PO 4/AS-802-4392/432/97 - Diety i inne należności za czas podróży służbowej.

Odpowiadając na pismo z dnia 11 czerwca 1997 r., (...) Ministerstwo Finansów uprzejmie wyjaśnia:

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. Nr 90, poz. 416 z późn. zm.) zwolnione są z opodatkowania diety i inne należności za czas podróży służbowej do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach, wydanych przez właściwego ministra.

Z przepisów zarządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Mon. Pol. Nr 34, poz. 346) wynika, że pracownikowi odbywającemu podróż służbową poza granicami przysługują:

1) diety,

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów, dojazdów i usług bagażowych,

b) noclegów,

c) innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa pracodawca. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu wraz z opłatami dodatkowymi, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi. Jednak na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży służbowej samochodem stanowiącym własność pracownika. W tym przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów według stawek za jeden kilometr przebiegu, określonych na podstawie przepisów w sprawie używania samochodów osobowych, motocykli i motorowerów dla celów służbowych. Natomiast na pokrycie za granicą kosztów dojazdów środkami komunikacji miejskiej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10 % diety za każdą rozpoczętą dobę podróży służbowej.

Jak wynika z wyjaśnień uzyskanych z Ministerstwa Pracy i Polityki Socjalnej, możliwe są jednak sytuacje, gdy z uwagi na charakter podróży służbowej pracownik korzysta - za zgodą pracodawcy - z wynajętego samochodu osobowego. W takim przypadku zwrotu udokumentowanych wydatków z tego tytułu można dokonywać w oparciu o przepis § 3 pkt 2c powołanego zarządzenia. W konsekwencji zwrot udokumentowanych wydatków z tytułu wynajęcia samochodu osobowego za granicą, w celu wykonania zadania zleconego przez pracodawcę, zwolniony jest od opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 powołanej ustawy.

W odniesieniu do zagadnienia zaliczenia powyższych wydatków spółki poniesionych tytułem zwrotu pracownikom kosztów wynajmowanych przez nich za granicą samochodów osobowych celem wykonania zadań służbowych, stwierdzić należy, że stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 1993 r. Nr 106, poz. 482 z późn. zm.) wydatki te, jako poniesione w celu uzyskania przychodu, stanowią koszty uzyskania przychodu spółki.

W opisanym stanie faktycznym nie ma natomiast zastosowania przytoczony w piśmie art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy; dotyczy on bowiem przypadków, gdy pracownicy używają na potrzeby pracodawcy własnych samochodów osobowych.