PSUS/PBOW/423/98/P/05/GA - Koszty podróży służbowych członków zarządu.

"Na podstawie art. 13 pkt 9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.) za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art.10 ust.1 pkt 2, uważa się przychody uzyskane na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w tym przychody z tego rodzaju umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej - z wyjątkiem przychodów, o których mowa w pkt 7. Kontrakt menedżerski jest typem umowy nienazwanej, opartej zgodnie z art. 750 K.c. na umowie zlecenia (mają do niego zastosowanie przepisy art. 734-751 K.c.). Przez zawarcie kontraktu menedżerskiego przyjmujący zlecenie zobowiązuje się za wynagrodzeniem do stałego wykonywania czynności zarządu (zarządzania przedsiębiorstwem) zleceniodawcy w jego imieniu i na jego rzecz. Konieczność ponoszenia przez spółkę wydatków na rzecz członka zarządu musi wynikać z prawidłowo zawartej umowy. Kwestię procedury zwrotu kosztów, noclegów i innych wydatków związanych z wyjazdami służbowymi osób niebędących pracownikami należy rozpatrywać na tle przepisów bądź postanowień regulaminów i statutów osoby prawnej, określających ich prawa i obowiązki, zakres oraz warunki zwrotu ww. należności. Bardzo ważne jest przy tym dokładne określenie i sprecyzowanie tytułu prawnego dla każdorazowej wypłaty czy otrzymania świadczenia na rzecz członka zarządu. Przychodem członków zarządu jest również, wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń, jakimi mogą być: przyznanie samochodu, usługi hotelowe, przejazdy pociągiem, bilety za udział w targach. Nie w każdym przypadku otrzymane przez członków zarządu zwroty kosztów podróży będą opodatkowane. Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 16 ww. ustawy, wolne od podatku są diety i inne należności za czas:

1) podróży służbowej pracownika,

2) podróży osoby niebędącej pracownikiem

do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Ww. zwolnienie stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenie nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1) w celu osiągnięcia przychodów lub

2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 ust. 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 16 ww. ustawy przysługuje do wysokości wynikającej z przepisów:

- rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990),

- rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).

W związku z powyższym jeżeli spółka przyznaje zleceniobiorcy świadczenia z tytułu wydatków związanych z wyjazdami służbowymi na podstawie zawartej umowy o zarządzanie, to otrzymane z tego tytułu świadczenia w ramach powyższych przepisów korzystają ze zwolnienia o którym mowa w art. 21 ust. 16 wyżej cytowanej ustawy. Natomiast art. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, iż przychodami z zastrzeżeniem art. 14-19, art. 17 ust. 1 pkt 6 i 9, art. 19 i art. 20 ust. 3 powołanej ustawy są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Zwrot wydatków poniesionych przez zleceniobiorcę na rzecz zleceniodawcy nie stanowią w rozumieniu powyższego przepisu dla niego przychodu. Z ww. przepisu wynika, że do świadczeń w naturze odnosi się wyłącznie pojęcie otrzymanych. Zakup kwiatów dla kontrahenta lub poczęstunku dla gości spółki na podstawie faktury wystawionej na spółkę, nie może być rozumiane jako świadczenia na rzecz zleceniobiorcy. Zwrot gotówkowy poniesionych wydatków na rzecz spółki stanowi jedynie rozliczenie z czynności dokonanej na rzecz firmy, przy czym zwrot taki powinien być odpowiednio opisany przez spółkę. Powyższa wypłata menedżerowi powinna być udokumentowana w taki sposób by dokumenty wewnętrzne spółki potwierdzały przyczynę wypłaty pieniędzy jako zwrotu świadczenia przez niego na rzecz firmy. W związku z powyższym zwrot gotówkowy dotyczący zakupu kwiatów dla kontrahenta i poczęstunku dla gości spółki nie stanowi przychodu dla członka zarządu. Oceniając przedstawiony przez spółkę stan faktyczny na gruncie obowiązujących przepisów, należy stwierdzić, że stanowisko zaprezentowane przez płatnika jest prawidłowe".