PO 4/BA-722-200/96 - Upominek dla niedoszłego kontrahenta.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 1993 r. Nr 106, poz. 482 z późniejszymi zmianami) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Artykuł 16 ust. 1 pkt 28 stanowi zaś, że kosztem uzyskania przychodów są wydatki związane z reprezentacją i reklamą w części nie przekraczającej 0,25 % przychodów, chyba że reklama prowadzona jest w środkach masowego przekazu lub publicznie w inny sposób.

Oznacza to, że podatnik ma możliwość zaliczenia dla celów podatkowych do kosztów uzyskania przychodów wydatków, o ile wykaże ich bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć bezpośredni wpływ na wielkość osiągniętego przychodu z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej.

Jeżeli w związku z prowadzonymi negocjacjami firma poniosła wydatki o charakterze reprezentacyjnym na zakup upominków dla przedstawicieli kontrahenta, nie doszło jednak do zawarcia kontraktu, to o zaliczeniu powyższych wydatków do kosztów uzyskania przychodu decyduje fakt, iż w momencie wydatkowania w ramach prowadzonej działalności gospodarczej prowadzone były negocjacje, które miały na celu powstanie lub zwiększenie przychodu, i jednocześnie poniesienie tych wydatków, z racjonalnego punktu widzenia, miało doprowadzać do zawarcia kontraktu, a tym samym osiągnięcia przychodów.

Ministerstwo Finansów informuje, że wartość zakupionych uprzednio i wręczanych kontrahentom podarunków może być uznana za koszt uzyskania przychodu, jeżeli ich zakup został udokumentowany rachunkiem VAT (lub rachunkiem uproszczonym), a jeżeli wręczone upominki pochodzą z własnej produkcji - stosownym dowodem wewnętrznym; ponadto udokumentowanie poniesienia tego typu wydatków (kosztów) powinno spełniać wymagania rozdziału 2 ustawy o rachunkowości, zwłaszcza postanowień art. 20 i 21 tej sprawy.

Rozchód wręczanych upominków także powinien być odpowiednio udokumentowany (zgodnie z postanowieniami wynikającymi z powołanych przepisów o rachunkowości) oraz powiązany z określonym kontraktem. Jeżeli nie dojdzie do zawarcia kontraktu, a w trakcie negocjacji upominki wręczono - u podatnika muszą znajdować się dokumenty potwierdzające istnienie takich negocjacji.

W wypadku wręczonych kontrahentom upominków rzeczowych opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, limit kwoty, o której mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy (lub art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych), obejmuje wartość upominków uwzględniającą należny podatek od towarów i usług.