PP-443/6/04 - Fizyczna likwidacja kopii zapisanych taśm z kas fiskalnych przed upływem okresów ich przechowywania

Pytanie podatnika

Czy można fizycznie zlikwidować kopie zapisanych taśm z kas fiskalnych (szpulki) przed upływem okresów ich przechowywania (archiwizacji)?

Odpowiedź

W dniu 23 kwietnia 2004 r. wpłynął do tutejszego Urzędu wniosek w sprawie wydania decyzji na fizyczną likwidację kopii zapisanych taśm z kas fiskalnych przed upływem okresów ich przechowywania. Wobec potraktowania wniosku jako zapytania w sprawie interpretacji przepisów prawa podatkowego Naczelnik Urzędu Skarbowego w Piszu działając na podstawie art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926, z późn. zm.) informuje:

Przepisy określone w § 5 ust. 1 pkt 8 w związku z § 4 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz. U. Nr 108, poz. 948, z późn. zm.) nakładają na podatników prowadzących ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących obowiązek przechowywania kopii dokumentów kasowych (wydruków oryginałów i kopii paragonów dla każdej sprzedaży, wydruków raportów fiskalnych dobowych i raportów fiskalnych okresowych) przez okres wymagany w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa.

W świetle art. 86 § 1 i 2 cytowanej ustawy ordynacji podatkowej podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie mającej osobowości prawnej podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem.

Zgodnie z art. 70 § 1 ww. ustawy ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że kopie opisanych dokumentów powinny być przechowywane przez okres 5 lat. Przepisy Ordynacji podatkowej nie przewidują możliwości skrócenia tego terminu.