PP/443-3/2/06 - Jak wystawić prawidłowo duplikat faktury VAT?

Działając na podstawie art. 14a § 1 oraz § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), art. 86 ust. 1 i 2 pkt 2 lit. a, art. 106 ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), Naczelnik Urzędu Skarbowego w Brzozowie, po rozpatrzeniu pisemnego wniosku z dnia 7 sierpnia 2006 r. (data wpływu 8 sierpnia 2006 r.) w sprawie udzielenia pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów ww. ustawy o podatku od towarów i usług - odnośnie prawidłowości wystawienia duplikatu faktury VAT w przypadku zaginięcia jej oryginału i możliwości odliczenia podatku naliczonego z duplikatu faktury, postanawia uznać przedstawione w podaniu stanowisko wnioskodawcy jako prawidłowe.

W dniu 8 sierpnia 2006 r. wpłynął do Naczelnika Urzędu Skarbowego w Brzozowie pisemny wniosek z dnia 7 sierpnia 2006 r. w sprawie udzielenia pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów ww. ustawy o podatku od towarów i usług dotyczących poprawnego wystawienia duplikatu faktury VAT w przypadku zaginięcia jej oryginału, pozwalającego na odliczenie podatku naliczonego z tytułu przeprowadzonej transakcji. W podaniu wnioskodawca przedstawił stan faktyczny sprawy następująco:

Na rzecz firmy "A." Sp. z o.o. wykonana została usługa udokumentowana fakturą VAT wystawioną przez sprzedawcę w dniu 30 września 2005 r. Oryginał tej faktury z nieznanych przyczyn nie dotarł do nabywcy. Nie wiadomo, czy zaginął, czy uległ zniszczeniu. W takim przypadku, według wnioskodawcy, sprzedawca ma obowiązek wystawić duplikat faktury zgodnie z danymi z posiadanej przez siebie kopii. Dokument ten powinien posiadać nazwę DUPLIKAT oraz datę wystawienia. Pomimo kilkakrotnych wezwań wnioskodawcy duplikat przedmiotowej faktury nie został przez dłuższy czas wystawiony. W końcu sprzedawca przysłał oryginał duplikatu zaginionej faktury, z tym, że dokument ten wystawiony został komputerowo ale, ze względu na brak odpowiedniej opcji w programie, z ręcznym dopiskiem "Duplikat z dnia 1 czerwca 2006".

Czy opisany dokument, którego kserokopię załączono do wniosku, został prawidłowo wystawiony i czy z takiej faktury (duplikatu) można odliczyć podatek naliczony? Zdaniem Spółki opisany duplikat faktury daje możliwość odliczenia podatku naliczonego, ponieważ dokumentuje on transakcję, która faktycznie miała miejsce, a cała sytuacja (zaginięcie oryginału, opóźnienie w wystawieniu duplikatu, ręczne dopisanie ważnych elementów duplikatu faktury) nie wynikła z winy Spółki "A.".

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Brzozowie mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny przedmiotowej sprawy uznał stanowisko wnioskodawcy za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 na wstępie cytowanej ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Na podstawie ust. 8 pkt 1 tego artykułu minister właściwy do spraw finansów publicznych został upoważniony do określenia w drodze rozporządzenia szczegółowych zasad wystawiania faktur, danych, które powinny zawierać, oraz sposobu i okresu ich przechowywania. W myśl § 22 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawienia faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798 z późn. zm.) jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej. Faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia. Duplikat faktury lub faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca a kopię zatrzymuje sprzedawca.

W myśl art. 86 ust. 1 ww. ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Zgodnie z ust. 2 pkt 1 lit. a tego artykułu kwotę podatku naliczonego stanowi, z zastrzeżeniem ust. 3-7, suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Pojęcie "faktury" użyte w tym przepisie należy rozumieć w znaczeniu szerszym tj. obejmującym obok faktur pierwotnych, także faktury korygujące, duplikaty faktur oraz inne dokumenty traktowane na podstawie § 20 ww. rozporządzenia na równi z fakturami.

Reasumując: mając na uwadze przedstawiony wyżej stan faktyczny i prawny (jeżeli faktycznie spełnione zostały łącznie wszystkie warunki), tj.:

to należy uznać, że duplikat faktury VAT wystawiony został w sposób prawidłowy i jego oryginał stanowi prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.