PUS.PP I 443/10/04/JG - Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów przy zastosowaniu technik informatycznych

Pytanie podatnika

Czy przypadku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz ewidencji dla potrzeb podatku VAT przy użyciu programu komputerowego podatnik jest zobowiązany do prowadzenia tych ewidencji dodatkowo w formie ręcznej?

Zgodnie z art. 27 ust. 4 ustawy z dnia 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym (Dz. U. Nr 11, poz. 50 ze zm.) podatnicy z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności określone w art. 7 ust. 1 pkt 2 (świadczący usługi zwolnione od podatku) i art. 14 ust. 1, 5 i 6 (podatnicy zwolnieni od podatku od towarów i usług ze względu na wartość sprzedaży nieprzekraczającej wyrażonej w złotych kwoty 10000 EURO) są obowiązani do prowadzenia ewidencji zawierającej: kwoty określone w art. 20 (czyli odrębnego określenia kwot podatku naliczonego związanych ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną), dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającego podatek należny oraz kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Przepis ten nie nakłada żadnych wymogów dotyczących formy prowadzenia ww. ewidencji - ręcznie czy za pomocą programu komputerowego. Powinna ona zawierać wszystkie informacje wymienione w tym przepisie.

Według zapisu § 2 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.), które określa sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, warunki jakim powinna odpowiadać ta księga oraz szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem - osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie są obowiązane prowadzić księgę wg ustalonego wzoru (załącznik nr 1 ww. Rozporządzenia).

Stosownie do zapisu § 31 pkt 1 cytowanego wyżej Rozporządzenia w razie prowadzenia księgi przy zastosowaniu technik informatycznych, warunkiem uznania ksiąg za prawidłowe jest:

- określenia na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego, wykorzystywanego do prowadzenia księgi,

- stosowane programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi,

- przechowywanie zapisanych danych na magnetycznych nośnikach informacji, do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.

Na koniec każdego miesiąca w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenie z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, podatnik jest obowiązany sporządzić wydruk zapisów dokonanych za dany miesiąc. Wydruk powinien być zgodny z wzorem księgi określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia.

Podatnik posługujący się programem komputerowym, który nie zapewnia wydrukowania księgi, według wzoru określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia, jest obowiązany założyć księgę, o której mowa w § 2 ust. 1. Po zakończeniu miesiąca należy sporządzić wydruk komputerowy zawierający podsumowanie zapisów za dany miesiąc i wpisać do kolumn księgi sumy miesięczne wynikające z tego wydruku.

Biorąc pod uwagę powyższe jeżeli program komputerowy używany przez Pana spełnia warunki wymienione w powołanych przepisach to nie zachodzi konieczność prowadzenia dodatkowych ewidencji podatkowych w formie ręcznej.