PD/415-62/06 - Zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów przysługujących pracownikom należności za czas podróży służbowej z tytułu delegacji krajowych związanych z jazdami lokalnymi i zamiejscowymi.

Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Toruniu, działając na podstawie art. 14a § 1 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), po rozpatrzeniu wniosku Pana z dnia 18 grudnia 2006 r. w sprawie udzielenia pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w podatku dochodowym od osób fizycznych, w części dotyczącej zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów przysługujących pracownikom należności za czas podróży służbowej z tytułu delegacji krajowych związanych z jazdami lokalnymi i zamiejscowymi, zatrudnionych na podstawie umowy o pracę i umowę zlecenia

- uznaje za prawidłowe stanowisko Pana przedstawione w powyższym wniosku.

W dniu 18 grudnia 2006 r. wpłynął do tutejszego organu podatkowego Pana wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w podatku dochodowym od osób fizycznych, w części dotyczącej zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów przysługujących pracownikom należności za czas podróży służbowej z tytułu delegacji krajowych związanych z jazdami lokalnymi i zamiejscowymi, zatrudnionych na podstawie umowy o pracę i umowę zlecenia.

Ze stanu faktycznego przedstawionego przez Pana we wniosku wynika, co następuje:

Prowadzi Pan pozarolniczą działalność gospodarczą w spółce cywilnej w zakresie świadczenia usług ochroniarskich z siedzibą w ... przy ul. ...

Działalność prowadzona jest przy zatrudnieniu pracowników na umowę o pracę lub zlecenia na stanowiskach ochroniarzy.

Pracownicy z uwagi na charakter wykonywanej pracy często wyjeżdżają z siedziby firmy w celach służbowych, wykonując trasy zarówno po mieście, jak i wyjeżdżając do innych miast.

W tym celu wypisywane są delegacje służbowe dla tych pracowników. Zdarza się również często, że pracownicy korzystają ze swoich prywatnych samochodów.

Wówczas do rozliczenia jazd lokalnych i zamiejscowych osoby te sporządzają ewidencje przebiegu pojazdu, tzw. "kilometrówkę".

Zdaniem Pana przysługujące pracownikom należności za czas podróży służbowej z tytułu delegacji krajowych związanych z jazdami lokalnymi i pozalokalnymi ma Pan prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

W sprawie nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym.

Oceniając pod względem prawnym stanowisko Pana w oparciu o przedstawiony stan faktyczny tutejszy organ podatkowy stwierdza, co następuje:

Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) w brzmieniu obowiązującym w 2007 roku kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.

Zatem aby uznać jakiś wydatek za koszt uzyskania przychodu, muszą być łącznie spełnione niżej wymienione warunki:

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje pojęcia "podróż służbowa pracownika".

Wobec tego należy się kierować art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy z dnia 26 czerwca 1974 r. (Dz. U. z 1998 r. Nr 121, poz. 94), który stanowi, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem prac przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Jednocześnie art. 29 § 1 Kodeksu pracy wymaga, aby miejsce wykonywania pracy przez pracownika było zapisane w treści umowy o pracę.

Odnosi się to zarówno do pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, jak i na umowę zlecenia.

Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowych określił Minister Pracy i Polityki Społecznej w rozporządzeniu z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).

Stosownie do przepisów tego rozporządzenia z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują:

W odniesieniu do pracowników żaden przepis art. 23 ust. 1 ustawy nie zawiera ani zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez pracodawcę na diety z tytułu podróży służbowych pracowników.

Mając na uwadze powyższe, rozstrzygające znaczenie ma więc kwestia, czy został spełniony warunek określony w art. 22 ust. 1 ustawy, a mianowicie czy wydatki poniesione przez pracodawcę z tytułu podróży służbowych pracowników mają wpływ na osiągnięcie przychodu lub jego zachowanie albo zabezpieczenie.

W Pana przypadku ww. należności są bezpośrednio związane z prowadzoną przez Pana działalnością gospodarczą, a co za tym idzie - mają wpływ na powstanie przychodu oraz podlegają one w całości zaewidencjonowaniu w koszty uzyskania.

Jedynymi wydatkami związanymi z podróżą służbową pracownika, których zaliczenie w ciężar kosztów firmy podatnika jest ograniczone, są wydatki dotyczące korzystania przez pracownika z prywatnego samochodu w celu odbycia podróży służbowej.

Zgodnie z dyspozycją zawartą w art. 23 ust. 1 pkt 46 wyżej cytowanej ustawy o podatku dochodowym, nie uważa sie za koszty uzyskania przychodów - poniesionych wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji pojazdu.

W świetle powyższego wydatek przekraczający określony limit nie jest kosztem uzyskania przychodów prowadzącego działalność gospodarczą.

Odnośnie zwrotu kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. b wyżej cytowanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatnik ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności w jazdach lokalnych do wysokości nieprzekraczającej wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekaczającej stawki za 1 k.m. przebiegu pojazdu, określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.).

Na podstawie przepisów tego rozporządzenia zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w ww. rozporządzeniu.

Odnosi się to zarówno do pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, jak i na umowę zlecenia.

Zatem należy stwierdzić, iż stanowisko Pana w tej sprawie jest prawidłowe.

Niniejsza interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Pana w rozpatrywanym wniosku oraz stanu prawnego obowiązującego w dacie jej sporządzenia.

Ponadto Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Toruniu informuje, iż pozostałe zagadnienie przedstawione w piśmie z dnia 18 grudnia 2006 r. rozpatrzone zostanie odrębnym postanowieniem.

Zgodnie z art. 14b § 1 i § 2 Ordynacji podatkowej niniejsza interpretacja nie jest wiążąca dla Pana, jest wiążąca dla organów podatkowych i organów kontroli skarbowej właściwych dla wnioskodawcy.

Na niniejsze postanowienie, zgodnie z art. 14a § 4 Ordynacji podatkowej, Stronie służy zażalenie do Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy za pośrednictwem Naczelnika tut. Urzędu Skarbowego. Zażalenie wnosi się w terminie 7 dni od dnia otrzymania postanowienia.

Zażalenie powinno zawierać zarzuty przeciw postanowieniu, określać istotę i zakres żądania będącego przedmiotem zażalenia oraz wskazywać dowody uzasadniające to żądanie.