SPS-023-10598/09 - Stanowisko MPiPS w sprawie regulacji prawnych dotyczących wydawania świadectw pracy oraz zaświadczeń o zarobkach dla byłych pracowników zakładów pracy, które uległy prywatyzacji.

Odpowiadając na interpelację pana posła Henryka Gołębiewskiego, przekazaną przy piśmie z dnia 23 lipca br., znak: SPS-023-10598/09, w sprawie regulacji prawnych dotyczących wydawania świadectw pracy oraz zaświadczeń o zarobkach dla byłych pracowników zakładów pracy, które uległy prywatyzacji, uprzejmie wyjaśniam, co następuje.

Przedstawiony w interpelacji problem dotyczy trudności w uzyskaniu przez byłych pracowników sprywatyzowanego pracodawcy świadectw pracy oraz zaświadczeń o wysokości pobieranego wynagrodzenia. Problematyka ta obejmuje zatem kwestie związane z obowiązkiem pracodawcy w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji płacowej oraz innej dokumentacji pracowniczej, stanowiącej następnie podstawę realizacji ustawowego obowiązku pracodawcy wydania pracownikowi określonych prawem dokumentów.

Obowiązek prowadzenia akt osobowych pracownika oraz innej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy wynika wprost z przepisów art. 94 Kodeksu pracy. Powołane przepisy nie obejmują tak istotnych kwestii jak zakres prowadzonej dokumentacji, sposób jej gromadzenia i przechowywania (w tym okres przechowywania), postępowania z dokumentacja pracowniczą w przypadku likwidacji pracodawcy czy przejmowania zakładu pracy lub jego części przez innego pracodawcę, np. w wyniku prywatyzacji. Problematyka ta jest przedmiotem odrębnych regulacji. I tak aktem prawnym określającym, jakie dokumenty związane z zatrudnianiem pracowników pracodawca zakłada i prowadzi, jest rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.). Stosownie do przepisów § 8 pkt 2 tego rozporządzenia pracodawca zakłada i prowadzi, odrębnie dla każdego pracownika, imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Okres przechowywania dokumentacji płacowej pracownika określają przepisy art. 125a ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 39, poz. 353 z późn. zm.). Przepisy te zobowiązują płatnika składek do przechowywania list płac, kart wynagrodzeń i innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego (pracodawcy) płatnika składek. Natomiast okres przechowywania innej dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych pracownika, określają przepisy rozporządzenia ministra kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).

Po zakończeniu zatrudnienia dokumentacja płacowa stanowi podstawowe źródło informacji o zarobkach pracownika przy ustalaniu wysokości świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Stosownie bowiem do przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe i zasad wypłaty tych świadczeń (Dz. U. Nr 10, poz. 49 z późn. zm.) środkiem dowodowym stwierdzającym wysokość zarobku lub dochodu stanowiącego podstawę wymiaru emerytury lub renty jest zaświadczenie zakładu pracy wystawione według ustalonego wzoru (druk ZUS Rp-7).

Natomiast świadectwo pracy jest dokumentem potwierdzającym okres zatrudnienia pracownika, a obowiązki pracodawcy związane z wydaniem pracownikowi świadectwa pracy wynikają z przepisów art. 97 Kodeksu pracy oraz rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu jego wydawania i prostowania (Dz. U. Nr 60, poz. 282 z późn. zm.). Przepisy te stanowią, że kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy przechowuje się w aktach osobowych pracownika, a w uzasadnionych przypadkach odpis tego dokumentu pracodawca wydaje pracownikowi.

Natomiast obowiązki pracodawcy w odniesieniu do pracowników przejmowanego zakładu określają przepisy art. 23¹ Kodeksu pracy, które stanowią, iż w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Zgodnie zaś z art. 40 ustawy z dnia 30 sierpnia 1996 r. o komercjalizacji i prywatyzacji (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1397 z późn. zm.), o ile ustawa nie stanowi inaczej, kupujący lub przejmujący przedsiębiorstwo wstępuje we wszelkie prawa i obowiązki przedsiębiorstwa państwowego, bez względu na charakter stosunku prawnego, z którego te prawa i obowiązki wynikają. Należy zatem podkreślić, iż w sytuacji określonej w art. 23¹ Kodeksu pracy albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu tego pracownika (§ 9 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.).

Wobec powyższego stanu prawnego w mojej ocenie obowiązki pracodawcy w zakresie wydawania pracownikom prawem przewidzianych dokumentów (np.: świadectw pracy czy zaświadczeń o wynagrodzeniu), sporządzonych według ustalonego wzoru, dotyczą także pracodawcy będącego następcą prawnym przejmowanego zakładu pracy.

Jednocześnie pragnę poinformować, że organem ustawowo uprawnionym do kontroli przestrzegania prawa pracy przez pracodawców jest Państwowa Inspekcja Pracy, podlegająca bezpośrednio Sejmowi Rzeczypospolitej Polskiej.