PO 4/N-722-187/96 - Wydatki na reprezentację i reklamę a koszty uzyskania przychodów.

Odpowiadając na pismo z 2 lutego 1996 r. uzupełnione pismem z dnia 4 marca 1996 r. Ministerstwo Finansów uprzejmie wyjaśnia:

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Oznacza to, że w rachunku podatkowym podatnicy mają możliwość odliczenia dla celów ustalenia dochodu (lub określenia straty) wszelkich kosztów pod warunkiem jednak, że wykażą (a więc udokumentują) ich bezpośredni (lub pośredni) wpływ na wielkość osiągniętego przychodu z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej.

Jeżeli chodzi o kwestie tzw. upominków, o których mowa w piśmie spółki, wręczanych przy zawieraniu kontraktów, to wydatki z tym związane należy zaliczyć do kategorii kosztów reprezentacji i reklamy prowadzonej w sposób niepubliczny. Zasady uznawania, bądź nieuznawania, za koszt uzyskania przychodów tego rodzaju wydatków są określone w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy. Stosownie do tego przepisu kosztami uzyskania przychodów są koszty reprezentacji i reklamy prowadzonej w sposób niepubliczny, jeśli ich wysokość nie przekracza 0,25% uzyskanego w roku podatkowym przychodu.

Postanowienia wyżej wymienionego przepisu nie określają wprost zasad i sposobu dokumentowania tego typu kosztów. Nie oznacza to jednak, że podmiot gospodarczy jest zwolniony z udokumentowania poniesionych kosztów reprezentacji i reklamy. Obowiązek taki jest określony w art. 9 ustawy. Zgodnie z tym przepisem osoby prawne i fizyczne prowadzące księgi rachunkowe są obowiązane do prowadzenia ewidencji rachunkowej w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591), z tym że dla celów podatkowych ewidencja ta powinna dodatkowo zapewnić możliwość ustalenia dochodu (lub określenie straty), podstawy opodatkowania oraz należnego podatku.

Biorąc powyższe pod uwagę, wartość zakupionych uprzednio, wręczanych kontrahentom podarunków może być uznana za koszt uzyskania przychodu, jeżeli ich zakup został udokumentowany rachunkiem VAT (lub rachunkiem uproszczonym), a w przypadku gdy wręczone upominki pochodzą z własnej produkcji - stosownym dowodem wewnętrznym; ponadto udokumentowanie poniesienia tego typu wydatków (kosztów) powinno spełniać wymogi rozdziału 2 ustawy o rachunkowości, w tym zwłaszcza postanowień art. 20 i 21 tej ustawy.

Także rozchód wręczanych upominków powinien być odpowiednio udokumentowany (zgodnie z postanowieniami wynikającymi z powołanych wyżej przepisów o rachunkowości) oraz powiązany z określonym kontraktem. W razie gdy nie dojdzie do zawarcia kontraktu, a w trakcie negocjacji upominki wręczono - u podatnika muszą znajdować się dokumenty potwierdzające istnienie takich negocjacji.

Powyższe zasady - z odpowiednim uwzględnieniem przepisów o podatku od towarów i usług oraz rozporządzenia Ministra Finansów z 14 grudnia 1995 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 148, poz. 720) - dotyczą także osób fizycznych prowadzących te księgi.

Ponadto Ministerstwo Finansów pragnie dodać, że niezależnie od powyższego, w przypadku wręczonych kontrahentom upominków rzeczowych opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, limit kwoty, o której mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy (lub art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych), obejmuje wartość upominków uwzględniającą należny podatek od towarów i usług.