PD.I/415-42/04 - Sposób dokumentowania kosztów uzyskania przychodów i dokonywania zapisów w księdze przychodów i rozchodów.

Podatnik prowadzący działalność gospodarczą i rozliczający podatek dochodowy na zasadach ogólnych zamierza wydzierżawić od osoby fizycznej nie prowadzącej działalności gospodarczej lokal użytkowy, w którym będzie prowadzona działalność gospodarczą. Osoba wydzierżawiająca nie wystawia rachunku tylko dowód wpłaty. Podatnik na podstawie tego dokumentu wystawia dowód wewnętrzny zawierający dane, o których mowa w § 14 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, który stanowi podstawę zapisu w księdze. Rozliczenie tych kosztów następuje w okresach miesięcznych zgodnie z umową.

Podatnik zapytuje czy przedstawiony sposób dokumentowania kosztów uzyskania przychodów i dokonywania zapisów w księdze jest prawidłowy?

Pojęcie "koszty uzyskania przychodów" określa art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.), który wprowadza generalną zasadę uznawania wydatków za koszty uzyskania przychodów. Uznaje się za nie wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 23 ust. 1 tej ustawy. Gramatyczna wykładnia art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych prowadzi do wniosku, iż podatnik ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich wydatków, pod warunkiem, że mają bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że wydatki poniesione na wynajem lokalu na potrzeby działalności gospodarczej niewątpliwie mają związek z uzyskiwanymi przychodami z tej działalności.

Sprawę udokumentowania wydatków należy rozpatrywać w kontekście przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).

Zgodnie z § 12 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dotyczy dowód,

- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym, że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych? oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Z treści § 13 pkt 5 rozporządzenia wynika, że za dowody księgowe uważa się również inne dowody opłat, w tym dokonanych na podstawie książeczek opłat oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 cytowanego rozporządzenia.

Natomiast przepis § 14 ust. 1 tego rozporządzenia stanowi, że na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Jednakże dowody te zgodnie z ust. 2 pkt 7 tego paragrafu dotyczą wydatków związanych z opłatami: za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz, i centralne ogrzewanie w części przypadającej na działalność gospodarczą, a podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele.

Reasumując należy stwierdzić, że dowód zapłaty czynszu (rachunek, polecenie przelewu, dowód KW, pokwitowanie czy też potwierdzenie płatności na piśmie) zawierający dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w powiązaniu z umową najmu lokalu, z której wynika, iż ponoszącym wydatek jest osoba prowadząca działalność gospodarczą, stanowi podstawę do dokonania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Ustosunkowując się do daty zaliczenie wydatków z tytułu opłaty czynszu dzierżawy do kosztów uzyskania przychodów, należy zaznaczyć, że stosownie do art. 22 ust. 4 cytowanej na wstępie ustawy o podatku dochodowym, koszty uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 5 i ust. 6, są potrącalne tylko w roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Natomiast przepisy ust. 5 i ust. 6 umożliwiają podatnikom prowadzącym księgę przychodów i rozchodów zaliczane do kosztów uzyskania przychodów roku podatkowego:

- kosztów poniesionych w danym roku i wiążących się z przychodami tego roku,

- kosztów poniesionych w latach poprzednich, lecz dotyczących przychodów danego roku,

- kosztów (ściśle określonych co do rodzaju i kwoty) zarachowanych, chociaż ich faktycznie nie poniesiono, jeżeli odnoszą się do przychodów danego roku,

pod warunkiem, że stale w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania odnoszących się tylko do tego roku podatkowego.

Jak wynika z powyższego moment zaliczenia tego wydatku do kosztu uzyskania przychodów (tj. w dacie poniesienia wydatku lub zarachowania) uzależniony jest od sposobu rozliczania kosztów przyjętych przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą.