany kasy rejestrującej. Jest zatem zrozumiałe, że taki podatnik zapewni inny poziom szczegółowości nazwy towarów na paragonie niż podatnik prowadzący taką samą działalność, lecz stosujący do ewidencji system komputerowy np. wykorzystujący funkcje kodów kreskowych.

Odpowiednie dostosowanie nazwy towaru do specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej nie będzie powodowało konieczności wymiany kasy czy też konieczności zaopatrywania się w dodatkowe urządzenia służące do jednoznacznej identyfikacji towarów lub usług, co do zasady, cennik w danej firmie może stanowić bazę wyjściową do stosowania nazewnictwa w kasie rejestrującej.

Powyższe zasady mają zastosowanie również w przypadku wskazanych w interpelacji podatników prowadzących kwiaciarnie. Sposób dokonywania jednoznacznej identyfikacji jest zatem, jak wskazałem powyżej, w dużej mierze uzależniony od specyfiki prowadzonej przez podatnika działalności, w tym przypadku w zakresie szeroko pojętej sprzedaży kwiatów. Co więcej, stosowane nazwy będą zależały również od samej oferty danego podatnika (oferta może ograniczać się do sprzedaży bukietów lub pojedynczych kwiatów, a może również obejmować wspomnianą w interpelacji dekorację kościołów, samochodów itp.). Co istotne, przy określaniu nazwy towaru (usługi) można wykorzystywać nazewnictwo stosowane przy tworzeniu zasad odpłatności (cennika) przez konkretnego podatnika. Tym samym, jeżeli dany podatnik w swoim cenniku wyróżnia np. pozycję "bukiet ślubny" (w stosunku do innych bukietów), to określając nazwę dla potrzeb stosowania kasy rejestrującej, może on wykorzystać taką nazwę (ewentualnie ze stosownym rozszerzeniem, jeżeli w cenniku rozróżnia tego rodzaju bukiety). Zważywszy, że ewidencjonowaniu przy zastosowaniu kasy rejestrującej podlega dany towar (lub usługa), którym w przypadku sprzedaży kwiatów w kwiaciarni jest pewien produkt finalny (składający się, jak zostało to słusznie wskazane w interpelacji, z wielu komponentów), nie ma konieczności i uzasadnienia wyliczania wszystkich jego komponentów (elementów składowych).