PB I 3/4117/IN-63/USS/2005/MK - Opodatkowanie kwot wypłacanych pracownikowi w związku z używaniem prywatnego samochodu dla celów pracodawcy

Pytanie podatnika dotyczy opodatkowania przez pracodawcę przychodów z tytułu zwrotu kosztów podróży.

Działając na podstawie art. 14b § 5 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi, po rozpatrzeniu zażalenia z dnia 30 sierpnia 2005 r. na postanowienie Naczelnika Urzędu Skarbowego w Skierniewicach Nr EI/52/10/2005 wydane w dniu 24 sierpnia 2005 r., odmawia zmiany w/w postanowienia.

W dniu 30 maja 2005 r. zwrócił się Pan do Naczelnika Urzędu Skarbowego w Skierniewicach z wnioskiem o dokonanie interpretacji w zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynikało, iż jest Pan zatrudniony w Urzędzie Celnym w Łodzi. W związku ze specyfiką pracy w referacie, często jest Pan delegowany do wykonywania różnych zadań służbowych poza miejscem stałego pobytu, jak też siedzibą pracodawcy. Utrudniony dojazd do różnych miejscowości sprawia, iż pracodawca wyraził zgodę na przejazd własnym samochodem osobowym, zwracając jedynie koszty przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr. Od tak ustalonej kwoty zwrotu kosztów pracodawca pobiera podatek dochodowy. Rozliczenia z pracodawcą za przejazdy dokonywane są na podstawie prowadzonej ewidencji (rejestru) przebiegu pojazdu.

Stanął Pan na stanowisku, iż otrzymywany zwrot kosztów przejazdu winien być wolny od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jako koszty poniesione z tytułu podróży służbowej.

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Skierniewicach w postanowieniu z dnia 24 sierpnia 2005 r. Nr EI/52/10/2005 nie podzielił przedstawionego we wniosku stanowiska.

Nie zgadzając się z interpretacją organu pierwszej instancji, w dniu 30 sierpnia 2005 r. złożył Pan zażalenie do Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi, wnosząc o "zmianę zaskarżonego postanowienia i wydanie właściwej interpretacji w zakresie stosowania prawa podatkowego stwierdzającej bezzasadność pobierania przez płatnika podatku dochodowego w 2004 r. i pobieranego do chwili obecnej od zwrotu poniesionych kosztów przejazdu do celów służbowych samochodem osobowym nie będącym własnością pracodawcy."

Po przeanalizowaniu przedłożonych dokumentów oraz obowiązujących przepisów prawa podatkowego, Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi stwierdza, co następuje:

Stosownie do dyspozycji art. 14b § 5 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), organ odwoławczy w drodze decyzji zmienia albo uchyla postanowienie wydane przez naczelnika urzędu skarbowego jeżeli uzna, że zażalenie podatnika zasługuje na uwzględnienie.

Jednocześnie zgodnie z przepisami art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r. (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone przez pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a i b cytowanej ustawy stanowi natomiast, iż wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika i podróży osoby nie będącej pracownikiem, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju /.../.

Analizowana ustawa o podatku dochodowym nie zawiera definicji podróży służbowej. Aby zatem ustalić, czy otrzymywane przez pracownika świadczenie jest zwolnione z podatku dochodowego, należy posiłkowo odwołać się do przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) zawierających definicję "podróży służbowej". Z przepisu art. 77⁵ § 1 k.p. wynika, że podróżą służbową jest wykonywanie, na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Termin i miejsce podróży określone jest w poleceniu wyjazdu służbowego. Polecenie wyjazdu określa także miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Ze względów podatkowo-księgowych, jak i dowodowych delegacja powinna mieć formę polecenia na piśmie. W treści polecenia służbowego znajdują się dane dotyczące: osoby delegowanej, miejsca i terminu rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, środka transportu oraz miejsca w którym cel wyjazdu służbowego ma być realizowany. Polecenie wyjazdu musi być podpisane przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną. Nie uznaje się zatem za podróż służbową podróży do i w obrębie miejscowości, w której:

- pracownik ma stałe miejsce pracy,

- pracodawca ma siedzibę, jeżeli pracownik w umowie o pracę ma wyznaczone jako miejsce pracy siedzibę firmy.

W związku z powyższym dla stwierdzenia faktu nabycia przez pracownika uprawnień do świadczeń przysługujących z tytułu podróży służbowych ważne jest dokładne określenie miejsca wykonywania pracy.

Przy czym pod pojęciem miejsca pracy rozumie się zarówno stały punkt w znaczeniu geograficznym bądź pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyrażony sposób, w którym ma nastąpić dopełnienie świadczenia pracy (patrz: wyrok Sądu Najwyższego z dnia 1 kwietnia 1985 r., sygn. akt I PR 19/85).

W analizowanym stanie faktycznym, bezspornym pozostaje fakt, że miejscem Pana pracy jest obszar właściwości miejscowej Izby Celnej w Łodzi. Potwierdzają to przedłożone w dniu 18 sierpnia 2005 r. dokumenty (w szczególności pismo Izby Celnej w Łodzi - Urząd Celny II w Łodzi z dnia 25 sierpnia 2003 r.).

Stwierdzić zatem należy, że wykonywane przez Pana czynności nie stanowią podróży służbowej, zawierają się natomiast w ramach powierzonych obowiązków i uprawnień.

W celu ułatwienia ich wykonywania w dniu 1 września 2003 r. zawarta została, pomiędzy Panem a pracodawcą, umowa o użytkowanie samochodów prywatnych do celów służbowych. Na jej podstawie, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.), przysługuje Panu ryczałt pieniężny podlegający opodatkowaniu na zasadach określonych ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Podkreślić należy, iż przepis art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w myśl którego wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdu samochodowego będącego jego własnością, dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych - zarówno w formie ryczałtu pieniężnego jak i na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu nie jest adresowany powszechnie. Ustawodawca wprowadził bowiem restrykcyjny warunek dla korzystania z tego zwolnienia: obowiązek bądź możliwość takich wypłat musi wynikać wprost z przepisów innych ustaw. W praktyce dotyczy to ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach (Dz. U. z 2005 r. Nr 45, poz. 435) oraz ustawy z dnia 30 lipca 1997 r. o państwowym przedsiębiorstwie użyteczności publicznej "Poczta Polska" (Dz. U. z 1997 r. Nr 106, poz. 675 z późn. zm.). W świetle powołanych powyżej przepisów, kwoty wypłacane Panu z tytułu używania prywatnego samochodu dla celów pracodawcy, w jazdach lokalnych, stanowią przychód ze stosunku pracy, zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i podlegają opodatkowaniu tym podatkiem.

Odnosząc się do podnoszonego w zażaleniu zarzutu pominięcia przez organ podatkowy pierwszej instancji wątku gwarancji ustawowych przysługujących Panu jako członkowi korpusu służby cywilnej stwierdzić należy, iż nie znajduje on uzasadnienia. Naczelnik Urzędu Skarbowego podkreślił bowiem, że w sytuacji wyjazdu służbowego wyraźnie poleconego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza miejscem ustalonym w umowie o pracę jako miejsce jej wykonywania, odbywa Pan podróż służbową w rozumieniu art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy. W rezultacie przysługujące Panu diety oraz zwrot poniesionych w podróży i udokumentowanych wydatków korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy.

Mając na uwadze powyższe, Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi stwierdza, iż brak jest podstaw do zmiany zaskarżonego postanowienia Naczelnika Urzędu Skarbowego w Skierniewicach z dnia 24 sierpnia 2005 r. Nr EI/52/10/2005.