PO 2/AŁ-0400/98 - Zaliczenie strat w ciężar kosztów.

W związku ze zgłaszanymi wątpliwościami dotyczącymi zaliczania w ciężar kosztów uzyskania przychodów strat powstałych w środkach trwałych i obrotowych - w celu zapewnienia jednolitego stosowania prawa podatkowego - na podstawie art. 14 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 i Nr 160, poz. 1083) uprzejmie wyjaśniam:

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 1993 r. Nr 90, poz. 416 z późn. zm.) oraz art. 16 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 1993 r. Nr 106, poz. 482 z późn. zm.) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów strat w środkach trwałych i obrotowych, w części pokrytej odpisami amortyzacyjnymi oraz otrzymanym odszkodowaniem z tytułu ubezpieczeń.

Za koszt uzyskania przychodów uznaje się tylko różnicę między wartością straty a sumą dokonanych odpisów amortyzacyjnych i kwotą otrzymanego odszkodowania. Straty te powinny być udokumentowane protokołami szkód potwierdzonymi przez właściwe organy, np. policję, straż pożarną, instytucję ubezpieczeniową itp.

Z uwagi na fakt, że straty te stanowią odrębny rodzaj kosztu, niż np. koszty zużycia towarów handlowych i materiałów, powstanie takiej straty powinno być zaewidencjonowane w podatkowej księdze przychodów w następujący sposób:

1) po stwierdzeniu powstania straty w wyniku np. kradzieży składników majątkowych lub innego zdarzenia podatnik powinien sporządzić stosowny dowód księgowy określający wielkość straty,

2) na podstawie tak sporządzonego dowodu księgowego podatnik powinien pomniejszyć (wystornować) koszty zakupu, jeżeli strata dotyczy wydatków uprzednio zaliczonych w ciężar kosztów zakupu materiałów i towarów handlowych w kolumnie 10 - "Zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupu" wzoru podatkowej księgi przychodów i rozchodów w pełnej wysokości straty i jednocześnie kwotę tę wpisać do kolumny 14 "Pozostałe wydatki",

3) w dniu uzyskania odszkodowania z tego tytułu podatnik w kolumnie 14 wzoru księgi - "Pozostałe wydatki" wpisuje kwotę odszkodowania ze znakiem "-" lub na czerwono.

Przedstawiony sposób ewidencjonowania powstałych strat oznacza, że w ciężar kosztów uzyskania przychodów zostanie zaliczona tylko ta część straty, która nie została pokryta odszkodowaniem.

Jeżeli odszkodowanie z tytułu powstałych strat zaliczonych w ciężar kosztów uzyskania przychodów w roku ich powstania zostanie wypłacone w roku następującym po roku, w którym wystąpiła strata, odszkodowanie to pomniejsza koszty roku, w którym podatnik otrzymał odszkodowanie.

W przypadku gdy poniesiona strata dotyczy składnika majątku trwałego, podatnik jest obowiązany:

1) po stwierdzeniu powstania straty w wyniku np. kradzieży składników majątku trwałego lub innego zdarzenia sporządzić stosowny dowód księgowy określający wielkość straty na podstawie danych wynikających z ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych do wysokości wartości netto, tj. wartości początkowej pomniejszonej o dokonane odpisy amortyzacyjne, i zaliczyć w ciężar kosztów w roku, w którym wystąpiła strata,

2) w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonać zapisów o likwidacji środka trwałego i jej przyczynach,

3) w dniu uzyskania odszkodowania z omawianego tytułu pomniejszyć koszty o kwotę otrzymanego odszkodowania.

Reasumując należy przyjąć, że za koszt uzyskania przychodu uznaje się straty w miesiącu ich powstania, a ostateczne rozliczenie następuje w miesiącu otrzymania odszkodowania.

Zauważyć należy, że gdy powstała strata dotyczy całkowicie zamortyzowanego środka trwałego, brak jest podstaw do ponownego zaliczenia w ciężar kosztów uzyskania wartości utraconego środka trwałego (wydatki poniesione na zakup środka trwałego zostały już całkowicie zaliczone w ciężar kosztów w postaci odpisów amortyzacyjnych).

Powyższe wyjaśnienia należy stosować odpowiednio w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przez osoby fizyczne i prawne.