PDI/423-13/04 - Dokumentowanie kosztów uzyskania przychodów

Stosownie do przepisów art. 15 ust. 1 ww. ustawy o podatku dochodowym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Z kolei z brzmienia przepisu art. 9 tej samej ustawy wynika m. in. że podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Odrębne przepisy, o których mowa wyżej to przede wszystkim przepisy ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694) i wydane na jej podstawie akty wykonawcze. Art. 20 - 22 tej ustawy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisu w księgach rachunkowych. Dotyczy to zwłaszcza elementów niezbędnych, które powinien posiadać dowód jak: rodzaj dowodu i numer identyfikacyjny, określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, opis tej operacji gospodarczej i jej wartość, datę dokonania operacji, datę sporządzenia dowodu, podpis wystawcy dowodu. Ponadto należy zaznaczyć, że w przypadku operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności, dla udokumentowania operacji zakupu właściwe są wyłącznie oryginały zewnętrznych dowodów obcych.

Powyższe nie oznacza, że dokumenty potwierdzające dokonanie konkretnych transakcji, nie spełniające wszystkich wymagań wyżej określonych nie mogą być uznane za dowody świadczące o poniesionych przez Spółkę kosztach uzyskania przychodów - jednakże może to dotyczyć tylko niewielkich uchybień formalnych, które to uchybienia mogą być uzupełnione lub jest możliwość udokumentowania na podstawie innego dowodu, że wydatek rzeczywiście miał miejsce, w kwocie i na warunkach tam określonych.

Reasumując należy stwierdzić, że o ile posiadane przez Waszą Spółkę dowody na poniesienie wydatków na opłaty targowe, które to wydatki z kolei poniesione zostały w celu uzyskania przychodów ze sprzedaży pojazdów samochodowych należących do spółki, spełniają przytoczone powyżej warunki (określone ustawą o rachunkowości) to - stosownie do przepisów art. 15 ust. 1 w powiązaniu z art. 9 ust. 1 ww. ustawy o podatku dochodowym - można zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów.