PD/415-38/04 - Dokumentacja kosztów wyjazdu zagranicznego.

"(...) Podstawą materialnoprawną rozstrzygnięcia powyższych zagadnień jest również ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Art. 22 ust. 1 ustawy zawiera, oparte na klauzuli generalnej, pojęcie kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy. Wskazany art. 23 ustawy zawiera katalog wydatków definitywnie wyłączonych z kosztów uzyskania oraz wydatków, co do których istnieją szczególne uregulowania. Koszty uzyskania przychodów są jednym z dwóch - obok przychodów - podstawowych elementów mających wpływ na dochód jako przedmiot opodatkowania podatkiem dochodowym. Ustalenie dochodu z działalności gospodarczej następuje na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (lub ksiąg rachunkowych), do prowadzenia których zobowiązują przepisy art. 24a ustawy. Wskazane wyżej rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa sposób jej prowadzenia, szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać, szczegółowy zakres obowiązków związanych z prowadzeniem księgi podatkowej, aby stanowiła dowód pozwalający na określenie zobowiązań podatkowych. Uregulowania dotyczące dokumentowania operacji gospodarczych (w tym dokonywanych wydatków) zawarte zostały w § 12 ust. 3-6 oraz § 13 i 14 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Wydatki, których zapytanie dotyczy (poniesione w związku z wyjazdem zagranicznym: bilety lotnicze, oraz poniesione za granicą: hotele, wynajem samochodu, zakup części i narzędzi), z definicji, nie są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów, bo nie zostały wymienione w art. 23 ustawy. O ich uznaniu za koszt przesądzać będzie spełnianie wymienionych wyżej przesłanek:

1) ogólnej, wynikającej z art. 22 ust. 1 ustawy, tj. aby wydatek poniesiony był w celu osiągnięcia przychodu. Generalnie przyjąć można, iż kosztami uzyskania przychodu są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów,

2) faktyczne poniesienie wydatku i udokumentowanie tego faktu zgodnie z wymogami określonymi we wskazanych wyżej przepisach rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Faktury VAT nie są jedynymi dopuszczalnymi dowodami księgowymi. Udokumentowaniem wydatków wymienionych w Pana zapytaniu może być rachunek (wystawiony zgodnie z przepisami Ordynacji Podatkowej, jeśli kontrahent nie jest zobligowany do wystawienia faktury VAT na mocy przepisów ustawy o podatku od towarów i usług) oraz inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych - oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim, zaś treść dowodu musi być pełna i zrozumiała.

W tym świetle, dowody księgowe na udokumentowanie wydatków wymienionych w zapytaniu, a określone przez Pana jako "faktury i paragony" będą respektowane przez organ podatkowy, o ile będą odpowiadały powyższym wymaganiom. (...)"