PO 2/4-8010-0810/94 - Dokumentowanie zapisów zakupu paliwa za granicą w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 grudnia 1992 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 99, poz. 495 z późn. zm.), osoby fizyczne i spółki cywilne osób fizycznych prowadzące podatkową księgę przychodów i rozchodów według wzoru ustalonego w załączniku do rozporządzenia, są obowiązane wpisywać koszty transportu pojazdem wprowadzonym do ewidencji środków trwałych na podstawie rachunków stwierdzających m.in. zakup paliwa do tych pojazdów. Należy przy tym zauważyć, że dokonanie do księgi zapisu nie udokumentowanego w ogóle dowodem księgowym lub na podstawie innego dowodu niż wymagany przepisami rozporządzenia powoduje uznanie księgi za nieprawidłową pod względem formalnym (wadliwą) w rozumieniu § 10 rozporządzenia i w konsekwencji - stosownie do art. 169 § 1 kodeksu postępowania administracyjnego - księgi takie nie mogą być uznane za dowód w postępowaniu podatkowym.

Ministerstwo Finansów w ostatnim czasie uzyskało informację, że podatnicy wykonujący usługi transportowe związane z wyjazdymi do państw powstałych po rozpadzie byłego ZSRR, w szczególności Rosji, Ukrainy, Białorusi i Litwy, mają trudności z uzyskaniem w stacjach benzynowych położonych na terytorium tych państw dowodów zakupu paliwa mogących stanowić podstawę księgowania poniesionych na ten cel wydatków.

Biorąc powyższe pod uwagę, Ministerstwo Finansów zaleca, aby u podatników tych urzędy i izby skarbowe nie kwestionowały podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów w przypadkach, gdy jedyną przesłanką uznania tych ksiąg za nieprawidłowe (wadliwe) byłoby dokumentowanie w księdze zapisów dotyczących zakupu paliwa z granicą sporządzonymi dokumentami (dowodami wewnętrznymi) zaopatrzonymi w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków, określającymi rodzaj paliwa oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, o ile wysokość i cel tych wydatków w warunkach prowadzenia konkretnej działalności nie nasuwa wątpliwości.