RIO/KA/073/18/2008 - Termin przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym drogą spisu z natury.

Regionalna Izba Obrachunkowa w Bydgoszczy w odpowiedzi na pismo (...) dotyczące terminu przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym drogą spisu z natury wyjaśnia co następuje:

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 157, poz. 1119 z późn. zm.) - zwana dalej ustawą - w rozdziale 3, w bardzo ogólny sposób odnosi się do zagadnień inwentaryzacji dlatego też należy zaznaczyć, że duże znaczenie dla określenia szczegółowych zasad organizacji i procedur w tym zakresie, mają wewnętrzne uregulowania w jednostce, które ustala jej kierownik - art. 4 ust. 5 ustawy. Również, zgodnie z zapisem tego artykułu kierownik jednostki jest odpowiedzialny za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, a w szczególności za przeprowadzanie inwentaryzacji drogą spisu z natury we właściwy sposób i w obowiązującym terminie.

Z art. 26 ust. 1 ustawy wynika ogólna zasada a zarazem obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Spełnienie tego obowiązku poprzez okresową wycenę, ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów umożliwia ustalenie wyniku finansowego oraz sporządzanie sprawozdań finansowych na dzień bilansowy czyli ostatni dzień roku obrotowego.

Jednak należy zaznaczyć, że powyższy termin (ostatni dzień roku obrotowego) i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli jednostka przeprowadzi inwentaryzację w terminach określonych art. 26 ust. 3 ustawy. Ustawodawca w przypadku inwentaryzacji środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym - wskazał, iż winna być ona dokonana raz w ciągu 4 lat. Inwentaryzacja środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym może być przeprowadzona w dowolnym okresie jednak czas pomiędzy ostatnią a kolejną inwentaryzacją nie może być dłuższy niż 4 lata.

Poza wskazanymi w ustawie o rachunkowości terminami przeprowadzenia inwentaryzacji, mogą wystąpić przypadki, które nie wynikają z jej zapisów np. zmiana osoby materialnie odpowiedzialnej, wniosek pracownika o przeprowadzenie inwentaryzacji czy różnego rodzaju zdarzenia losowe. W takiej sytuacji, jeżeli zostanie przeprowadzona np. inwentaryzacja zdawczo - odbiorcza środków trwałych na terenie strzeżonym, termin przeprowadzenia kolejnej liczy się od daty tej właśnie zdawczo - odbiorczej inwentaryzacji. A zatem w sytuacji gdy, jak wynika z pisma Pana Starosty, ostatnia inwentaryzacja środków trwałych została przeprowadzona drogą spisu z natury w grudniu 2004 r., natomiast w sierpniu 2007 przeprowadzono inwentaryzację zdawczo - odbiorczą, wówczas okresową, kolejną inwentaryzację w tym zakresie należy przeprowadzić w 2011 r. Warunkiem uznania inwentaryzacji zdawczo - odbiorczej jako okresowej jest objęcie przez nią wszystkich składników majątkowych (w tym przypadku środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym) spisem z natury, właściwe jej udokumentowanie, rozliczenie oraz ujęcie jej wyników w księgach rachunkowych 2007 r.

Powyższe stanowisko znajduje również potwierdzenie w artykule "Inwentaryzacja 2001 i 2002" (Gazeta Prawna Nr 142 (571) z dnia 6 listopada 2001 r.) oraz w opracowaniu dotyczącym inwentaryzacji zamieszczonym w Biuletynie Informacyjnym Nr 31 (570) z dnia 1 listopada 2006 r. GOFIN - str. 67 - 69.

Konkludując, jeżeli w jednostce w taki sposób jak podano wyżej określony zostanie termin kolejnej inwentaryzacji środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym stan taki należy uznać za zgodny z prawem,