PD/415-19/06 - Diety z tytułu podróży służbowej.

"(...) Prowadzi Pan jako osoba fizyczna działalność gospodarczą w zakresie świadczenia usług kierowania obcym pojazdem na rzecz jednego podmiotu na trasach krajowych i zagranicznych. Podczas prowadzenia tej działalności ponosi Pan koszty podróży krajowych i zagranicznych.

(...) Wyraża Pan pogląd, iż - w świetle art. 22 ust. 1 i 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz Kodeksu pracy - przysługuje Panu prawo do wliczenia w koszty uzyskania przychodu diet z tytułu podróży służbowych w wysokości nieprzekraczającej diet określonych dla pracowników.

Ponadto w przedmiocie sposobu rozliczenia podróży krajowych i zagranicznych w przypadku, gdy podczas podróży zagranicznej przeprowadza Pan załadunki i rozładunki w różnych krajach "po drodze" bez powrotu do granicy RP, nie wylicza Pan kwot diet z podziałem na poszczególne kraje, lecz według stawek obowiązujących w kraju najbardziej odległym, tzw. "docelowym". Kwoty diet przelicza Pan według średniego kursu walut NBP z dnia powrotu. Ponadto, zdaniem Pana wyliczenie w takim przypadku czasu trwania wyjazdu służbowego dla ustalenia diet krajowych powinno nastąpić od momentu wyjazdu z miejsca zamieszkania do momentu powrotu do miejsca zamieszkania jako suma pobytu w kraju do momentu przekroczenia granicy RP.

Natomiast wyliczenie diet z tytułu podróży zagranicznej powinno nastąpić za czas spędzony poza granicami RP. Rozliczenia dokonuje Pan w ciągu 14 dni od zakończenia podróży (...).

(...) Stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ww. ustawy o podatku dochodowym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, tj. w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 ze zm.) oraz rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Wobec powyższego Pan jako osoba prowadząca działalność gospodarczą w zakresie usług transportowych i odbywająca podróże służbowe na terenie kraju oraz poza granicami może zaliczyć w koszty uzyskania przychodu wartość diet za czas tych podróży służbowych, przysługującą pracownikom zgodnie z powołanymi wyżej rozporządzeniami.

Prawidłowy jest przedstawiony przez Pana sposób rozliczenia delegacji krajowych i zagranicznych w przypadku odbycia podróży do kilku krajów "po drodze".

Zgodnie bowiem z § 4 ust. 3 powołanego wyżej rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży.

Stanowisko Pana w zakresie przeliczania diet według średniego kursu NBP z dnia powrotu z podróży również znajduje uzasadnienie w obowiązujących przepisach. Bowiem zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym - w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2006 r., do przeliczania na złote kwot ustalonych w walutach obcych należy stosować kursy średnie ogłaszane przez Narodowy Bank Polski z dnia poniesienia kosztu. (Należy zaznaczyć, iż według art. 22 ust 1 ww. ustawy - w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2007 r. należy stosować kursy średnie ogłaszane przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.) W przedmiotowej sprawie za dzień poniesienia kosztu należy uznać właśnie dzień zakończenia podróży.

Rozliczenie kosztów podróży służbowej powinno nastąpić w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży, co zostało usankcjonowane w obowiązującym od dnia 1 stycznia 2007 r. § 8a ust. 2 powołanego wyżej rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (zmiana rozporządzenia opublikowana została w Dzienniku Ustaw nr 227 z 2006 r., poz. 1661) (...)".