Referencje wystawiane przez pracodawców.

(...) Wydanie referencji zależy od dobrej woli pracodawcy. Celem wydania takiego dokumentu jest umożliwienie swojemu dotychczasowemu pracownikowi jak najlepsze przedstawienie się u kolejnego, potencjalnego pracodawcy. Jednak należy zauważyć, że czym innym jest wydawanie referencji, a czym innym ich żądanie w procesie rekrutacji. O ile bowiem wydawanie referencji nie jest wyraźnie zabronione przez prawo, o tyle w drugim przypadku możemy mieć do czynienia z jego naruszeniem.

Przepisy kodeksu pracy (art. 22¹) określają, jakich danych osobowych można żądać od kandydata do pracy i od pracownika. Stanowi on, że pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania takich danych, jak: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Od pracownika zaś ma prawo żądać podania jeszcze innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Pracodawca może też domagać się od pracownika podania jego numeru PESEL. Natomiast pracodawca może żądać podania innych danych osobowych jedynie wówczas, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. A zatem pracodawca w procesie rekrutacji może pozyskać tylko te dane dotyczące kandydata do pracy, które wskazuje art. 22¹ § 1 kodeksu pracy.

Często zdarza się, że w procesie rekrutacji pozyskiwanych jest więcej informacji o kandydacie do pracy niż te, na które zezwala kodeks pracy. Przy czym za podstawę legalizacji takich praktyk służy przesłanka zgody z art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych. Wskazać jednak trzeba, że aby zgoda osoby mogła być uznana za podstawę prawną, musi być wyrażona w sposób dobrowolny.

A zatem żądanie przez pracodawcę podania innych danych osobowych kandydata do pracy, niż te wymienione w art. 22¹ § 1 kodeksu pracy (np. przedstawienia referencji), może prowadzić do naruszenia prawa, w tym ustawy o ochronie danych osobowych.

Dodatkowo wskazuję, że generalny inspektor ochrony danych osobowych (GIODO) dr Wojciech Rafał Wiewiórkowski zna zarówno opinie pracodawców, którzy uważają, że zakres pozyskiwania danych wyznaczony przez kodeks pracy jest zbyt wąski, jak i stosowane przez nich praktyki pozyskiwania większej liczby informacji o pracownikach czy kandydatach do pracy, np. za pośrednictwem portali społecznościowych. Nie czuje się jednak upoważniony do tego, by wspierać hasło poluzowania istniejących dziś rozwiązań na korzyść pracodawców. Jako organ stojący na straży ochrony danych osobowych GIODO deklaruje swój udział w ewentualnej dyskusji na temat zakresu i podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy. Jednak ostateczną decyzję w tej kwestii pozostawia ustawodawcy.