PD II 415/32/05 - Zwrot kosztów poniesionych z tytułu używania prywatnego samochodu do celów służbowych.

Pytanie podatnika

Czy zwrot kosztów poniesionych z tytułu używania prywatnego samochodu do celów służbowych stanowi podstawę naliczania podatku dochodowego?

Działając na podstawie art. 14b § 2 i art. 14 § 5 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej we Wrocławiu zmienia z urzędu postanowienie Naczelnika Urzędu Skarbowego w Oleśnicy z dnia 20 kwietnia 2005 r., wydanego na wniosek podatnika, zawierającego interpretację co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w sprawie wyjaśnienia czy zwrot kosztów poniesionych z tytułu używania prywatnego samochodu do celów służbowych stanowi podstawę naliczania podatku dochodowego, i stwierdza, że stanowisko podatnika jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

We wniosku o udzielenie pisemnej informacji o zastosowaniu przepisów prawa podatkowego, skierowanym do Naczelnika Urzędu Skarbowego w Oleśnicy, podatnik zwrócił się z pytaniem, czy zwrot kosztów poniesionych przez pracowników z tytułu używania w jazdach lokalnych prywatnego samochodu do celów służbowych podlega w 2005 r. opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Przedstawiając stan faktyczny wnioskodawca zaznaczył, że zatrudniani przez niego pracownicy używają prywatnych samochodów do celów służbowych na podstawie zawartych z pracodawcą umów cywilnoprawnych. Od dnia 1 stycznia 2004 r. zwracane pracownikom z tego tytułu kwoty, stanowią dla pracodawcy podstawę naliczania podatku dochodowego. Jednak w ocenie strony zmiana jaka nastąpiła w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych od 1 stycznia 2005 r., może sugerować, że świadczenia te podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego.

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Oleśnicy postanowieniem z dnia 20 kwietnia 2005 r. uznał, że stanowisko podatnika zawarte we wniosku jest prawidłowe. W uzasadnieniu organ pierwszej instancji wskazał, że zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nie przekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego jest dokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika. Wysokość tego zwolnienia określają przepisy zawarte w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.), oraz w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).

W ocenie organu pierwszej instancji przepisy prawa pracy dopuszczają możliwość posługiwania się przez pracownika w podróży służbowej samochodem niebędącym własnością pracodawcy. Dlatego też, jak zaznaczono w uzasadnieniu postanowienia zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania prywatnego samochodu do celów służbowych zwolniony jest od podatku dochodowego do wysokości określonej w powołanych przepisach.

Po przeanalizowaniu zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego, Dyrektor Izby Skarbowej we Wrocławiu stwierdza co następuje:

Zgodnie z art. 14b § 5 pkt 2 Ordynacji podatkowej, działając z urzędu organ odwoławczy w drodze decyzji zmienia albo uchyla postanowienie, zawierające pisemną interpretację co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w ich indywidualnych sprawach, jeżeli postanowienie rażąco narusza prawo, orzecznictwo Trybunału Konstytucyjnego lub Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości, w tym także jeżeli niezgodność z prawem jest wynikiem zmiany przepisów.

Jak stanowi obowiązujący od dnia 1 stycznia 2005 r. art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nie przekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego jest dokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika. Przepis ten został wprowadzony w życie ustawą z dnia 20 kwietnia 2004 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 93, poz. 894).

Jak wynika z treści cytowanego przepisu, omawiane zwolnienie podatkowe ma zastosowanie, jedynie wtedy, gdy obowiązek ponoszenia przez pracownika kosztów z tytułu używania własnych pojazdów samochodowych dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych lub możliwość przyznania ich zwrotu została określona wprost w przepisach innych ustaw. Obecnie możliwość taka wynika z art. 46a ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 56, poz. 679 z późn. zm.) oraz z art. 6a ustawy z dnia 30 lipca 1997 r. o państwowym przedsiębiorstwie użyteczności publicznej "Poczta Polska" (tekst jedn.: Dz. U. Nr 106, poz. 675 z późn. zm.). Wysokość zwracanych pracownikowi kosztów za używanie własnych pojazdów samochodowych dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych precyzuje rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.).

Analogicznego rozwiązania dotyczącego zwrotu kosztów używania przez pracownika na potrzeby zakładu pracy własnych samochodów w jazdach lokalnych nie zwierają przepisy ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.). W myśl art. 775 § 1 ustawy Kodeks pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Świadczenia realizowane z tego tytułu na rzecz pracownika dotyczą zatem jedynie należności za czas podróży służbowej, która odbywa się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Tym samym, należności dotyczące pokrycia kosztów związanych z podróżą służbową nie obejmują jazd lokalnych.

W konsekwencji kwoty ryczałtów samochodowych, wypłacanych pracownikom jako zwrot kosztów z tytułu używania własnych samochodów dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych, podlegają, co do zasady, opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jako przychody pracownika ze stosunku pracy. Od przychodów tych płatnik, na zasadach określonych w art. 31, 32 i 38 tej ustawy, ma obowiązek obliczyć i pobrać zaliczki na podatek, a następnie odprowadzić je na właściwy rachunek bankowy urzędu skarbowego.