SPS-023-16656/10 - Stanowisko MPiPS w sprawie art. 22 ustawy Kodeks pracy i ustawy o ochronie danych osobowych.

Odpowiadając na interpelację panów posłów Tadeusza Arkita i Witolda Kochana, przekazaną przy piśmie z dnia 30 czerwca 2010 r., znak: SPS-023-16656/10, w sprawie zmiany art. 22¹ Kodeksu pracy w kierunku umożliwiającym przetwarzanie przez pracodawców danych osobowych dotyczących karalności pracownika (kandydata do pracy), pragnę uprzejmie wyjaśnić, co następuje.

Kodeks pracy stanowi źródło powszechnie obowiązującego prawa pracy (w rozumieniu art. 87 Konstytucji RP), co oznacza, iż jego postanowienia dotyczą wszystkich podmiotów, których prawa i obowiązki są w nim uregulowane, a więc pracowników i pracodawców (art. 1 k.p.). Niemniej jednak specyficzna dla stosunków pracy złożoność powoduje, iż niektóre zagadnienia dotyczące tej dziedziny zostały uregulowane w przepisach odrębnych. Dotyczy to m.in. zwalniania pracowników z pracy z przyczyn ich niedotyczących czy zatrudniania pracowników tymczasowych. Podobnie różnorodność charakteru prac wykonywanych przez różne grupy zawodowe spowodowała, iż niektóre "kategorie" pracowników podlegają regulacjom szczególnym, a Kodeks pracy ma do nich zastosowanie tylko w takim zakresie, w jakim nie zawierają one unormowań odmiennych. Stanowi o tym wprost art. 5 Kodeksu pracy.

Mając na względzie powyższe, należy podkreślić, iż nie ma możliwości ani nawet zasadności prawnej, aby całokształt regulacji dotyczących stosunków pracy mógł być zawarty w Kodeksie pracy. Znajduje to także odpowiednie przełożenie w zakresie uregulowań kodeksowych dotyczących przetwarzania przez pracodawców danych dotyczących pracownika (kandydata). I tak, art. 22¹ Kodeksu pracy zawiera trzy grupy danych osobowych, których może żądać pracodawca. Pierwsza sformułowana jest w postaci zamkniętego katalogu i dotyczy kandydatów na pracowników (§ 1). Zakres danych osobowych objętych drugą grupą (§ 2) dotyczy pracowników i zależy od indywidualnych okoliczności leżących po ich stronie. Natomiast trzecia grupa, dotycząca zarówno pracowników jak i kandydatów, jest otwarta i obejmuje dane osobowe, co do których obowiązek ich podania wynika "z odrębnych przepisów" (§ 4), przy czym z uwagi na fakt, iż art. 51 Konstytucji RP stanowi, że nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby, przez pojęcie odrębnych przepisów należy rozumieć wyłącznie przepisy rangi ustawowej.

Powyższy artykuł wyznacza zatem minimalny i niezbędny zakres danych, których ujawnienia ma prawo żądać pracodawca. Umożliwiają one wpierw identyfikację i stwierdzenie przydatności kandydata na dane stanowisko pracy, a następnie właściwe wywiązywanie się z obowiązków nałożonych na pracodawcę względem pracownika. Natomiast uwzględniając specyfikę różnych branży, w których niezbędne jest pozyskanie przez pracodawców także innych, dodatkowych informacji o pracownikach (kandydatach), ustawodawca wprowadził art. 22¹ § 4 Kodeksu pracy. Zezwala on pracodawcy na żądanie podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 2, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Odnosząc powyższe do informacji dotyczących karalności kandydata (pracownika), należy zatem stwierdzić, iż wyłącznie wyraźny przepis rangi ustawowej, który obliguje osobę ubiegającą się o zatrudnienie do wykazania swojej niekaralności i dostarczenia w związku z tym stosownego dokumentu, może stanowić dla pracodawcy podstawę żądania takich danych. Przykładowo tego rodzaju regulacje prawne zostały zawarte w:

- ustawie z dnia 20 czerwca 1985 r. o prokuraturze (Dz. U. z 2008 r. Nr 7, poz. 39 z późn. zm.); zgodnie z art. 11 ust. 2 tej ustawy kandydat na stanowisko prokuratorskie przedstawia informację z Krajowego Rejestru Karnego dotyczącą jego osoby,

- ustawie z dnia 27 lipca 2001 r. - Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. Nr 98, poz. 1070, z późn. zm.); zgodnie z art. 57 § 1 tej ustawy zgłaszający swoją kandydaturę do objęcia stanowiska sędziego sądu powszechnego przedstawia informację z Krajowego Rejestru Karnego dotyczącą jego osoby,

- ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674); art. 10 ust. 8a tej ustawy zobowiązuje nauczyciela przed nawiązaniem stosunku pracy do przedstawienia dyrektorowi szkoły informacji z Krajowego Rejestru Karnego, iż nie był karany za przestępstwo popełnione umyślnie.

