PD-413/I/39/2005 - Memoriałowa metoda potrącania kosztów uzyskania przychodów.

Pytanie podatnika

Czy w świetle obowiązujących przepisów prawa podatkowego, w szczególności art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych Podatnik ma prawo zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów koszty, które nie zostały jeszcze poniesione z uwagi na toczące się postępowanie przed Sądem Rejonowym?

Postanowienie

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Zakopanem działając na podstawie art. 14a § 1 oraz § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), po rozpatrzeniu wniosku z dnia 13.12.2005 r., w sprawie udzielenia interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych stwierdza, iż przedstawione we wniosku stanowisko jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie

W dniu 13.12.2005 r. wpłynął do tut. Urzędu wniosek o wydanie interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów prawa podatkowego.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że P. xxx jest właścicielem lokali mieszkalnych nr 2, 3, 4, 5 oraz 29 w budynku przy ul. xxx xxx. Lokale te Podatnik wynajmuje na cele prowadzonej działalności gospodarczej przez "xxx". W 2003 r. przeprowadzone zostały w przedmiotowych pomieszczeniach roboty remontowe mające na celu wymianę sieci wodociągowej i grzewczej, w wyniku których doszło do odcięcia linii wodociągowej i grzewczej wynajmowanych lokali, przez co cały koszt opłat za te media spadł na Podatnika. Pomimo to, Wspólnota Mieszkaniowa Właścicieli Lokali Mieszkalnych budynku przy ul. xxx xxx wystawia rachunki obciążające P. xxx tytułem opłat eksploatacyjnych, odpłatności za wodę i funduszu remontowego. W 2005 r. Podatnik został obciążony rachunkami opiewającymi na kwotę ogółem 75. 102,63 zł - rachunki dołączone do wniosku, oraz rachunek dostarczony dnia 20.02.2006 r. Nr X/12/W/05). Kwoty wynikające z rachunku nr A/03/W/05 z dnia 29.03.2005 r., nr B/04/W/05 z dnia 22.04.2005 r., nr C/05/W/05 z dnia 12.05.2005 r., nr D/06/W/05 z dnia 09.06.2005 r., nr E/08/W/05 z dnia 22.08.2005 r., nr F/10/W/05 z dnia 05.10.2005 r., nr G/12/W/05 z dnia 23.12.2005 r. nie zostały uiszczone, sprawa zapłaty za wyżej wymienione zobowiązania toczy się przed Sądem Rejonowym w xxx.

W związku z powyższym zwrócono się z zapytaniem, czy w świetle obowiązujących przepisów prawa podatkowego, w szczególności art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych Podatnik ma prawo zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodu wspomniane rachunki?

Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.

Generalna zasada momentu potrącania kosztów uzyskania przychodów została określona na potrzeby podatku dochodowego od osób fizycznych w art. 22 ust. 1 i 4.

Zgodnie z art. 22 ust. 4 ww. ustawy, koszty uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 5 i 6, są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione (metoda kasowa). Odstępstwo od tej zasady polegające na potrącalności kosztów w tym roku podatkowym, którego dotyczą, ma zastosowanie do podatników, którzy prowadzą księgi rachunkowe oraz tylko do tych podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, którzy prowadzą je w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów odnoszących się tylko do danego roku podatkowego (metoda memoriałowa).

Z cytowanych powyżej przepisów art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynikają dwa możliwe sposoby ewidencjonowania kosztów uzyskania przychodów:

- według daty poniesienia wydatku (metoda kasowa),

- odpowiednio do okresu, w którym został uzyskany przychód związany z tymi kosztami (metoda memoriałowa).

Zgodnie z metodą kasową, koszty uzyskania są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Oznacza to, że wydatek jest ewidencjonowany według daty jego poniesienia, bez względu jakiego okresu dotyczy, przy czym dzień poniesienia wydatku może być pojmowany różnie, pojęcie to nie zostało zdefiniowane w ustawie. Należy przyjąć, że jest to dzień:

- obciążenia podatnika np. poprzez wystawienie faktury czy rachunku, noty, pod warunkiem, że podatnik zaakceptuje dokument obciążeniowy,

- faktycznej zapłaty w przypadku wydatków:

a) w stosunku do których ustawa stawia warunek faktycznej zapłaty w celu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu (np. wynagrodzenia, odsetki);

- ponoszonych bez wystawienia dokumentów obciążeniowych, ewentualnie przed obciążeniem.

Natomiast zasada memoriałowa polega na tym, że koszty uzyskania przychodów są potrącalne tylko w roku podatkowym, którego dotyczą.

Oznacza to, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć tylko koszty dotyczące danego roku podatkowego, czyli:

- koszty poniesione w danym roku i wiążące się z przychodami tego roku,

- koszty poniesione w latach poprzednich, lecz dotyczące przychodów danego roku,

- koszty, które zostały zarachowane, chociaż ich faktycznie nie poniesiono, jeżeli odnoszą się do przychodów danego roku, chyba że ich zarachowanie nie było możliwe, w tej sytuacji koszt potrąca się w roku, w którym został faktycznie poniesiony.

Niemożliwość zarachowania danych wydatków wynikać może z tego, że nie są one jeszcze znane, a także z braku dokumentów pozwalających zaksięgować dane koszty do danego roku podatkowego.

Decyzję o wyborze sposobu ewidencjonowania kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów podejmuje podatnik. Moment zaksięgowania wydatków zależeć będzie zatem od wybranej przez podatnika metody ewidencjonowania kosztów - kasowej bądź memoriałowej. Należy zaznaczyć, że koszty można księgować według jednej metody w odniesieniu do wszystkich rodzajów wydatków związanych z działalnością gospodarczą.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że ma Pan możliwość zarachowania wydatków, ponieważ posiada Pan rachunki wystawione przez Wspólnotę Mieszkaniową.

Ponadto, jak wynika z pisma złożonego dnia 28.02.2006 r. jako uzupełnienie do wniosku, rozlicza Pan koszty metodą memoriałową. Przy przyjęciu tej zasady potrącania kosztów, jeżeli podatnik zna rodzaj, kwotę kosztu i dysponuje odpowiednimi dowodami potwierdzającymi rodzaj i kwotę kosztu, dokonuje zarachowania go w tym miesiącu danego roku podatkowego, którego ten koszt dotyczy. Stosując tę metodę zobowiązany jest Pan do zaewidencjonowania kosztów, które zostały zarachowane, chociaż ich jeszcze nie poniesiono, jeżeli odnoszą się do przychodów danego roku.

Zgodnie z § 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.) zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się, z zastrzeżeniem § 20 i 30, jeden raz po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 cytowanej wyżej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Biorąc powyższe pod uwagę winien Pan zaksięgować przedmiotowe rachunki, natomiast w przedstawionej sytuacji Sąd dokona rozstrzygnięcia zasadności wystawienia przez Wspólnotę Mieszkaniową rachunków. W zależności od wyniku rozstrzygnięcia dokona Pan stosownych korekt w złożonych zeznaniach czy deklaracjach.