PP/443-25-2/06 - System elektronicznego przesyłania faktur odbiorcom usług; podpis na fakturze elektronicznej

Pytanie podatnika

Podatniczka zwróciła się z zapytaniem czy jej działania zmierzające do wdrożenia elektronicznego przesyłania faktur są zgodne z prawem oraz o potwierdzenie, iż wygenerowana faktura zabezpieczona kluczem certyfikowanym dla serwera podatnika nie będzie wymagała tradycyjnego podpisu podatnika.

Postanowienie

Działając na podstawie art. 216 § 1 w związku z art. 14a § 1 i § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) - Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Opolu po rozpatrzeniu wniosku z dnia 13.02.2006 r. uzupełnionego pismem z dnia 10.03.2006 r. - o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w zakresie podatku od towarów i usług dotyczącej faktur elektronicznych stwierdza, iż przedstawione we wniosku stanowisko jest prawidłowe.

Uzasadnienie

Wnioskiem z dnia 13.02.2006 r. uzupełnionym pismem z dnia 10.03.2006 r. podatniczka zwróciła się do tut. organu podatkowego o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w jej indywidualnej sprawie, w której nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym.

Stan faktyczny przedstawiony we wniosku.

Firma podatniczki rozważa wdrożenie elektronicznego przesyłania faktur odbiorcom swoich usług. Zwróciła się do ogólnopolskiego centrum certyfikacji o przyznanie klucza do serwera do szyfrowania informacji przesyłanych do klienta.

Według planów firmy, faktury będą generowane z użytkowanego systemu i przesyłane klientowi drogą mailową. Wszystkie faktury będą automatycznie zapisywane w formie elektronicznej w systemie. Jednocześnie na potrzeby obsługi ksiąg przez biuro rachunkowe, faktury będą także drukowane i archiwizowane w formie wydruku.

Pytanie podatnika;

Podatniczka prosi o potwierdzenie czy planowane działanie pozostaje w zgodzie z obowiązującym prawem oraz o potwierdzenie, iż wygenerowana faktura, będąca zabezpieczona kluczem certyfikowanym dla serwera podatnika nie będzie wymagała tradycyjnego podpisu podatnika.

Stanowisko podatnika.

Zdaniem Strony planowane działanie pozostaje w zgodzie z obowiązującymi przepisami, a faktura wygenerowana przez system zabezpieczona kluczem certyfikowanym dla naszego serwera nie będzie wymagała ze strony podatnika podpisu.

Dokonując oceny prawnej przedstawionego własnego stanowiska podatniczki w jej indywidualnej sprawie Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Opolu po przeanalizowaniu stanu faktycznego przedstawionego w piśmie wyjaśnia co następuje.

Aktem prawnym umożliwiającym wystawianie oraz przesyłanie faktur w formie elektronicznej jest obowiązujące od 4 sierpnia 2005 r. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).

Podstawowym warunkiem, który spełnić musi podatnik VAT zamierzający wystawiać faktury w formie elektronicznej, jest uzyskanie akceptacji tej formy dokumentowania przez odbiorcę faktur. Akceptacja ta może nastąpić w formie pisemnej bądź elektronicznej. Brak akceptacji odbiorcy faktury uniemożliwia korzystanie przez podatnika VAT z tej formy dokumentowania transakcji. Podatnik VAT, który zamierza dokumentować wykonywane czynności za pomocą e-faktur, musi uzyskać akceptację od każdego z kontrahentów, wobec których zamierza tę formę dokumentacji stosować. Zgodnie z rozporządzeniem faktura może być wystawiana i przesyłana w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji.

Możliwość wystawiania i wysyłania faktur w formie elektronicznej uwarunkowana jest również gwarancją bezpieczeństwa. Chodzi tu przede wszystkim o zagwarantowanie autentyczności pochodzenia takiej faktury i jej integralności.

Zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia są dwa sposoby na zagwarantowanie autentyczności ich pochodzenia i integralność ich treści;

- posługiwanie się bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.) weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu,

- wymiana danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Podpis elektroniczny, według ww. ustawy o podpisie elektronicznym, są to dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny. Natomiast bezpieczny podpis elektroniczny to podpis elektroniczny który:

- jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,

- jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,

- jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna,

Bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu wywołuje skutki prawne określone ustawą o podpisie elektronicznym, jeżeli został złożony w okresie ważności tego certyfikatu. Bezpieczny podpis elektroniczny złożony w okresie zawieszenia kwalifikowanego certyfikatu wykorzystywanego do jego weryfikacji wywołuje skutki prawne z chwilą uchylenia tego zawieszenia.

Zgodnie § 6 ust. 5 ww. rozporządzenia faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Rozporządzenie nie narzuca w sposób sztywny wymagań co do przechowywania oraz zapewniania dostępu do faktur wystawionych w formie elektronicznej, lecz odwołuje się w tym zakresie do norm i standardów, które to zapewniają tj. ustawy z dnia 18 września 2001 o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.) oraz umowy w sprawie europejskiego modelu EDI, opisanej w art. 1 zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z dnia 28 grudnia 1994).

Zatem w świetle obowiązujących przepisów dopuszczalne jest doręczenie faktury kontrahentowi z wykorzystaniem drogi elektronicznej, jednak z zachowaniem wymogów określonych w ww. rozporządzeniu z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Podobnie jak faktury VAT wystawiane w formie papierowej, tak samo faktury elektroniczne muszą odpowiadać wszystkim wymogom ustawy o VAT, jak również zawierać elementy wymienione w przepisie § 9 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798 ze zm).

Jednocześnie należy zaznaczyć, iż zarówno w przypadku faktur wystawionych w formie elektronicznej, jak i w przypadku tradycyjnych faktur w formie papierowej, nie ma obowiązku umieszczania na nich podpisów wystawcy i odbiorcy.

W związku z powyższym zaprezentowane przez podatniczkę stanowisko jest prawidłowe.

Pouczenie

Informuje się, że interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia.

Interpretacja nie jest wiążąca dla podatnika, płatnika lub inkasenta, wiąże natomiast właściwe organy podatkowe i organy kontroli skarbowej - do czasu jej zmiany lub uchylenia przez organ odwoławczy podatkowy oraz do czasu zmiany przepisów prawnych.

Na podstawie art. 14a § 4, art. 236 § 2 pkt 1 oraz art. 223 § 1 w związku z art. 239 ustawy - Ordynacja podatkowa, na niniejsze postanowienie służy zażalenie, które wnosi się do Dyrektora Izby Skarbowej w Opolu, za pośrednictwem tut. organu podatkowego w terminie 7 dni od dnia otrzymania niniejszego postanowienia.

Zażalenie podlega opłacie skarbowej.