PBI/005-2/MS - Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów spółki cywilnej wydatków na rozmowy służbowe.

Pytanie podatnika

Czy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów spółki cywilnej wydatki na rozmowy służbowe przeprowadzone z telefonu komórkowego należącego do współwłaściciela spółki?

Dyrektor Izby Skarbowej w Białymstoku na podstawie art. 14b § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 z późn. zm., w brzmieniu obowiązującym przed 1 stycznia 2005 roku) prostuje pisemną informację o zakresie stosowania prawa podatkowego udzieloną przez Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku z dnia 24 grudnia 2004 r. Nr II US pb.IA/1/413/65/04/BB w części dotyczącej możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów spółki cywilnej kosztów rozmów służbowych przeprowadzonych z telefonu komórkowego należącego do współwłaściciela. W pozostałym zakresie w/w informacja jest prawidłowa.

Z treści art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) wynika, iż kosztami uzyskania przychodów z poszczególnych źródeł są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Jak wskazano na str. 3 wydanej informacji, możliwość zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów istnieje wówczas, gdy spełnione są łącznie dwie przesłanki:

- pozostaje w związku przyczynowym z przychodem i nie znajduje się na liście negatywnej kosztów,

- został właściwie udokumentowany.

Jeżeli zatem podatnik wykaże, że określone rozmowy telefoniczne zostały przeprowadzone w celu uzyskania przychodów w spółce, to wystarczy, że je właściwie udokumentuje. Ponieważ w Spółce prowadzona jest księga przychodów i rozchodów, to zgodnie z § 12 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.) podstawą zapisów w księdze są dowody. W § 14 powyższego rozporządzenia Minister Finansów dopuścił dokumentowanie niektórych kosztów dokumentami sporządzonymi przez osoby które dokonały wydatku (tzw. dowodem wewnętrznym) pod warunkiem odpowiedniego ich sporządzenia. Wśród kategorii wydatków, których mogą dotyczyć takie dowody w § 14 ust. 2 pkt 7 rozporządzenia wymieniono m.in. wydatki związane z opłatami za telefon w części przypadającej na działalność gospodarczą. Podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele określający przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Reasumując do dokumentu wewnętrznego winien być dołączony dokument obejmujący całość opłat za rozmowy telefoniczne z wyszczególnieniem numerów i kosztów poszczególnych rozmów oraz wskazanie rozmów służbowych, które mają związek z uzyskaniem przychodów (ten fakt winien udowodnić podatnik). Wartość tych rozmów może być wówczas zaliczona do kosztów uzyskania przychodów i ujęta w księdze.