Pismo z dnia 21 października 2008 r. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych
Ustawa o ochronie danych osobowych zawiera jedynie ogólne warunki przetwarzania danych osobowych, a ich uszczegółowienie znajduje się w innych przepisach prawa. W związku z tym w tej sytuacji przepisy uodo odsyłają do uregulowań zawartych w ustawie z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (usus).
Zgodnie z ww. przepisanymi osoba, do której zwracamy się o udostępnienie danych (np. pracownik ZUS), każdorazowo musi ocenić, czy złożony wniosek o udostępnienie danych osobowych spełnia wymogi określone w przepisach. W tym wypadku będą to przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz uodo. Bowiem zgodnie z art. 34 ust. 3 i 4 usus do informacji zawartych na kontach ubezpieczonych i kontach płatników składek (...) stosuje się przepisy uodo.
Natomiast art. 50 ust. 3 i następne usus wymieniają kategorie podmiotów, którym dane osobowe mogą być udostępnione. Pośród nich znaleźć można osoby fizyczne i płatników składek, którzy mogą zwrócić się do ZUS z wnioskiem o udostępnienie danych osobowych. Należy przy tym zaznaczyć, iż ZUS nie udostępnia danych osobowych osobom, które uchybiły wymogom formalnym, nałożonym przez art. 50 ust. 7 usus. Oznacza to, iż wniosek o udostępnienie danych osobowych zgromadzonych na koncie ubezpieczonego powinien zawierać imię i nazwisko ubezpieczonego oraz numery wskazane w art. 35 ust. 1 pkt 1 usus, czyli m.in. numery PESEL i NIP. Bowiem zgodnie z art. 50 ust. 8 usus w przypadku niezawarcia we wniosku wskazanych wyżej danych osobowych ZUS nie udostępnia danych. Więc być może osoba, która zwróciła się o udostępnienie danych, uchybiła wymogom formalnym wniosku.
Osoba, której odmówiono udostępnienia danych osobowych z powołaniem się na uodo, powinna się zwrócić z pisemną skargą do generalnego inspektora ochrony danych osobowych. Po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego organ ds. ochrony danych osobowych może stwierdzić, czy w konkretnym, wskazanym wypadku pracownik ZUS miał podstawy do odmówienia podania danych osobowych dotyczących wskazanej przez pracodawcę osoby.