PZ/415-0012/05 - Możliwość zastąpienia adresu zamieszkania podatnika zamieszczonego w nagłówku paragonu fiskalnego adresem i nazwą korporacji, w której podatnik jeździ; obowiązek przechowywania kopii paragonów fiskalnych z każdego kursu

Pytanie podatnika

1. Czy w nagłówku paragonu fiskalnego, gdzie obecnie są dane osobowe podatnika można zastąpić adres zamieszkania adresem i nazwą korporacji, w której podatnik jeździ?

W ocenie podatnika jest to dopuszczalne, gdyż nadal byłaby pełna identyfikacja jego osoby, a adres zamieszkania i miejsce parkowania samochodu byłyby chronione przed osobami o złych intencjach.

2. Czy rozliczając się z Urzędem Skarbowym za pomocą karty podatkowej należy przechowywać kopie paragonów fiskalnych z każdego kursu?

Zdaniem Strony rozliczając się za pomocą karty podatkowej i nie będąc podatnikiem podatku VAT nie jest konieczne przechowywanie kopii paragonu z każdego kursu, wystarczyłyby tylko raporty dobowe i miesięczne.

Postanowienie

Na podstawie art. 14a § 1 i § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 z późn. zm.) po rozpatrzeniu wniosku z dnia 26.01.2005 r. o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w sprawie przechowywania kopii paragonów fiskalnych drukowanych przez kasę rejestrującą zainstalowaną w taksówce osobowej

stwierdzam, że stanowisko przedstawione w tym wniosku jest nieprawidłowe w odniesieniu do opisanego stanu faktycznego.

Uzasadnienie

Jak wynika z przedmiotowego wniosku podatnik prowadzi taksówkę osobową.

W chwili obecnej nie jest podatnikiem podatku od towarów i usług, rozlicza się z Urzędem Skarbowym korzystając z karty podatkowej.

Pytanie i stanowisko wnioskodawcy

1. Czy w nagłówku paragonu fiskalnego, gdzie obecnie są dane osobowe podatnika można zastąpić adres zamieszkania adresem i nazwą korporacji, w której podatnik jeździ?

W ocenie podatnika jest to dopuszczalne, gdyż nadal byłaby pełna identyfikacja jego osoby, a adres zamieszkania i miejsce parkowania samochodu byłyby chronione przed osobami o złych intencjach.

2. Czy rozliczając się z Urzędem Skarbowym za pomocą karty podatkowej należy przechowywać kopie paragonów fiskalnych z każdego kursu?

Zdaniem Strony rozliczając się za pomocą karty podatkowej i nie będąc podatnikiem podatku VAT nie jest konieczne przechowywanie kopii paragonu z każdego kursu, wystarczyłyby tylko raporty dobowe i miesięczne.

Stan prawny

Stosownie do postanowień art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535) podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Do 31 grudnia 2003 r. usługi przewozu osób i ładunków taksówkami osobowymi i bagażowymi korzystały ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania na mocy § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2002 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. Nr 234, poz. 1971).

Od dnia 1 stycznia 2004 r. podatnicy wykonujący usługi taksówkowe są obowiązani do prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących o przeznaczeniu specjalnym.

W przepisie art. 29 ust. 4 ustawy z dnia 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. Nr 11, poz. 50 z późn. zm.) oraz art. 111 ust. 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535) zawarta została delegacja dla Ministra właściwego do spraw finansów publicznych do wydania rozporządzenia określającego kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunki ich stosowania przez podatników.

W § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz. U. Nr 108, poz. 948, ze zm.) wskazano, iż kasy rejestrujące muszą sporządzać równocześnie wydruki oryginałów i kopii paragonów dla każdej sprzedaży, wydruki raportów fiskalnych dobowych i raportów fiskalnych okresowych oraz mogą sporządzać faktury VAT i ich kopie.

Natomiast § 4 ust. 5 cyt. rozporządzenia zostały określone wymagania dotyczące paragonów fiskalnych emitowanych przez kasę funkcjonującą w taksówce.

Zgodnie z § 5 ust. 1 pkt 1, 2 i 7 rozporządzenia podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących z zastrzeżeniem ust. 2, są obowiązani m.in. do:

- dokonywania rejestracji każdej sprzedaży przy zastosowaniu kasy i dokonywania wydruku z każdej sprzedaży paragonu fiskalnego lub faktury VAT oraz wydawania oryginału wydrukowanego dokumentu nabywcy,

- sporządzania raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym, oraz sporządzania raportu fiskalnego za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży następnym miesiącu,

- dokonywania wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i ich kopii na taśmie papierowej z rolki (§ 5 ust. 1 pkt 7).