Należy jednak podkreślić, iż część przepisów ustawowych zawartych zarówno w pragmatykach służbowych, jak i w aktach prawnych regulujących warunki zatrudnienia różnych grup zawodowych zostało sformułowanych w taki sposób, iż uzależniają one możliwość zatrudnienia od spełnienia przez kandydata wymogu niekaralności. Tego typu unormowania znajdują się m.in. w:

- ustawie z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (Dz. U. z 2005 r. Nr 145, poz. 1221 z późn. zm.), która w art. 26 ust. 2 pkt 5, art. 27 ust. 2 pkt 1, art. 28 ust. 2 pkt 2 i art. 29 ust. 2 wymaga od licencjonowanego pracownika ochrony fizycznej pierwszego, drugiego i trzeciego stopnia, a także od licencjonowanego pracownika zabezpieczenia technicznego pierwszego, drugiego i trzeciego stopnia, aby nie był on skazany prawomocnym orzeczeniem za przestępstwo umyślne,

- ustawie z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2007 r. Nr 125, poz. 874 z późn. zm.), która uzależnia podjęcie i wykonywanie transportu drogowego od nieskazania prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo umyślne przeciwko bezpieczeństwu w komunikacji, mieniu, wiarygodności dokumentów lub środowisku,

- ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505, z późn. zm.), która w art. 4 pkt 3 stanowi, że w służbie cywilnej może być zatrudniona osoba, która nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe,

- ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2008 Nr 223, poz. 1458), która w art. 6 stwierdza, iż pracownikiem samorządowym może być osoba, która nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe.

Odmienność ww. regulacji polega na tym, iż pracodawca nie ma podstawy prawnej, aby od kandydata do pracy (pracownika) żądać takich informacji. W literaturze podkreślono, iż jeżeli pracodawcy przysługuje prawo żądania określonych danych na mocy odrębnych przepisów, to nie należy ich kwalifikować jako źródła obowiązków ciążących na kandydacie do pracy. Przeciwnie, powinny one być uznane za normy obligujące podmiot zatrudniający do zdobycia informacji z rejestru karnego (A. Drozd "Prawo podmiotu zatrudniającego do pozyskiwania informacji o kandydacie na pracownika"). W omawianych sytuacjach znajdzie zatem bezpośrednie zastosowanie art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (Dz. U. z 2008 r. Nr 50, poz. 292 z późn. zm.). Zgodnie z jego brzmieniem pracodawca ma prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zgromadzone zostały w rejestrze, w zakresie niezbędnym do zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

Warto także dodać, iż każdemu przysługuje prawo do uzyskania informacji, czy jego dane osobowe znajdują się w zbiorach danych zgromadzonych w ww. rejestrze. Osobie, której dane osobowe znajdują się w tych zbiorach, na jej wniosek, udostępnia się informacje o treści wszystkich zapisów dotyczących tej osoby (art. 7 ust. 1 ustawy). Z uwagi na fakt, iż przepis art. 22¹ Kodeksu pracy nie wyklucza dobrowolnego ujawnienia dodatkowych informacji przez kandydata do pracy, może on przedstawić informację o niekaralności pracodawcy z własnej inicjatywy, po uzyskaniu jej z rejestru (np. jeżeli, jego zdaniem, może to przyczynić się do pozytywnej oceny przez pracodawcę i w efekcie wyboru na dane stanowisko pracy).

Mając na względzie powyższe, należy uznać, iż zmiana art. 22¹ Kodeksu pracy, zmierzająca do umieszczenia w nim ogólnej normy (a więc dotyczącej wszystkich stosunków pracy), która uprawniałaby pracodawców do przetwarzania danych dotyczących karalności kandydata do pracy (pracownika), nie jest możliwa. Opisana złożoność w stosunkach pracy uniemożliwia także kazuistyczne wyszczególnienie w omawianym artykule przypadków, w których pracodawca miałby prawo pozyskiwać takie dane.

Dodatkowo warto pamiętać, iż informacje dotyczące skazań, orzeczeń o ukaraniu, a także mandatów karnych należą do tzw. sensytywnych danych osobowych, podlegających wzmożonej ochronie na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (art. 27 ust. 1). Ich przetwarzanie co do zasady jest zabronione i może mieć miejsce tylko w ściśle określonych prawem okolicznościach. Poza tym trzeba dodać, iż art. 22¹ Kodeksu pracy pełni funkcję ochronną w stosunku do pracownika i ma na celu zapobieganie nadużywaniu tego prawa przez pracodawców (np. poprzez odmowę przyjęcia do pracy lub niekorzystne ukształtowanie sytuacji pracownika na skutek pozyskania innych niż wymienione w ww. artykule danych).

Reasumując, pragnę podkreślić, iż nie kwestionuję zasadności postulatu, zgodnie z którym pracodawcy działający w szczególnie wrażliwych sektorach (np. na rynkach finansowych) mogliby uzyskać prawo do żądania od kandydata danych o jego karalności. Niemniej jednak tego rodzaju regulacja powinna zostać rozpatrzona z należytą rozwagą i nie może mieć miejsca w Kodeksie pracy. Należałoby więc zastanowić się nad ewentualną zmianą art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym bądź zamieszczeniem odrębnej regulacji w ustawie, normującej konkretną branżę.