PG-1-423-9/05 - Używanie prywatnego samochodu dla celów działalności gospodarczej przez członka zarządu, udziałowca nie będącego pracownikiem spółki.

Na podstawie art. 14a § 1 i § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) Naczelnik Trzeciego Urzędu Skarbowego w Bydgoszczy po rozpatrzeniu wniosku z dnia 15 października 2005 r. (wpływ do Urzędu 24 października 2005 r.), uzupełnionego pismem z dnia 02 listopada 2005 r. (wpływ do Urzędu w dniu 08 listopada 2005 r.).

Pismem z dnia 15 października 2005 r. Spółka wystąpiła z wnioskiem o udzielenie interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że Spółka zamierza zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu dla celów działalności gospodarczej przez członka zarządu, udziałowca niebędącego pracownikiem Spółki.

Zdaniem Spółki wydatki te mogą być zaliczone do kosztów uzyskania Spółki, jeżeli mają związek z uzyskaniem przychodu, wg udokumentowanej ewidencji przebiegu pojazdu.

Ogólna zasada zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów została zawarta w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zmianami). Stosownie do tego przepisu kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Zatem za koszty uzyskania przychodów należy uznać wszelkie wydatki - po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, tj. wymienionych w negatywnym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów - o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami. Mowa tu o kosztach bezpośrednio, jak i pośrednio związanych z uzyskiwanym przychodem oraz o kosztach dotyczących całokształtu działalności podatnika, czyli związanych z funkcjonowaniem firmy.

W myśl art. 16 ust. 1 pkt 51 cyt. wyżej ustawy do kosztów uzyskania przychodu nie zalicza się wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest zobowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Zgodnie z art. 16 ust. 5 ww. ustawy przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 30 i 51, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji wydatki z tytułu używania samochodu nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

W przypadku używania samochodu osobowego obcego, w tym także udziałowca niebędącego pracownikiem Spółki, podatnik obowiązany jest zwrócić koszty używania samochodu jego właścicielowi (posiadaczowi), bądź sam je ponosić. Zwrot kosztów używania samochodu prywatnego udziałowca nie jest jednostronnym świadczeniem ponoszonym na rzecz udziałowca w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zatem jeżeli spełnione zostaną wymogi określone w ww. przepisach, to wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu dla potrzeb firmy przez członka zarządu (udziałowca) niebędącego pracownikiem spółki stanowić będą dla spółki koszt uzyskania przychodu.

Zatem stanowisko Spółki w przedmiotowej sprawie należy uznać za prawidłowe. Powyższej odpowiedzi udzielono w oparciu o stan faktyczny przedstawiony we wniosku, zgodnie ze stanem prawnym obowiązującym na dzień udzielenia odpowiedzi.

Jednocześnie wskazuję, że zgodnie z art.14b § 1 cyt. ustawy - Ordynacja podatkowa niniejsza interpretacja nie jest dla Spółki wiążąca. Interpretacja ta jest wiążąca dla organów podatkowych i organów kontroli skarbowej właściwych dla wnioskodawcy i może zostać zmieniona albo uchylona wyłącznie w drodze decyzji - o czym stanowi art. 14b § 2 cyt. ustawy - Ordynacja podatkowa.

Na niniejsze postanowienie zgodnie z art. 14a § 4 cyt. ustawy - Ordynacja podatkowa służy stronie zażalenie do Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy za pośrednictwem Naczelnika Trzeciego Urzędu Skarbowego w Bydgoszczy w terminie 7 dni od dnia doręczenia niniejszego postanowienia.