Na podstawie § 5 ust. 1 pkt 8 w/w rozporządzenia, podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących, z zastrzeżeniem ust. 2, są obowiązani do przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres wymagany w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.), zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), z zastrzeżeniem § 6.

Dokumenty kasowe, które emituje kasa pracująca w trybie fiskalnym to: paragony sprzedaży, raporty fiskalne dobowe i okresowe.

W Ordynacji podatkowej o terminach przechowywania dokumentów traktują art. 86 i 88.

Zgodnie z tymi przepisami, podatnicy przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dodatkowo odnośnie rachunków potwierdzających dokonanie sprzedaży towarów lub wykonanie usługi, ustawodawca określił wymóg przechowywania kopii tych rachunków w kolejności ich wystawiania w tym samym terminie, czyli też do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl postanowień art. 70 ust. 1 ustawy Ordynacja podatkowa zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Z powyżej cytowanych przepisów jednoznacznie wynika, iż wydruki wszystkich emitowanych przez kasę rejestrującą dokumentów należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Natomiast jeżeli chodzi o warunki przechowywania dokumentów określone w ustawie o rachunkowości, to wynikają one z zapisu art. 71 oraz art. 73 tej ustawy, które stanowią, iż dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe zwane także "zbiorami", należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Ze względu na techniczne trudności w realizacji powyższego wymogu Minister Finansów dopuścił możliwość sporządzania i przechowywania kopii dokumentów kasowych na nośnikach informatycznych.

Zgodnie z brzmieniem § 6 powyżej cyt. rozporządzenia kopie dokumentów kasowych, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 3, mogą być sporządzone i przechowywane również na informatycznych nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu jeżeli:

- zostały zapisane w określonym formacie, przy zastosowaniu urządzeń zewnętrznych, w czasie rzeczywistym równoległym z czasem ich wydruku przez kasę na taśmie papierowej, z tym, że dla kas o zastosowaniu specjalnym sposób zapisywania przez te urządzenia zewnętrzne może zawierać inne rozwiązania dotyczące czasu zapisu, jeżeli zastosowane rozwiązania programowe zabezpieczą kontrolę kompletności tych zapisów, oraz

- zawierają pełne dane zawarte w tych dokumentach, oraz

- zawierają numer kontrolny.

System sporządzania kopii i przechowywania dokumentów kasowych, o których mowa w ust. 1, może być zastosowany przez podatników, którzy:

- posiadają sprawne urządzenia do odtworzenia treści zawartych na tych nośnikach w postaci wydruków oraz

- zgłoszą do naczelnika urzędu skarbowego numery ewidencyjne kas rejestrujących i datę rozpoczęcia stosowania sporządzania kopii i przechowywania dokumentów kasowych, o których mowa w ust. 1, oraz

- w roku ubiegłym wydali więcej niż 100 tys. paragonów fiskalnych dokumentujących dokonaną przez nich sprzedaż.

Podatnicy stosujący system sporządzania kopii i przechowywania dokumentów kasowych określony w ust. 1, są obowiązani do:

- przechowywania wydrukowanych przez kasę rejestrującą papierowych kopii dokumentów przez okres co najmniej 6 miesięcy od dnia ich wydruku, nie krócej jednak niż do dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, w rozumieniu przepisów o rachunkowości, dotyczącego okresu, w którym wydrukowano dane dokumenty kasowe, oraz

- stosowania do ewidencjonowania wyłącznie kas rejestrujących wyposażonych w funkcje programowe umożliwiające wydruk na paragonie numeru kontrolnego, oraz

- powiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o czasie i miejscu niszczenia kopii papierowych dokumentów kasowych na co najmniej 30 dni przed zamierzonym jego dokonaniem, a jeżeli naczelnik urzędu skarbowego zgłosi zastrzeżenia do podanego w zawiadomieniu terminu - wyznaczenia nowego terminu, z uwzględnieniem tych samych zasad.

Przepisów ust. 3 pkt 1 i 3 nie stosuje się do papierowych dowodów kasowych uznanych za dowody księgowe zgodnie z przepisami o rachunkowości.

Zatem w świetle wyżej przytoczonych przepisów, fakt rozliczania się z urzędem skarbowym w formie karty podatkowej nie zwalnia podatnika z przechowywania kopii paragonów fiskalnych z każdego kursu, a tym samym stanowisko podatnika w przedmiotowej sprawie jest nieprawidłowe.