RP.0441/567/85/31925/2013 - Rozliczanie zaliczki wypłaconej pracownikowi w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej

Regionalna Izba Obrachunkowa w Gdańsku uprzejmie wyjaśnia, iż problematykę związaną z rozliczeniem zaliczki wypłaconej pracownikowi na poczet kosztów podróży zagranicznej reguluje-obowiązujące od dnia 1 marca 2013 r. - rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), zwane dalej "rozporządzeniem". Zgodnie z § 20 rozporządzenia:

1. Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

2. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.

3. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Z zacytowanego przepisu, a konkretnie z § 20 ust. 3 rozporządzenia wynika zatem, że rozliczenie wskazanych kosztów przez pracownika może nastąpić: w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, przy czym w każdym z tych przypadków rozliczenie ma być dokonywane według średniego kursu z dnia wypłacenia zaliczki. Tę zasadę należy stosować nie tylko do rozliczenia samej kwoty zaliczki, ale także do rozliczeń przekraczających wysokość zaliczki.

Na marginesie należy zauważyć, iż pomimo niewskazania w rzeczonym przepisie § 20 ust. 3 rozporządzenia, według średniego kursu jakiego banku należy dokonywać rozliczenia, wykładnię tegoż przepisu należy przeprowadzić łącznie z ust. 2. Co za tym idzie, podstawą przeliczeniową rozliczeń, o których mowa w § 20 ust. 3 rozporządzenia, będzie średni kurs określony przez Narodowy Bank Polski.

Skoro zatem przytoczony przepis rozporządzenia reguluje w sposób pełny kwestie związane z rozliczeniem kosztów podróży zagranicznej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, nie ma potrzeby sięgania do przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.).

Na uwagę zasługuje również okoliczność, iż dotychczasowe przepisy (tekst jedn.: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.)), nie regulowały w ogóle kwestii kursu, wedle jakiego należało rozliczać koszty podróży. Przepis § 13 ust. 3 nieobowiązującego już rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2002 r. stanowił bowiem, że Rozliczenie kosztów podróży jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.

Skoro zatem obecnie obowiązujące przepisy wskazują wedle jakich zasad należy rozliczać koszty podróży zagranicznej (wedle jakiego kursu), nieprawidłowe jest regulowanie przedmiotowej kwestii odmiennie w drodze wewnętrznego zarządzenia. W konsekwencji powyższego, w ocenie tut. Izby, sposób uregulowania rozliczenia zaliczki w zarządzeniu Burmistrza Miasta Lęborka z dnia 16 sierpnia 2012 r., a wskazany we wniosku, jest nieprawidłowy.

Jednocześnie pragnę przypomnieć, iż jest to wyłącznie stanowisko Regionalnej Izby Obrachunkowej w Gdańsku, która nie posiada uprawnień do dokonywania powszechnie obowiązującej wykładni przepisów prawa.