PD I 415/781/34/04 - Dokumentowanie otrzymania towarów w księgach podatkowych

Pytanie podatnika

Towar handlowy przed otrzymaniem faktury jest ewidencjonowany w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie dowodu WZ lub sporządzany opis towaru.

Czy po otrzymaniu faktury za towar można zniszczyć dowód WZ lub opis?

Zasady ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów zawiera rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475).

Zgodnie z § 16 ust. 1 cyt. rozporządzenia otrzymanie materiałów podstawowych i pomocniczych, (..), towarów handlowych musi być potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła.

Stosownie do treści § 16 ust. 2 i 3 cyt. rozporządzenia jeżeli materiał lub towar handlowy, którego zakup - zgodnie z przepisami rozporządzenia - dokumentowany jest fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału (lub towaru handlowego), podając imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego) i dokonać zapisu w księdze na podstawie opisu - rolę tę może spełniać wystawiony przez dostawcę tzw. dowód WZ.

Opis musi być potwierdzony w sposób określony w ust. 1 oraz przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi (ewidencji) w dniu otrzymania faktury. Jeżeli podatnik otrzymał materiał lub towar handlowy oraz fakturę na ten materiał lub towar handlowy w tym samym miesiącu, opis o którym mowa w ust. 2 dołącza do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonuje na podstawie otrzymanych faktur.

Ponadto zgodnie z ust. 4 tego przepisu podatnik może nie sporządzać opisu, o którym mowa w ust. 2, jeżeli zakup udokumentowany jest specyfikacją dostawcy (czyli WZ) pod warunkiem ze specyfikacja ta spełnia wymogi określone dla opisu. Przepis ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio.

Biorąc pod uwagę zacytowane wyżej przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzania ksiąg podatkowych oraz art. 86 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, z którego wynika iż podatnicy prowadzący księgi podatkowe przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, który wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku - stanowisko podatnika, zaprezentowane w piśmie należy uznać za nieprawidłowe.

Tzw. dowody WZ lub inny dowód przyjęcia towarów handlowych nie będący fakturą podlega tym samym zasadom przechowywania, jakim podlegają inne dokumenty księgowe tj. do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.