PDP 4211/IN/CIT/6/2006 - Dekretacja dowodów księgowych za pomocą programu komputerowego.

"(...) Przedstawiając stan faktyczny wnioskodawca poinformował, iż spółka jest obowiązana do stosowania przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.). W związku z powyższym przy użyciu komputera i programu księgowego prowadzi księgi rachunkowe i na ich podstawie ustala podstawę opodatkowania i wysokość należnego podatku. Zdaniem wnioskodawcy z uwagi, iż zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami (w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy), tj. w tym wypadku zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, która to ustawa w art. 21 ust. 1a zawiera zapis, na podstawie którego można zaniechać zamieszczania na dowodzie księgowym danych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 5 i 6 (w tym dekretacji), jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów należy przyjąć, że dowód źródłowy, na którym nie zostały zamieszczone dane wymienione w art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości można uznać za dowód prawidłowy jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych (w przypadku spółki technika ta polega na dekretacji dokonywanej komputerowo wraz z nanoszeniem numerów pozycji księgowych bezpośrednio na dowodach źródłowych).

Uwzględniając powyższy wniosek oraz biorąc pod uwagę, iż w przedmiotowej sprawie nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa ani postępowanie przed sądem administracyjnym, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Krośnie, po zapoznaniu się ze stanem faktycznym przedstawionym przez wnioskodawcę informuje, iż stanowisko tut. organu podatkowego w przedmiocie zapytania jest następujące:

Zgodnie z zapisem art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, podatnicy zostali zobowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku. Odrębnym przepisem do jakiego odsyła przepis art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych jest ustawa z dnia 29.09.1994 r. -o rachunkowości, która w art. 20 ust. 2 informuje, że podstawą zapisu w księgach rachunkowych jest dowód księgowy stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. W art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, ustawodawca zawarł wymogi, jakim powinien odpowiadać dowód księgowy. Zgodnie z brzmieniem cyt. artykułu dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składnik aktywów,

- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Jednocześnie ustawodawca w art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości zawarł zapis, zgodnie z którym można zaniechać zamieszczania na dowodzie księgowym danych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych. Zgodnie z powyższym zapis niniejszy ma zastosowanie w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy zastosowaniu techniki komputerowej, przy pomocy której pewne operacje księgowe są księgowane automatycznie wg zapisanych w programie algorytmów.

Biorąc powyższe przepisy pod uwagę, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Krośnie informuje, iż w sytuacji używania przez waszą spółkę programu komputerowego, który pozwala na wydruk dekretu zawierającego informację o sposobie ujęcia każdego dokumentu w księgach rachunkowych oraz inne informacje pozwalające na powiązanie wydruku dekretu z dowodem księgowym, wówczas możliwe jest odstąpienie od ręcznego dekretowania dowodów księgowych. W powyższym przypadku, konieczne jest trwałe dołączenie wydruku dekretu do dokumentu stanowiącego dowód źródłowy."